Originál úředního dokumentu

Pracovník zodpovědný za vedení spisové služby musí evidovat, uchovávat a nakonec předávat do oblastního archivu (většinou okresního archivu) při skartačním řízení pouze originály úředních dokumentů, nikoliv nelegitimní kopie.

V čem spočívá originalita dokumentu

Originalita dokumentu jednoduše spočívá v tom, jak dokument vznikl. Vznikl-li dokument jako papír, je originálem papír. Pokud vznikl dokument elektronicky v PC, je jeho originálem elektronický soubor. Datová zpráva má formát „.zfo“ a další formáty souborů, které obsahuje příloha datové zprávy. E-mailová zpráva má formát „.eml“ nebo „.msg“ a též další formáty souborů, které jsou obsaženy v příloze e-mailové zprávy. Originálem digitálního dokumentu je tedy zdrojový soubor ve formátu, ve kterém jste jej do organizace přijali, pokud jste neprovedli autorizovanou konverzi pomocí Czech POINTu z digitální do listinné podoby.

Běžná, ale špatná praxe zachování originálů úředních dokumentů

V praxi implementace elektronické spisové služby se často ptáme v organizacích na začátku spolupráce otázku: „Jak uchováváte datové a e-mailové zprávy?“ Dostáváme převážně odpovědi: „My si datovky a emaily jednoduše tiskneme…“.

Datové a e-mailové zprávy nelze jednoduše vytisknout na papír a předpokládat, že se jedná o originály dokumentů. Jedná se o nelegitimní a irelevantní kopie, které archiv při předávání při skartačním řízení odmítne a má za povinnost dát organizaci pokutu za ztrátu originálů digitálních dokumentů.

Když ztrácíte originály datových a e-mailových zprávy úředního charakteru

V případě, že originály digitálních dokumentů úředního charakteru ztrácíte, vám doporučujeme přejít na elektronickou spisovou službu, co možná nejdříve. Zde popisujeme jednoduché zprovoznění aplikace TESS Online. Toto doporučujeme nehledě na atestaci aplikací spisových služeb v roce 2023.