T-MAPY | Kontaktujte nás

Legislativa

Webový program spisové služby TESS Online splňuje legislativní požadavky technického provozu, především „Zákon o archivnictví a spisové službě a o změně některých zákonů č. 499/2004 Sb.“, ze dne 30. června 2004 a „Národní standard pro elektronické systémy spisových služeb“ (dále jen NSESSS) novelizovaný 3. července 2017.

Jádro aplikace elektronické spisové služby TESS, na kterém běží aplikace TESS Online, zodpovídá také za řádné vedení úředních dokumentů na Univerzitě Karlově a všech jejích fakultách. Aplikace je proto neustále vyvíjena a aktualizována dle již uvedených legislativních norem a kontrolována průběžně vybranou komisí univerzity.

Digitální úřední dokumenty a sankce archivu

Velká část úřadů bude mít v následujících 3-5 letech zásadní problém v předávání digitálních dokumentů do Národního digitálního archivu (zkráceně „NDA“) a budou jim hrozit nemalé finanční pokuty od okresních archivů v případě kontroly organizace nebo při výkonu skartačního řízení.

Situaci má na svědomí několik faktorů:

Pokud máte obavy o správné vedení spisové služby ve vaší organizaci, přihlaste se na školení zdarma.

 

SIP balíček a jeho validnost

Dalším velkým rizikem výkonu spisové služby v elektronické podobě, který může vyústit až k pokutám od oblastního archivu, je neplnění povinnosti, kdy organizace musí předávat do oblastního archivu (nejlépe každý rok) úřední dokumenty jimž uběhla skartační lhůta (v listinné i digitální formě), pomocí validního SIP balíčku.

Základním předpokladem plnění národního standardu v elektronických systémech spisových služeb (NSESSS), je, že aplikace musí umět vygenerovat při skartačním řízení validní SIP balíček. Organizaci používající aplikaci eSSL musí být zajištěno jejím dodavatelem, aby mohla předat své dokumenty oblastnímu archivu bez technických obtíží. To se v mnoha případech neděje a riziko neplnění legislativy nese sám úřad/organizace jako původce dokumentů, ne dodavatel aplikace elektronické spisové služby.

Doporučujeme proto, abyste za svou organizaci ověřili legislativní plnění práce své aplikace spisové služby a úspěšně se tak vyvarovali zbytečným komplikacím s archivem v budoucích letech.