Jak chytře vybrat a poptat elektronickou spisovou službu

David Dobrovolný,
Počet zhlédnutí: 2295 x
Jak chytře vybrat a poptat elektronickou spisovou službu

Jako veřejná instituce máte právo na kvalitní uživatelsky použitelnou aplikaci a skvělý servis, stejně jako mnozí naši spokojení klienti – takové služby, které jsou svou kvalitou a standardem podobné soukromému sektoru. Proto doporučujeme, abyste tento článek důkladně prozkoumali. Má za úkol vám pomoci pochopit souvislosti, co je možné získat za řešení elektronické spisové služby a pomůže vám k celé věci zaujmout správný přístup na míru vaší organizace.

Startovní čára, aneb, co je zásadní

Před zprovozněním elektronické spisové služby si potřebujete především promyslet, co konkrétně si od nasazení aplikace elektronické spisové služby a řešení úřední agendy ve vaší organizaci slibujete.

Také potřebujete zjistit, co je spisová služba v elektronické podobě zač a jaký je její řádný výkon.

Na základě toho, že budete vědět, co chcete a o čem spisovka je, můžete aplikaci, zprovoznění a servis elektronické spisové služby poptat mnohem chytřeji a usnadnit si tak úřední život.

Co je a co není spisová služba

Elektronická spisová služba je daleko více, než evidence spisů a dokumentů a nabízí řešení mnohem více úředních situací, než jste si možná kdy představovali. Co je spisová služba můžete více prozkoumat v Co je spisová služba a O čem je spisová služba pro malé a středně velké organizace.

Dobrá elektronická spisová služba vám může výrazně pomoci:

  • s managementem organizace,
  • v úředních i obecných procesech organizace,
  • s uložením důležitých dat a kontrolovaným přístupem k nim,
  • digitálním oběhem spisů a dokumentů napříč organizací,
  • kontrolou plnění úkolů pracovníků,
  • řídit přístup k informacím dle rolí, oprávnění a sdílení,
  • hlídat a zpracovávat včas úředních jednání,
  • podepisovat elektronicky – ověřeně s časovým razítkem, ale i podepisovat hromadně,
  • a mnoho dalšího.

Ale vše záleží na přístupu! Aplikace vám může, ale nemusí pomoci. Proto bychom vám rádi představili v tomto obsáhlejším článku, jak ke zprovoznění elektronické spisovky přistoupit chytře a uchopit věc za správný konec.

Když zřizovatel chce rozhodnout o vás bez vás a co s tím

Možná jste v situaci, ve které zřizovatel chce zařídit dodávku spisovky u sw společnosti, která se specializuje na velké úřady, a to spolu s dodáním elektronického systému spisové služby na svůj úřad.Pokuste se od toho zřizovatele odradit.

Robustní aplikace pro větší úřady jsou často velmi těžko použitelné pro menší a střední instituce. Obsahují příliš funkcionalit, které nevyužijete a vaši pracovníci v té aplikaci nebudou chtít pracovat, nebo v ní nebudou vykonávat vše, jak mají, protože je to bude enormně zatěžovat a pak vám budou zbytečně hrozit pokuty.

Zkuste zřizovatele naopak motivovat (případně s ostatními příspěvkovkami z okolí, kterých se to týká = ujměte se iniciativy), aby vytvořil výběrové řízení pouze pro vás (jeho příspěvkové organizace) a dodávka jeho vlastního systému, aby nebyla součástí daného výběrového řízení.

Zajistíte si tak opravdu použitelný sw pro vedení elektronické spisové služby a ušetříte si trápení, které méně použitelné sw při zprovoznění, servisu a používání přinášejí.

Pokud ale váš zřizovatel umožní, abyste si objednali aplikaci pro elektronickou spisovou službu sami, pak potřebujete návod, jak o elektronické spisovce i její poptávce přemýšlet lépe a dobře si vybrat. Pojďme si projít, co poptávce předchází a co byste měli vědět, než se do poptávání a objednávání pustíte.

1. Volba přístupu zprovoznění

Prvním krokem je ujasnit si, jaký přístup v řešení elektronické spisové služby chcete zaujmout. Všechny jsou totiž legitimní a vcelku správné.

  1. Služba jako ucelené řešení (all-in-one)
    Naše společnost dodává balíček uceleného řešení elektronické spisové služby, ve kterém je program se všemi přídavnými pluginy (zajišťují výrazné usnadňování práce v aplikaci), metodická pomoc konzultanta vám na míru, školení a další služby.
  2. Program + částečná služba
    Dále si lze objednat program pro elektronickou spisovou službu a některé přídavné pluginy, ale ostatní služby navíc nevyužít.
  3. Program
    Ale lze si také objednat pouze samotnou aplikaci bez dalších služeb a pluginů s usnadňujícími funkcemi. Metodiku spisové služby ve vaší organizaci si pak děláte sami, nebo za pomocí svého vlastního konzultanta.

Ale, co si nakonec vybrat? Jaký přístup je chytrý? Co vlastně potřebujete a chcete? To je dobré si ujasnit už na začátku procesu – než vůbec nějakého dodavatele z našeho seznamu poskytovatelů elektronických systému spisových služeb poptáte.

Rozdíly přístupu zprovoznění

Ucelené řešení zprovoznění elektronické spisové služby

Když si u nás objednáte ucelené řešení, následně k vám přijede náš pracovník (nebo se spojíte on-line, jak je vám příjemné), projdete spolu všechny zásadní úřední agendy, které řešíte Vy i agendy dalších pracovníků.

Stanovíte společně priority zprovoznění a harmonogram. Zjistíte též, čeho je třeba dosahovat primárně – styčné body, proč organizace existuje, co musí plnit dle její veřejné funkce a také, čím se chce odlišit od ostatních organizací podobného typu (téměř všichni o nějaké ty zákazníky – žáky nebo klienty – soupeříme a i to je možné zohlednit ve zprovoznění spisové služby).

Poté se teprve navrhne řešení na míru, jak potřebujete konkrétně nastavit a zprovoznit elektronickou spisovou službu – aplikaci i metodiku – z toho vyplyne, jak spisovou službu budete skutečně vykonávat.

Nevýhoda tohoto přístupu je, že je první rok zprovoznění dražší. Ale vyřeší jednoznačně vše, co je třeba, abyste měli spisovou službu a úřední agendy plně pod kontrolou. Jsou to vstupní náklady, které jsou dražší, ale následná nákladová úleva se promítne do efektivní práce pracovníků. U některých středně velkých organizací je možné mít následně méně administrativní síly, což je značná roční nákladová položka v rozpočtu.

Program + ostatní varianty

Lze si však objednat pouze software bez dalších prací a školení, nebo jen s některými návaznými službami. Nastavení a zpracování metodiky si můžete v tom případě provést sami, nebo za pomocí jiných konzultantů, se kterými už spolupracujete, nebo dle našich návodů o zprovoznění elektronické spisové služby a on-line kurzů.

Jak vidíte, v cenových nabídkách jednoho nebo druhého přístupu, je samozřejmě diametrální rozdíl. Buď využijete celý komplet zprovoznění, nebo jen částečně (objednáte si jen některé služby + aplikaci), nebo si zcela vyřešíte nastavení a zprovoznění všeho, co s elektronickou spisovou službou souvisí, sami na základě placených nebo zdarma návodů – záleží, co si koupíte za balíček služby a dle toho máte pak ceny doplňkových služeb, nebo naopak služby zdarma.

2. Použitelnost aplikace

Hlavní výhody použitelnosti elektronické spisovky

Použitelnost aplikace určuje samozřejmě spokojenost pracovníků – a jelikož je pracovní trh přeplněný (v roce 2023 je 3,5 % nezaměstnanosti), hrozí mnohem větší fluktuace při nasazení nového softwaru, který je svou architekturou nepoužitelný a těžko ovladatelný.

Zároveň při náboru zaměstnanců, můžete uvést v inzerátu jako výhodu, proč k vám má zaměstnanec nastoupit, že používáte skvělý software pro spisovou službu na vedení úředních jednání, dokumentů/spisů a snažíte se mít jednoduchý IT ekosystém. Můžete se pak jevit, jako mnohem perspektivnější zaměstnavatel.

Použitelnost má také další skvělé výhody. Šetří lidem čas. A čas jsou peníze. Především vám bude šetřit zdroje, že nebudete muset mít na spisovou službu další pracovní sílu, nebo, že nebudete přetěžovat váš již tak zatížený personál. Když objednáte jednoduše použitelnou aplikaci, usnadníte práci svým pracovníkům a v konečném důsledku i sami sobě.

Jak ověřit použitelnost sw u dodavatele

Zajištění použitelnosti aplikace vyřešíte snadno. Kvalitní dodavatel vám připraví demo aplikace, nebo vás provede prostředím aplikace prezentací, při které ukáže skutečnou praxi výkonu spisové služby na příkladech úředních případů, které jako organizace řešíte právě vy. Žádejte po konzultantovi, aby simuloval skutečnou agendu, kterou řešíte. Na tom uvidíte, jak je program použitelný a hodnotný právě pro vaši organizaci.

3. Vlastnosti a funkce aplikace

A jsme konečně u skvělé otázky: „Co od aplikace elektronické spisové služby vlastně očekáváte a jaký má být výsledek, až ji nasadíte?“

Připravili jsme pro vás přehlednou tabulku vlastností, která Vám pomůže v rozhodování o tom, jakou sadu vlastností chcete, aby měla aplikace spisovky.

TESS Online se řadí k aplikaci s vlastnostmi uvedenými vlevo – k vyšší kvalitě s vyšší cenou. Rozdíly v pořizovací ceně aplikace jsou většinou v jednotkách tisíc Kč za rok u malých institucí a v nižších desítkách u větších organizací. Někteří dodavatelé však úmyslně podrážejí cenu aplikace, ale pak vám naúčtují každý telefon a e-mail při uživatelské podpoře, když budete potřebovat čas od času pomoct. Tedy, nakonec u těchto dodavatelů na vstupu o něco “levnějších” zaplatíte daleko více – jen vám to „chytře“ na začátku neřeknou. Jsme fér. U nás vše budete vědět na počátku tak, jak to skutečně je a servis, co se týče aplikace, máte mimochodem zcela zdarma. Čtěte tedy vždy mezi řádky a ptejte se obchodních zástupců, co a jak se účtuje.

VLASTNOSTI PROGRAMŮ

TESS OnlineKonkurenční produkty
Cena vs. kvalitaVyšší kvalita, vyšší cena.Nižší kvalita, nižší cena.
Používání aplikaceJednoduše použitelná. Práce mě v ní baví.Složitější na používání. Je to za trest s aplikací pracovat.
 Jeden modul, jedno hlavní a přehledné prostředí. Vím kde jsem a co dělám. Mám v práci pořádek a vše pod kontrolou. Je to jednoduché prostředí.Překlikávání v různých modulech, což vnáší do práce zmatek a špatný přehled. Ztracím se. Mám z práce s aplikací zbytečný stres.
PřístupnostDostupná odkudkoliv a z jakéhokoliv zařízení přes webový prohlížeč. Mohu pracovat vzdáleně z domu a dokonce z mobilu, když na to přijde.Instalovaná na PC. Musím být v kanceláři, když chci s aplikací pracovat. Nemohu pracovat vzdáleně z domu.
DataData v cloudu a automatizovaně zálohovaná. Nemusím na to myslet. Nemohu přijít o data.Data v PC nebo na vlastním serveru. Musím vše ručně zálohovat a nezapomenout na to. Možná ztráta dat, pokud pevný disk počítače odejde.
 Data chráněná před krádeží hackery.Data ve větším ohrožení hackery. Ransomware!!!
DigitalizaceDigitalizace dokumentů focením chytrým zařízením jako je mobil nebo tablet a nahráním několika kliknutími do aplikace.Skenování a zdlouhavé nahrávání do aplikace v PC.
Technická podporaBezúdržbová aplikace. Rychlé vzdálené zprovoznění, nastavení a aktualizace aplikace.Potřebné návštěvy IT technika pro instalaci a aktualizaci softwaru.
ŠkoleníJednoduché výukové centrum, videa, srozumitelné příručky a online školení zdarma.Nutnost placeného osobního školení.
 Full-servis poradenství v metodice spisové služby zdarma – váže se na určité balíčky produktů.Placené konzultace a školení metodiky spisové služby.

Shrnutí – aneb, jak poptávat dodavatele a nabídky správně vyhodnotit

Při poptávání se soustřeďte na následující body. Ty, když si stanovíte předem, sami filtrují dodavatele, se kterými chcete a nechcete spolupracovat.

POUŽITELNOST = NECHTE SI APLIKACI PŘEDVÉST
Při výběru řešení a aplikace pro výkon elektronické spisové služby, se soustřeďte, jak moc práce s elektronickou spisovou službou budete mít a kolik za celé řešení nakonec zaplatíte – peněz (za zprovoznění, aplikaci i následné služby), času a spokojenosti pracovního života uživatelů.

CLOUD / VLASTNÍ SERVER / SERVER ZŘIZOVATELE / VLASTNÍ PC
Dále záleží, jestli chcete mít absolutní soukromí a data zcela pod kontrolou – zda budete chtít, aby měl přístup k vašim dokumentům a datům i sám zřizovatel, nebo nikoliv. Zda budete mít aplikaci nainstalovanou na PC a nebudete moci přistupovat vzdáleně, či bude přístupná on-line.

VLASTNOSTI APLIKACE
Pak je neméně důležité, jaké výhody a vlastnosti má aplikace co do funkčnosti. Můžete použít tabulku výše pro srovnání.

ZPROVOZNĚNÍ A NÁSLEDNÁ PÉČE
Nakonec rozhoduje, zda chcete mít úplný kompletní servis při zprovoznění na míru a skvělou následnou péči, nebo si to nějak vyřešíte svépomocí, či se spolehnete na často neexistující servis při dodávce elektronické spisové služby skrze zřizovatele.

ZVLÁŠTNÍ SIGNÁLY
Většina lidí, a také organizací, vydávají jemné signály, které odhalují, co jsou zač. Stejně to platí i u dodavatelů elektronických spisových služeb. Sledujte především rychlost, se kterou dorazí nabídka a zda uvádí dodavatel reference klientů a uživatelů aplikace. Jaký přístup a postoj má dodavatel ke svým klientům nebo zájemcům o zprovoznění elektronické spisové služby na vlastní webové stránce – zda uvádí návody, píše články a doporučuje určité kroky, nebo zda nic takového nedělá.

CENA
Získejte od dodavatele kompletní cenovou nabídku. Cenu za analýzy, zprovoznění, servis a další služby. Nenechte se napálit. Někteří dodavatelé umí být, jako kdysi banky, velmi “šikovní”. Skryté poplatky a služby, které na první dobrou nejsou vidět, mohou brzy vyplout na povrch. A k tomu si dávejte pozor na pěkně dlouhou výpovědní dobu (u nás máte pouze 3 měsíce), které u některých dodavatelů jde 6 až 12 měsíců.

REFERENCE
Zavolejte si na reference, které uvádí dodavatel na webu. Vezměte telefon a zeptejte se jejich zákazníků, jak jsou spokojení. Za naše reference ručíme a rádi předáme i kontakty na další spokojené klienty přímo z vašeho oboru, pokud je na webových stránkách nyní neuvádíme.

SMLOUVA A GARANCE
Nechte si zaslat smlouvu předem a podívejte se, jak dlouhá je výpovědní lhůta a zda ve smlouvě jsou garance: atestace aplikace a dostupnosti služeb. My garantujeme, že získáme atestaci do konce roku 2025, že zajistíme 99,9 % dostupnosti služeb a také máme nízkou výpovědní lhůtu 3 měsíce. S námi jsou naši zákazníci, protože je spolupráce jednoduše výhodná. Sami si řekněte, co je asi zač firma, která má roční výpovědní lhůtu a nic vám negarantuje. To je běžná praxe některých dodavatelů elektronické spisovky v ČR.

Naše firma v období od 2024 do 2025 dává též garanci atestace systému.

 

Doporučujeme: Přepošlete tento článek všem zainteresovaným osobám ve vaší organizaci a zařiďte si spisovku, jak dobré víno. Usnadněte si úřední život!

Přejeme Vám, ať máte spisovou službu elektronicky a jednoduše pod kontrolou.

 

Mohlo by Vás zajímat

Garance atestace elektronického systému spisové služby

Kdy přejít na elektronickou spisovou službu

 

Reference

Obec Bezděkov
Obec Bezděkov

S elektronickou spisovou službou TESS Online jsem velmi spokojená. Zaškolení práce s aplikací proběhlo jednoduchou a dobře srozumitelnou vzdálenou prezentací. Zprovoznění aplikace pak bylo rychlé a snadné. Následná podpora od T-MAPY je uživatelsky i technicky bezproblémová a funkční. Samotná práce s aplikací je pro mě komfortní.

Ivana Mudruňková

administrativní pracovnice

ZŠ a MŠ Praha 5 – Smíchov, U Santošky
ZŠ a MŠ Praha 5 – Smíchov, U Santošky

Spisová služba je zákonem daná nezbytnost a upravuje ji řada předpisů. Z tohoto důvodu jsem začala pro naši školu hledat vhodnou spisovou službu, která bude přehledná, ucelená a bude vyhovovat našim požadavkům. Jednoznačně vyhrála služba TESS Online. Jedná se o ucelený informační systém, který řeší problematiku průběhu zpracování dokumentů na podatelně, výpravně a organizačních jednotkách naší školy. Služba TESS Online pokrývá veškeré činnosti spojené s evidencí došlých i vlastních dokumentů, s přidělováním jednacích čísel, předáváním dokumentů mezi jednotlivými útvary a zaměstnanci, vytváření spisů, jejich zpracováním a následně i skartováním nebo ukládáním do archivu. Technická podpora pracuje spolehlivě, řešení nastavení a pomoci funguje výborně. Jednoznačně tuto službu doporučuji.

Dagmar Redlová

sekretářka ředitelky

Institut lázeňství a balneologie v. v. i.
Institut lázeňství a balneologie v. v. i.

Vážení,
Ráda bych vám touto cestou poděkovala za pomoc při řešení vedení spisové služby v elektronické podobě. Veřejné výzkumné instituce mají povinnost vedení spisové služby ze zákona a při mém nástupu do nového zaměstnání bylo hlavním úkolem zavedení elektronické spisové služby. Není jednoduché se zorientovat v internetových nabídkách, tak jsem na doporučení státní instituce, která vaši aplikaci používá, zkontaktovala vaší společnost, kde byli velice ochotní a vstřícní. Obratem jsme obdrželi cenovou nabídku, pomoc s výběrem varianty aplikace pro naše podmínky a podklady potřebnými ke zprovoznění spisové služby. Aplikaci jsme si mohli vyzkoušet, školení a konzultace online formou videohovorů byly velice nápomocné při počátečním vkládání dokumentů, ale není náročné se s aplikací naučit pracovat. Když je přeci jenom potřeba s něčím poradit, mohu se na vás kdykoli obrátit, technická podpora a spolupráce s vaší firmou je bez problémů. Určitě bych vaši aplikaci TESS online doporučila dalším zájemcům, nemusí se ničeho obávat a mohou se spolehnout na vaši pomoc a spolupráci. Děkuji za spolupráci.

Rita Háseová

administrativní pracovník

Centrum sociálních služeb Hrabyně
Centrum sociálních služeb Hrabyně

Spisovou službu Tess Online jsem si vybrala průzkumem trhu na webu ze čtyř spisovek, jelikož se zrovna tato jevila pro naši organizaci přehledná a pro ovládání snadná. Zprovoznění aplikace proběhlo dálkově a taktéž zaškolení a práci s aplikací jsem byla schopna zvládnout prostřednictvím videí na stránkách poskytovatele a z dostupných návodů. Veškerý problém s aplikací je prostřednictvím telefonické podpory řešen téměř během několika hodin. Přeji společnosti T-mapy hodně zdárných softwarů a aplikací pro pohodlí nás uživatelů.

Petra Chromá

asistentka ředitelky

ZŠ a MŠ Horní Město
ZŠ a MŠ Horní Město

Aplikace TESS Online mě zaujala svou přehledností, zpracováním a v neposlední řadě také příznivou cenou. Aplikace rozhodně splnila mé očekávání, je využitelná nejen v praxi malé organizace. Naučit se s aplikací pracovat nebylo náročné, v případě nejasností je k dispozici stálá technická podpora formou videí a manuálů, případně osobní, telefonická nebo elektronická podpora pracovníka firmy T-MAPY. Spolupráce s touto firmou je na velmi dobré úrovni.

Mgr. Jana Kulhánková

ředitelka

Léčebna dlouhodobě nemocných Praha 6

Aplikace TESS Online splnila veškerá naše očekávání a jsme s ní velice spokojeni. Je velice přehledná, dobře se v ní orientuje a je snadná na ovládání. Skvěle funguje napojení datové schránky i e-podatelny. Tuto aplikaci vřele doporučujeme všem organizacím, které chtějí mít přehlednou a snadno ovladatelnou spisovou službu. Na webu jsou velmi dobře zpracovaná videa, na základě kterých jsme velice dobře pochopili, jak s aplikací pracovat. Spolupráce i technická podpora ze strany společnosti T-MAPY byla naprosto dokonalá, a navíc si i velmi ceníme fantastického lidského přístupu. Veškeré naše doplňující dotazy byly obratem zodpovězeny buď telefonicky nebo prostřednictvím e-mailové korespondence.

Iveta Krumlová

asistentka ředitelky

Dům dětí a mládeže Šternberk
Dům dětí a mládeže Šternberk

Aplikaci TESS Online jsme si vybrali na základě návodného videa, které jednoduše a srozumitelně vysvětluje obsluhu SW. Oproti jiným aplikacím, které vybízeli nejdříve ke kontaktování distributora, tady bylo ihned zřejmé, co dodavatel nabízí a prodává. S programem jsme se naučili zacházet právě pomocí videí a velmi dobře zpracované metodické příručky. Několik málo dotazů, které jsme vznesli, měly rychlou a jasnou odpověď. Komunikace probíhá celkově na velmi dobré úrovni. Dodavatel byl ochoten poskytnout vzorové podklady k nastavení systému a projevil nebývalou vstřícnost s organizací, která nemá svého vlastního IT technika. Aplikaci doporučujeme všem, kteří se bojí povinnosti elektronické spisové služby. S TESS Online je to o hodně snazší.

Jana Birdáčová

ekonomka a metodička spisové služby

Centrum sociálních služeb pro osoby se zrakovým postižením v Brně-Chrlicích
Centrum sociálních služeb pro osoby se zrakovým postižením v Brně-Chrlicích

Aplikaci spisové služby TESS online jsem vybrala mimo jiné na základě doporučení kolegyně z CSS Hrabyně. Oceňuji osobní a velmi vstřícný přístup společnosti T-Mapy při řešení problémů s aplikací a také snadná a srozumitelná videa s návodem jak aplikaci používat, která jsou k dispozici zdarma na webových stránkách společnosti. Zaujala mě především srozumitelnost aplikace a možnost vyzkoušet aplikaci bezplatně v demo verzi. S online aplikací jsem velmi spokojená.

Andrea Bartošová

pracovník vztahů k veřejnosti, asistentka

Základní umělecká škola Brno
Základní umělecká škola Brno

Z počátku mě zaujaly nabízené služby a samotná aplikace TESS Online na www stránkách. Jakmile jsme se dali do spolupráce, překvapilo mě velmi rychlé zprovoznění aplikace, individuální a lidský přístup, rychlé řešení a okamžité odpovědi na otázky ohledně aplikace. Na webu jsou velmi dobře zpracovaná instruktážní videa - manuál jsem nemusela číst. Aplikace je pro mě velmi přehledná a rychlá. Pro mě byla důležitá možnost pracovat z jakéhokoliv počítače či notebooku a to aplikace splňuje na výbornou. Čeho si cením, tak je technická a uživatelská podpora, která je na velmi vysoké profesní úrovni, zejména si cením lidského přístupu a vysvětlení všech dotazů. Myslím si, že práci s aplikací pochopí hned každý bez nutnosti nějakého osobního školení.

Zuzana Jasinková

odborná pracovnice / metodička

Základní škola a Mateřská škola, Lhota pod Libčany
Základní škola a Mateřská škola, Lhota pod Libčany

Aplikace je uživatelsky nenáročná, vcelku lehce pochopitelná, stačí běžná uživatelská počítačová znalost. Školení pro práci s aplikací včetně příručky nebo videonávodů jsou z pohledu proškolení zcela dostačující. Technická podpora je spolehlivá. Aplikace splnila naše očekávání – zajistí vše v souladu se zákony. Člověk nemusí hledat spisové znaky a s tím související skartační lhůty – aplikace veškeré informace obsahuje. Velká výhoda online je v přístupu do aplikace, kdekoliv a kdykoliv s libovolným počtem uživatelů, kteří aplikaci mohou používat.

Mgr. Veronika Dohnalová

sekretářka ředitelky

ZŠ Hučák, Hradec Králové
ZŠ Hučák, Hradec Králové

Rozhodující ve výběru aplikace byla cloudová verze, tedy přístup odkudkoli, což možnosti zúžilo. Při osloveni jednotlivých poskytovatelů byla Tess on-line významně vpředu svým lidským přístupem a maximální otevřeností. Pan Dobrovolný byl od počátku velmi vstřícný, poskytoval mi validní informace a celým procesem mě provází s naprostou precizností. Spisová služba pro mě byla něco úplně nového, samozřejmě, obava z pochopení celé problematiky zde byla, ale jak jsem psala výše, technická pomoc ze strany Tess a hlavně pana Dobrovolného je skvělá, nedílnou součástí z jeho strany bylo i opakované ujištění, že celým procesem projdu hladce. Veškeré dotazy mi byly zodpovězeny obratem a detailně. V tuto chvíli s aplikaci pracuji 4 měsíce a lze říci, že princip aplikace chápu dobře, občas narazím na něco nového, ještě nepoznaného, ale vzhledem k dosavadním zkušenostem dokážu celkem pružně reagovat. Myslím, že spisová služba znamená výraznou úsporu času, přehled o dokumentaci celé organizace, do budoucna výrazné omezení papírové formy, což je smyslem práce v každé kanceláři. Vzhledem k tomu, že kancelářské pozice jsou většinou obsazeny ženami, je lidský a chápající přístup velmi důležitý a Tess, jako jedna z mála firem, má tvář, víte, že na druhé straně telefonu sedí konkrétní osoba, která vás zná a vy znáte ji, v našem případě pan Dobrovolný. Upřímně píší, že jsem naprosto spokojená s výběrem aplikace a když mám možnost, tak Tess vždy doporučuji.

Kateřina Asqar

metodička spisové služby

Základní umělecké školy Jaroslava Kvapila Brno
Základní umělecké školy Jaroslava Kvapila Brno

Aplikaci TESS Online jsem si vybrala z důvodu doporučení od kolegyně z jiné ZUŠ. Při zjišťování informací na webu firmy T-MAPY a podrobných videoukázek jsem se rozhodla definitivně. Aplikace TESS Online je velmi intuitivní. V době, kdy se administrativa navyšuje ze všech stran, je velmi příjemné učit se něco nového podle jednoduchého a stručného manuálu. Evidence v programu je velmi rychlá a snadná. Napojení na e-mailovou poštu a datovou schránku bylo velmi rychlé. Mám srovnání s celkem třemi různými evidencemi spisové služby v elektronickém systému a vždy byly nějaké problémy, ať už s chybami v systémech, zprovoznění, složitost při různých úkonech a nakonec i s podporou. U TESS Online je technická podpora vždy nápomocná ihned a vše vyřeší obratem. Aplikace TESS Online předčila mé očekávání ve všech směrech. Rozhodně doporučuji!

Alexandra Žižková

asistentka ředitelky

Střední odborná škola EDUCAnet Brno, o.p.s.
Střední odborná škola EDUCAnet Brno, o.p.s.

Z počátku jsem byla skeptická, ale díky panu Dobrovolnému jsem se záhy přesvědčila o opaku. Aplikace TESS Online, vám hlavně urychlí práci, vše je přehledné, srovnané, lehce vyhledatelné. Kdykoliv jsem o cokoliv požádala dostalo se mně 100% vysvětlení a pomoci. Spolupráce je na výborné úrovni, a tak aplikaci TESS Online mohu všem vřele doporučit.

Žaneta Halvová

asistentka ředitele

Základní škola Lipůvka
Základní škola Lipůvka

TESS Online nám pomohla zlepšit efektivitu a transparentnost správy základní školy. Zároveň přispívá k udržitelnosti provozu školy snížením spotřeby papíru. S aplikací jsme velice spokojeni, bezproblémová je i komunikace a podpora ze strany dodavatele.

Mgr. Iva Hájková

referentka ZŠ Lipůvka

Albertinum, odborný léčebný ústav, Žamberk
Albertinum, odborný léčebný ústav, Žamberk

Urychlilo mi to práci. Například už nemusím používat podací razítko. Tisknu si v aplikaci štítky s čárovými kódy a všemi údaji na několik kliků. Servis a podpora ze strany společnosti T-MAPY je velmi dobrá.

Hana Moravcová

referentka spisové služby

Odběr novinek

Odebírejte novinky ze světa elektronické spisové služby a legislativy s ní spojené
Odesílám..
Využíváme soubory cookies!
Aby náš web fungoval přesně tak, jak má, využíváme soubory cookies, které zpracováváme podle zásad ochrany osobních údajů. Další informace o využití cookies souborů naleznete zde.