fbpx
T-MAPY | Kontaktujte nás

Jak vybrat aplikaci elektronické spisové služby

- David Dobrovolný
Zobrazeno: 389x

V prvé řadě si ujasněte priority, co od aplikace elektronické spisové služby vlastně očekáváte a jaký má být výsledek, až ji nasadíte. Připravili jsme pro sadu otázek, které Vám pomohou v rozhodování, jaký typ aplikace chcete v organizaci využívat a jakého poskytovatele systému spisové služby má smysl v takovém případě oslovit.

Hodně záleží na tom, jak moc práce s elektronickou spisovou službou chcete mít a kolik za ní nakonec zaplatíte – peněz, času a spokojenosti pracovního života uživatelů. Otázkou je také, zda v aplikaci budou chtít lidé pracovat a jaký vzdor způsobí. To se zakládá vždy od její složitosti. Tyto otázky Vám pomohou si vše ujasnit a připravit se na poptávkové řízení ke koupi aplikace pro elektronickou spisovou službu.

Otázky, jak si vybrat aplikaci spisové služby

  1. Je hlavní otázkou nákupu cena, nebo kvalita a rychlost práce?
  2. Jste raději pro levnější řešení aplikace, v níž je práce složitější, pomalejší a méně přehledná, nebo preferujete aplikaci, v která je jednoduchá, svižná a ve které Vás práce nakonec baví?
  3. Chcete překlikávat mezi různými moduly a v aplikaci se ztrácet, nebo upřednostňujete jednoduché přehledné prostředí, kde je vše na jednom místě?
  4. Chcete, aby byla aplikace dostupná odkudkoliv a z jakéhokoliv zařízení přes webový prohlížeč, nebo chcete aplikaci nainstalovanou na Vašem počítači?
  5. Chcete mít data dokumentů na svém serveru, PC, nebo v cloudu?
  6. Chcete digitalizovat dokumenty focením chytrým zařízením jako je mobil nebo tablet pár kliknutími, nebo chcete veškeré dokumenty skenovat a následně nahrávat do aplikace ručně, ale trochu složitěji?
  7. Máte svého IT správce, který se Vám bude o aplikaci starat nebo chcete bezúdržbovou aplikaci, která má full-servis již v základu a ajťáka nepotřebujete?
  8. Chcete aplikaci, ve které se nevyznáte na první dobrou a je nutné Vás placeně proškolit, nebo chcete aplikaci, která má tak jednoduché rozhraní, že se práci v ní naučíte zhlédnutím několika krátkých videí, či přečtením několika kroků ve stručné příručce?
  9. Chcete od poskytovatele aplikace, aby k Vám musel jezdit jeho pracovník osobně a aplikaci zdlouhavě instalovat nebo upgradovat, nebo Vám stačí, když vše zprovozní během 24 hodin vzdáleně s tím, že zítra můžete novou elektronickou spisovou službu již provozovat?
  10. Chcete mít full-servis poradenství v oblasti legislativy a metodiky práce spisové služby nebo chcete jen aplikaci a ostatní si vyřešíte sami?

 

Toto a možná i další dotazy Vás mohou připravit na to nejlepší možné rozhodnutí. Projděte si také výhody aplikace TESS Online.