[Aktualizace 3. 11. 2021]
Dne 1. června 2021 poslanecká sněmovna schválila tzv. DEPO – Předpis 261/2021 Sb., balíček úprav, které mění celkem 169 zákonů a umožňuje další elektronizaci veřejné správy, kterou dne 18. 6. ratifikoval podpisem také prezident republiky Miloš Zeman. Co z toho vyplývá pro obce, školy, příspěvkové organizace a ostatní veřejné instituce? Především je bude zajímat skutečnost, že se v úpravě zákona o archivnictví a spisové službě uvádí povinnost vést elektronickou spisovou službu pro veřejnoprávní původce, kteří tuto povinnost neměli a stále vedou spisovou službu v podacím deníku zcela v listinné podobě či v aplikaci, která nesplňuje NSESSS. Další významnou změnou je certifikace aplikací, tj. atestace elektronických systémů spisových služeb, jejichž dodavatelé budou muset prokázat, že jejich program je v souladu se zákonem i ostatní legislativou.
ZÁKLADNÍ POJMY
Atestace – Ověření souladu aplikace eSSL s požadavky zákona o spisové službě a archivnictví a NSESSS (Národní standard elektronických systémů spisových služeb).
Atestační středisko – Fyzická nebo právnická osoba (licencuje Ministerstvo vnitra), která provádí atestace programů elektronické spisové služby.
Veřejnoprávní původci mohou využívat pouze aplikace elektronické spisové služby, které získali atest = splňují požadavky zákona, vyhlášky podle § 70 odst. 1 a NSESSS. Pokud se dodavateli zneplatní atest aplikace, může ji veřejnoprávní původce používat nanejvýš jeden rok od data zneplatnění atestu programu a musí program vyměnit za jiný, který atest splňuje.
Dodavatelé elektronických systémů spisových služeb budou muset získat u atestačního střediska atest o splnění nároků na požadavky dle zákona č. 499/2004 Sb. a NSESSS, což je seznam téměř 400 funkcionalit, které musí aplikace splňovat, např.: elektronické podpisy a kontrola podpisu včetně časového razítka, ukládání transakčních protokolů a jmenný rejstřík. Atest pro systémy dodavatelů platí 2 roky a za atestaci je odvedena výše úplaty, která dnes není známa a kterou vydá Ministerstvo vnitra. Seznam platných atestů budou muset zveřejnit na internetových stránkách samotné střediska, které atesty provedly a dále budou informovat MV, které je zveřejnění ve Věštníku MV.
Atestační středisko po kontrole a zjištění, že aplikace dodavatele elektronického systému spisové služby nesplňuje požadavky atestu zneplatní atest, informuje MV o zneplatnění a obě instituce zveřejní neplatnost atestu. Samozřejmě objednatel atestu a dodavatel programu, jsou taktéž informování o výsledku, platnosti či zneplatnění atestu.
Dle § 69e je zakázáno dodávat veřejnoprávním původcům neatestovaný program spisové služby, který nesplňuje požadavky tohoto zákona, vyhlášky podle § 70 odst. 1 a národního standardu, pod pokutou jednoho milionu Kč.
Povinnost vést elektronickou spisovou službu budou mít všichni veřejnoprávní původci, avšak platí rozdělení na dvě skupiny původců, dle termínu, do kdy musí uvést vedení spisové služby do souladu s novelou.
a) organizační složky státu,
b) ozbrojené síly,
c) bezpečnostní sbory,
d) státní příspěvkové organizace,
e) státní podniky,
f) územní samosprávné celky,
musí uvést do souladu se zákonem vedení eSSL do do 31. prosince 2023.
f) územní samosprávné celky,
g) organizační složky územních samosprávných celků, vytvářejí-li dokumenty uvedené v přílohách č. 1 nebo 2 k tomuto zákonu,
h) právnické osoby zřízené nebo založené územními samosprávnými celky, vytvářejí-li dokumenty uvedené v přílohách č. 1 nebo 2 k tomuto zákonu,
i) vysoké školy,
j) školy a školská zařízení s výjimkou mateřských škol, výchovných a ubytovacích zařízení a zařízení školního stravování (dále jen „školy“),
k) zdravotní pojišťovny,
l) veřejné výzkumné instituce,
m) právnické osoby zřízené zákonem,
musí uvést do souladu se zákonem vedení eSSL do do 31. prosince 2024.
S elektronickou spisovou službou TESS Online jsem velmi spokojená. Zaškolení práce s aplikací proběhlo jednoduchou a dobře srozumitelnou vzdálenou prezentací. Zprovoznění aplikace pak bylo rychlé a snadné. Následná podpora od T-MAPY je uživatelsky i technicky bezproblémová a funkční. Samotná práce s aplikací je pro mě komfortní.
Ivana Mudruňková
administrativní pracovnice
Spisová služba je zákonem daná nezbytnost a upravuje ji řada předpisů. Z tohoto důvodu jsem začala pro naši školu hledat vhodnou spisovou službu, která bude přehledná, ucelená a bude vyhovovat našim požadavkům. Jednoznačně vyhrála služba TESS Online. Jedná se o ucelený informační systém, který řeší problematiku průběhu zpracování dokumentů na podatelně, výpravně a organizačních jednotkách naší školy. Služba TESS Online pokrývá veškeré činnosti spojené s evidencí došlých i vlastních dokumentů, s přidělováním jednacích čísel, předáváním dokumentů mezi jednotlivými útvary a zaměstnanci, vytváření spisů, jejich zpracováním a následně i skartováním nebo ukládáním do archivu. Technická podpora pracuje spolehlivě, řešení nastavení a pomoci funguje výborně. Jednoznačně tuto službu doporučuji.
Dagmar Redlová
sekretářka ředitelky
Vážení,
Ráda bych vám touto cestou poděkovala za pomoc při řešení vedení spisové služby v elektronické podobě. Veřejné výzkumné instituce mají povinnost vedení spisové služby ze zákona a při mém nástupu do nového zaměstnání bylo hlavním úkolem zavedení elektronické spisové služby. Není jednoduché se zorientovat v internetových nabídkách, tak jsem na doporučení státní instituce, která vaši aplikaci používá, zkontaktovala vaší společnost, kde byli velice ochotní a vstřícní. Obratem jsme obdrželi cenovou nabídku, pomoc s výběrem varianty aplikace pro naše podmínky a podklady potřebnými ke zprovoznění spisové služby. Aplikaci jsme si mohli vyzkoušet, školení a konzultace online formou videohovorů byly velice nápomocné při počátečním vkládání dokumentů, ale není náročné se s aplikací naučit pracovat. Když je přeci jenom potřeba s něčím poradit, mohu se na vás kdykoli obrátit, technická podpora a spolupráce s vaší firmou je bez problémů. Určitě bych vaši aplikaci TESS online doporučila dalším zájemcům, nemusí se ničeho obávat a mohou se spolehnout na vaši pomoc a spolupráci. Děkuji za spolupráci.
Rita Háseová
administrativní pracovník
Spisovou službu Tess Online jsem si vybrala průzkumem trhu na webu ze čtyř spisovek, jelikož se zrovna tato jevila pro naši organizaci přehledná a pro ovládání snadná. Zprovoznění aplikace proběhlo dálkově a taktéž zaškolení a práci s aplikací jsem byla schopna zvládnout prostřednictvím videí na stránkách poskytovatele a z dostupných návodů. Veškerý problém s aplikací je prostřednictvím telefonické podpory řešen téměř během několika hodin. Přeji společnosti T-mapy hodně zdárných softwarů a aplikací pro pohodlí nás uživatelů.
Petra Chromá
asistentka ředitelky
Aplikace TESS Online mě zaujala svou přehledností, zpracováním a v neposlední řadě také příznivou cenou. Aplikace rozhodně splnila mé očekávání, je využitelná nejen v praxi malé organizace. Naučit se s aplikací pracovat nebylo náročné, v případě nejasností je k dispozici stálá technická podpora formou videí a manuálů, případně osobní, telefonická nebo elektronická podpora pracovníka firmy T-MAPY. Spolupráce s touto firmou je na velmi dobré úrovni.
Mgr. Jana Kulhánková
ředitelka
Aplikaci TESS Online jsme si vybrali na základě návodného videa, které jednoduše a srozumitelně vysvětluje obsluhu SW. Oproti jiným aplikacím, které vybízeli nejdříve ke kontaktování distributora, tady bylo ihned zřejmé, co dodavatel nabízí a prodává. S programem jsme se naučili zacházet právě pomocí videí a velmi dobře zpracované metodické příručky. Několik málo dotazů, které jsme vznesli, měly rychlou a jasnou odpověď. Komunikace probíhá celkově na velmi dobré úrovni. Dodavatel byl ochoten poskytnout vzorové podklady k nastavení systému a projevil nebývalou vstřícnost s organizací, která nemá svého vlastního IT technika. Aplikaci doporučujeme všem, kteří se bojí povinnosti elektronické spisové služby. S TESS Online je to o hodně snazší.
Jana Birdáčová
ekonomka a metodička spisové služby
Aplikaci spisové služby TESS online jsem vybrala mimo jiné na základě doporučení kolegyně z CSS Hrabyně. Oceňuji osobní a velmi vstřícný přístup společnosti T-Mapy při řešení problémů s aplikací a také snadná a srozumitelná videa s návodem jak aplikaci používat, která jsou k dispozici zdarma na webových stránkách společnosti. Zaujala mě především srozumitelnost aplikace a možnost vyzkoušet aplikaci bezplatně v demo verzi. S online aplikací jsem velmi spokojená.
Andrea Bartošová
pracovník vztahů k veřejnosti, asistentka
Z počátku mě zaujaly nabízené služby a samotná aplikace TESS Online na www stránkách. Jakmile jsme se dali do spolupráce, překvapilo mě velmi rychlé zprovoznění aplikace, individuální a lidský přístup, rychlé řešení a okamžité odpovědi na otázky ohledně aplikace. Na webu jsou velmi dobře zpracovaná instruktážní videa - manuál jsem nemusela číst. Aplikace je pro mě velmi přehledná a rychlá. Pro mě byla důležitá možnost pracovat z jakéhokoliv počítače či notebooku a to aplikace splňuje na výbornou. Čeho si cením, tak je technická a uživatelská podpora, která je na velmi vysoké profesní úrovni, zejména si cením lidského přístupu a vysvětlení všech dotazů. Myslím si, že práci s aplikací pochopí hned každý bez nutnosti nějakého osobního školení.
Zuzana Jasinková
odborná pracovnice / metodička
Aplikace je uživatelsky nenáročná, vcelku lehce pochopitelná, stačí běžná uživatelská počítačová znalost. Školení pro práci s aplikací včetně příručky nebo videonávodů jsou z pohledu proškolení zcela dostačující. Technická podpora je spolehlivá. Aplikace splnila naše očekávání – zajistí vše v souladu se zákony. Člověk nemusí hledat spisové znaky a s tím související skartační lhůty – aplikace veškeré informace obsahuje. Velká výhoda online je v přístupu do aplikace, kdekoliv a kdykoliv s libovolným počtem uživatelů, kteří aplikaci mohou používat.
Mgr. Veronika Dohnalová
sekretářka ředitelky
Rozhodující ve výběru aplikace byla cloudová verze, tedy přístup odkudkoli, což možnosti zúžilo. Při osloveni jednotlivých poskytovatelů byla Tess on-line významně vpředu svým lidským přístupem a maximální otevřeností. Pan Dobrovolný byl od počátku velmi vstřícný, poskytoval mi validní informace a celým procesem mě provází s naprostou precizností. Spisová služba pro mě byla něco úplně nového, samozřejmě, obava z pochopení celé problematiky zde byla, ale jak jsem psala výše, technická pomoc ze strany Tess a hlavně pana Dobrovolného je skvělá, nedílnou součástí z jeho strany bylo i opakované ujištění, že celým procesem projdu hladce. Veškeré dotazy mi byly zodpovězeny obratem a detailně. V tuto chvíli s aplikaci pracuji 4 měsíce a lze říci, že princip aplikace chápu dobře, občas narazím na něco nového, ještě nepoznaného, ale vzhledem k dosavadním zkušenostem dokážu celkem pružně reagovat. Myslím, že spisová služba znamená výraznou úsporu času, přehled o dokumentaci celé organizace, do budoucna výrazné omezení papírové formy, což je smyslem práce v každé kanceláři. Vzhledem k tomu, že kancelářské pozice jsou většinou obsazeny ženami, je lidský a chápající přístup velmi důležitý a Tess, jako jedna z mála firem, má tvář, víte, že na druhé straně telefonu sedí konkrétní osoba, která vás zná a vy znáte ji, v našem případě pan Dobrovolný. Upřímně píší, že jsem naprosto spokojená s výběrem aplikace a když mám možnost, tak Tess vždy doporučuji.
Kateřina Asqar
metodička spisové služby
Aplikaci TESS Online jsem si vybrala z důvodu doporučení od kolegyně z jiné ZUŠ. Při zjišťování informací na webu firmy T-MAPY a podrobných videoukázek jsem se rozhodla definitivně. Aplikace TESS Online je velmi intuitivní. V době, kdy se administrativa navyšuje ze všech stran, je velmi příjemné učit se něco nového podle jednoduchého a stručného manuálu. Evidence v programu je velmi rychlá a snadná. Napojení na e-mailovou poštu a datovou schránku bylo velmi rychlé. Mám srovnání s celkem třemi různými evidencemi spisové služby v elektronickém systému a vždy byly nějaké problémy, ať už s chybami v systémech, zprovoznění, složitost při různých úkonech a nakonec i s podporou. U TESS Online je technická podpora vždy nápomocná ihned a vše vyřeší obratem. Aplikace TESS Online předčila mé očekávání ve všech směrech. Rozhodně doporučuji!
Alexandra Žižková
asistentka ředitelky