Jak vybrat aplikaci elektronické spisové služby

David Dobrovolný,
Počet zhlédnutí: 769 x
Jak vybrat aplikaci elektronické spisové služby

V prvé řadě si ujasněte priority, co od aplikace elektronické spisové služby vlastně očekáváte a jaký má být výsledek, až ji nasadíte. Připravili jsme proto sadu otázek, které Vám pomohou v rozhodování, jaký typ aplikace chcete v organizaci využívat a jakého poskytovatele systému spisové služby má smysl v takovém případě oslovit. Následující otázky Vám pomohou si pořízení aplikace pro výkon elektronické spisové služby ujasnit a připravit se na poptávkové řízení.

Otázky, jak si vybrat aplikaci spisové služby

  1. Je hlavní otázkou nákupu cena, nebo kvalita a rychlost práce?
  2. Jste raději pro levnější řešení aplikace, v níž je práce složitější, pomalejší a méně přehledná, nebo preferujete aplikaci, v která je jednoduchá, svižná a ve které Vás práce nakonec baví?
  3. Chcete překlikávat mezi různými moduly a v aplikaci se ztrácet, nebo upřednostňujete jednoduché přehledné prostředí, kde je vše na jednom místě?
  4. Chcete, aby byla aplikace dostupná odkudkoliv a z jakéhokoliv zařízení přes webový prohlížeč, nebo chcete aplikaci nainstalovanou na Vašem počítači se všemi omezeními, které to nese?
  5. Chcete mít data dokumentů na svém serveru, PC, nebo v cloudu vzhledem k bezpečnosti dat, jejich úniku nebo zabavení hackery pomocí ransomeware technologie?
  6. Chcete digitalizovat dokumenty focením chytrým zařízením jako je mobil nebo tablet pár kliknutími, nebo chcete veškeré dokumenty skenovat a následně nahrávat do aplikace ručně, ale trochu složitěji?
  7. Máte svého IT správce, který se Vám bude o aplikaci starat nebo chcete bezúdržbovou aplikaci, která má full-servis již v základu a ajťáka nepotřebujete?
  8. Chcete aplikaci, ve které se nevyznáte na první dobrou a je nutné Vás placeně proškolit, nebo chcete aplikaci, která má tak jednoduché rozhraní, že se práci v ní naučíte zhlédnutím několika krátkých videí, či přečtením několika kroků ve stručné příručce?
  9. Chcete od poskytovatele aplikace, aby k Vám musel jezdit jeho pracovník osobně a aplikaci zdlouhavě instalovat nebo upgradovat, nebo Vám stačí, když vše zprovozní během 24 hodin vzdáleně s tím, že zítra můžete novou elektronickou spisovou službu již provozovat?
  10. Chcete mít full-servis poradenství v oblasti legislativy a metodiky práce spisové služby nebo chcete jen aplikaci a ostatní si vyřešíte sami?
  11. Chcete mít svá data a přístup k nim absolutně pod kontrolou nebo Vám nevadí zásah do soukromí, že do nich zřizovatel, dodávající aplikaci spisové služby zdarma, má plný přístup a může si cokoliv a kdykoliv dohledávat ve vašich dokumentech?

Hodně tedy záleží na tom, jak moc práce s elektronickou spisovou službou chcete mít a kolik za ní nakonec zaplatíte – peněz, času a spokojenosti pracovního života uživatelů. Otázkou je také, zda v aplikaci budou chtít lidé pracovat a jaký vzdor způsobí. To se zakládá vždy od její složitosti. Pak záleží, jestli chcete mít absolutní soukromí a pod kontrolou, kdo má přístup k vašim dokumentům a datům. Aplikace zřízená zdarma od zřizovatele nebo za nějaký nižší poplatek má jednu zásadní nevýhodu = zřizovatel má aplikaci, vaše data i dokumenty na svém serveru. Má k nim kdykoliv přístup bez vašeho vědomí.

Komentáře

Zatím nebyly přidány žádné komentáře.

Přidat komentář

Odeslaním souhlasíte se zpracováním osobních údajů.

Reference

Obec Bezděkov
Obec Bezděkov

S elektronickou spisovou službou TESS Online jsem velmi spokojená. Zaškolení práce s aplikací proběhlo jednoduchou a dobře srozumitelnou vzdálenou prezentací. Zprovoznění aplikace pak bylo rychlé a snadné. Následná podpora od T-MAPY je uživatelsky i technicky bezproblémová a funkční. Samotná práce s aplikací je pro mě komfortní.

Ivana Mudruňková

administrativní pracovnice

ZŠ a MŠ Praha 5 – Smíchov, U Santošky
ZŠ a MŠ Praha 5 – Smíchov, U Santošky

Spisová služba je zákonem daná nezbytnost a upravuje ji řada předpisů. Z tohoto důvodu jsem začala pro naši školu hledat vhodnou spisovou službu, která bude přehledná, ucelená a bude vyhovovat našim požadavkům. Jednoznačně vyhrála služba TESS Online. Jedná se o ucelený informační systém, který řeší problematiku průběhu zpracování dokumentů na podatelně, výpravně a organizačních jednotkách naší školy. Služba TESS Online pokrývá veškeré činnosti spojené s evidencí došlých i vlastních dokumentů, s přidělováním jednacích čísel, předáváním dokumentů mezi jednotlivými útvary a zaměstnanci, vytváření spisů, jejich zpracováním a následně i skartováním nebo ukládáním do archivu. Technická podpora pracuje spolehlivě, řešení nastavení a pomoci funguje výborně. Jednoznačně tuto službu doporučuji.

Dagmar Redlová

sekretářka ředitelky

Institut lázeňství a balneologie v. v. i.
Institut lázeňství a balneologie v. v. i.

Vážení,
Ráda bych vám touto cestou poděkovala za pomoc při řešení vedení spisové služby v elektronické podobě. Veřejné výzkumné instituce mají povinnost vedení spisové služby ze zákona a při mém nástupu do nového zaměstnání bylo hlavním úkolem zavedení elektronické spisové služby. Není jednoduché se zorientovat v internetových nabídkách, tak jsem na doporučení státní instituce, která vaši aplikaci používá, zkontaktovala vaší společnost, kde byli velice ochotní a vstřícní. Obratem jsme obdrželi cenovou nabídku, pomoc s výběrem varianty aplikace pro naše podmínky a podklady potřebnými ke zprovoznění spisové služby. Aplikaci jsme si mohli vyzkoušet, školení a konzultace online formou videohovorů byly velice nápomocné při počátečním vkládání dokumentů, ale není náročné se s aplikací naučit pracovat. Když je přeci jenom potřeba s něčím poradit, mohu se na vás kdykoli obrátit, technická podpora a spolupráce s vaší firmou je bez problémů. Určitě bych vaši aplikaci TESS online doporučila dalším zájemcům, nemusí se ničeho obávat a mohou se spolehnout na vaši pomoc a spolupráci. Děkuji za spolupráci.

Rita Háseová

administrativní pracovník

Centrum sociálních služeb Hrabyně
Centrum sociálních služeb Hrabyně

Spisovou službu Tess Online jsem si vybrala průzkumem trhu na webu ze čtyř spisovek, jelikož se zrovna tato jevila pro naši organizaci přehledná a pro ovládání snadná. Zprovoznění aplikace proběhlo dálkově a taktéž zaškolení a práci s aplikací jsem byla schopna zvládnout prostřednictvím videí na stránkách poskytovatele a z dostupných návodů. Veškerý problém s aplikací je prostřednictvím telefonické podpory řešen téměř během několika hodin. Přeji společnosti T-mapy hodně zdárných softwarů a aplikací pro pohodlí nás uživatelů.

Petra Chromá

asistentka ředitelky

ZŠ a MŠ Horní Město
ZŠ a MŠ Horní Město

Aplikace TESS Online mě zaujala svou přehledností, zpracováním a v neposlední řadě také příznivou cenou. Aplikace rozhodně splnila mé očekávání, je využitelná nejen v praxi malé organizace. Naučit se s aplikací pracovat nebylo náročné, v případě nejasností je k dispozici stálá technická podpora formou videí a manuálů, případně osobní, telefonická nebo elektronická podpora pracovníka firmy T-MAPY. Spolupráce s touto firmou je na velmi dobré úrovni.

Mgr. Jana Kulhánková

ředitelka

Léčebna dlouhodobě nemocných Praha 6

Aplikace TESS Online splnila veškerá naše očekávání a jsme s ní velice spokojeni. Je velice přehledná, dobře se v ní orientuje a je snadná na ovládání. Skvěle funguje napojení datové schránky i e-podatelny. Tuto aplikaci vřele doporučujeme všem organizacím, které chtějí mít přehlednou a snadno ovladatelnou spisovou službu. Na webu jsou velmi dobře zpracovaná videa, na základě kterých jsme velice dobře pochopili, jak s aplikací pracovat. Spolupráce i technická podpora ze strany společnosti T-MAPY byla naprosto dokonalá, a navíc si i velmi ceníme fantastického lidského přístupu. Veškeré naše doplňující dotazy byly obratem zodpovězeny buď telefonicky nebo prostřednictvím e-mailové korespondence.

Iveta Krumlová

asistentka ředitelky

Dům dětí a mládeže Šternberk
Dům dětí a mládeže Šternberk

Aplikaci TESS Online jsme si vybrali na základě návodného videa, které jednoduše a srozumitelně vysvětluje obsluhu SW. Oproti jiným aplikacím, které vybízeli nejdříve ke kontaktování distributora, tady bylo ihned zřejmé, co dodavatel nabízí a prodává. S programem jsme se naučili zacházet právě pomocí videí a velmi dobře zpracované metodické příručky. Několik málo dotazů, které jsme vznesli, měly rychlou a jasnou odpověď. Komunikace probíhá celkově na velmi dobré úrovni. Dodavatel byl ochoten poskytnout vzorové podklady k nastavení systému a projevil nebývalou vstřícnost s organizací, která nemá svého vlastního IT technika. Aplikaci doporučujeme všem, kteří se bojí povinnosti elektronické spisové služby. S TESS Online je to o hodně snazší.

Jana Birdáčová

ekonomka a metodička spisové služby

Centrum sociálních služeb pro osoby se zrakovým postižením v Brně-Chrlicích
Centrum sociálních služeb pro osoby se zrakovým postižením v Brně-Chrlicích

Aplikaci spisové služby TESS online jsem vybrala mimo jiné na základě doporučení kolegyně z CSS Hrabyně. Oceňuji osobní a velmi vstřícný přístup společnosti T-Mapy při řešení problémů s aplikací a také snadná a srozumitelná videa s návodem jak aplikaci používat, která jsou k dispozici zdarma na webových stránkách společnosti. Zaujala mě především srozumitelnost aplikace a možnost vyzkoušet aplikaci bezplatně v demo verzi. S online aplikací jsem velmi spokojená.

Andrea Bartošová

pracovník vztahů k veřejnosti, asistentka

Základní umělecká škola Brno
Základní umělecká škola Brno

Z počátku mě zaujaly nabízené služby a samotná aplikace TESS Online na www stránkách. Jakmile jsme se dali do spolupráce, překvapilo mě velmi rychlé zprovoznění aplikace, individuální a lidský přístup, rychlé řešení a okamžité odpovědi na otázky ohledně aplikace. Na webu jsou velmi dobře zpracovaná instruktážní videa - manuál jsem nemusela číst. Aplikace je pro mě velmi přehledná a rychlá. Pro mě byla důležitá možnost pracovat z jakéhokoliv počítače či notebooku a to aplikace splňuje na výbornou. Čeho si cením, tak je technická a uživatelská podpora, která je na velmi vysoké profesní úrovni, zejména si cením lidského přístupu a vysvětlení všech dotazů. Myslím si, že práci s aplikací pochopí hned každý bez nutnosti nějakého osobního školení.

Zuzana Jasinková

odborná pracovnice / metodička

Základní škola a Mateřská škola, Lhota pod Libčany
Základní škola a Mateřská škola, Lhota pod Libčany

Aplikace je uživatelsky nenáročná, vcelku lehce pochopitelná, stačí běžná uživatelská počítačová znalost. Školení pro práci s aplikací včetně příručky nebo videonávodů jsou z pohledu proškolení zcela dostačující. Technická podpora je spolehlivá. Aplikace splnila naše očekávání – zajistí vše v souladu se zákony. Člověk nemusí hledat spisové znaky a s tím související skartační lhůty – aplikace veškeré informace obsahuje. Velká výhoda online je v přístupu do aplikace, kdekoliv a kdykoliv s libovolným počtem uživatelů, kteří aplikaci mohou používat.

Mgr. Veronika Dohnalová

sekretářka ředitelky

ZŠ Hučák, Hradec Králové
ZŠ Hučák, Hradec Králové

Rozhodující ve výběru aplikace byla cloudová verze, tedy přístup odkudkoli, což možnosti zúžilo. Při osloveni jednotlivých poskytovatelů byla Tess on-line významně vpředu svým lidským přístupem a maximální otevřeností. Pan Dobrovolný byl od počátku velmi vstřícný, poskytoval mi validní informace a celým procesem mě provází s naprostou precizností. Spisová služba pro mě byla něco úplně nového, samozřejmě, obava z pochopení celé problematiky zde byla, ale jak jsem psala výše, technická pomoc ze strany Tess a hlavně pana Dobrovolného je skvělá, nedílnou součástí z jeho strany bylo i opakované ujištění, že celým procesem projdu hladce. Veškeré dotazy mi byly zodpovězeny obratem a detailně. V tuto chvíli s aplikaci pracuji 4 měsíce a lze říci, že princip aplikace chápu dobře, občas narazím na něco nového, ještě nepoznaného, ale vzhledem k dosavadním zkušenostem dokážu celkem pružně reagovat. Myslím, že spisová služba znamená výraznou úsporu času, přehled o dokumentaci celé organizace, do budoucna výrazné omezení papírové formy, což je smyslem práce v každé kanceláři. Vzhledem k tomu, že kancelářské pozice jsou většinou obsazeny ženami, je lidský a chápající přístup velmi důležitý a Tess, jako jedna z mála firem, má tvář, víte, že na druhé straně telefonu sedí konkrétní osoba, která vás zná a vy znáte ji, v našem případě pan Dobrovolný. Upřímně píší, že jsem naprosto spokojená s výběrem aplikace a když mám možnost, tak Tess vždy doporučuji.

Kateřina Asqar

metodička spisové služby

Základní umělecké školy Jaroslava Kvapila Brno
Základní umělecké školy Jaroslava Kvapila Brno

Aplikaci TESS Online jsem si vybrala z důvodu doporučení od kolegyně z jiné ZUŠ. Při zjišťování informací na webu firmy T-MAPY a podrobných videoukázek jsem se rozhodla definitivně. Aplikace TESS Online je velmi intuitivní. V době, kdy se administrativa navyšuje ze všech stran, je velmi příjemné učit se něco nového podle jednoduchého a stručného manuálu. Evidence v programu je velmi rychlá a snadná. Napojení na e-mailovou poštu a datovou schránku bylo velmi rychlé. Mám srovnání s celkem třemi různými evidencemi spisové služby v elektronickém systému a vždy byly nějaké problémy, ať už s chybami v systémech, zprovoznění, složitost při různých úkonech a nakonec i s podporou. U TESS Online je technická podpora vždy nápomocná ihned a vše vyřeší obratem. Aplikace TESS Online předčila mé očekávání ve všech směrech. Rozhodně doporučuji!

Alexandra Žižková

asistentka ředitelky

Odběr novinek

Odebírejte novinky ze světa elektronické spisové služby a legislativy s ní spojené
Odesílám..
Využíváme soubory cookies!
Aby náš web fungoval přesně tak, jak má, využíváme soubory cookies, které zpracováváme podle zásad ochrany osobních údajů. Další informace o využití cookies souborů naleznete zde.