Co se na základě novely reálně stane následující měsíce
- Všechny veřejné instituce budou muset mít aplikaci a vést spisovou službu elektronicky s účinností od ledna 2022. Střední a větší instituce do konce roku 2023 a menší do konce roku 2024, viz níže seznam institucí.
- Všichni prodejci aplikací, MV i archiváři budou velmi strašit, ale v podstatě vyhraje selský rozum a přejít na elektronickou verzi nebude nic složitého, jak se na první pohled zdá. Dodavatelé aplikací s přechodem pomohou.
- Pracovníci organizací, které se nenechají unést počátečními emocemi, si koupí skvělé aplikace a budou jásat, kolik jim to ušetří času a jak jim digitalizace pomáhá mít ve všem pořádek.
- Pracovníci organizací, které budou chtít především ušetřit, si zřídí aplikace (zbytečně složité a instalované na PC) přes své zřizovatele, ale po čase zjistí, že existují lepší a vymění je za použitelnější aplikace.
- Po atestaci spisových služeb v prvním a druhém kvartálu 2022 zmizí nabídky od 15 % dodavatelů, kteří už nyní nesplňují národní standard. Drtivá většina dodavatelů však atesty získá.
- Organizace, které počkají na poslední chvíli, zaplatí pravděpodobně o 50 – 100 % větší cenu, protože dodavatelé budou vytížení z důvodu velké poptávky.
Realizace novely v roce 2022 – 2025
- Do 1. 2. 2022 by MV ČR mělo vydat nový NSESSS (národní standard) a seznam, co vše se bude certifikovat při atestaci aplikací spisový služeb.
- Od 1. 2. 2022 se nesmí nabízet aplikace spisových služeb, které nejsou atestovány. Certifikace trvá cca 3 měsíce. S tímto vakuem lze pracovat a řešit případné obchodní spolupráce smlouvou o smlouvě budoucí či jiným podobným ekvivalentem. Čekáme na právní výklad.
- Od 1. 1. 2025 není možné vést spisovou službu listinně, ale pouze v elektronickém systému spisové služby.
ZÁKLADNÍ POJMY
Atestace – Ověření souladu aplikace eSSL s požadavky zákona o spisové službě a archivnictví a NSESSS (Národní standard elektronických systémů spisových služeb).
Atestační středisko – Fyzická nebo právnická osoba (licencuje Ministerstvo vnitra), která provádí atestace programů elektronické spisové služby.
Veřejnoprávní původci a používání aplikace elektronické spisové služby
Veřejnoprávní původci mohou využívat pouze aplikace elektronické spisové služby, které získali atest = splňují požadavky zákona, vyhlášky podle § 70 odst. 1 a NSESSS. Pokud se dodavateli zneplatní atest aplikace, může ji veřejnoprávní původce používat nanejvýš jeden rok od data zneplatnění atestu programu a musí program vyměnit za jiný, který atest splňuje.
Získání atestace elektronického systému spisové služby
Dodavatelé elektronických systémů spisových služeb budou muset získat u atestačního střediska atest o splnění nároků na požadavky dle zákona č. 499/2004 Sb. a NSESSS, což je seznam téměř 400 funkcionalit, které musí aplikace splňovat, např.: elektronické podpisy a kontrola podpisu včetně časového razítka, ukládání transakčních protokolů a jmenný rejstřík. Atest pro systémy dodavatelů platí 2 roky a za atestaci je odvedena výše úplaty, která dnes není známa a kterou vydá Ministerstvo vnitra. Seznam platných atestů budou muset zveřejnit na internetových stránkách samotné střediska, které atesty provedly a dále budou informovat MV, které je zveřejnění ve Věštníku MV.
Zneplatnění atestu
Atestační středisko po kontrole a zjištění, že aplikace dodavatele elektronického systému spisové služby nesplňuje požadavky atestu zneplatní atest, informuje MV o zneplatnění a obě instituce zveřejní neplatnost atestu. Samozřejmě objednatel atestu a dodavatel programu, jsou taktéž informování o výsledku, platnosti či zneplatnění atestu.
1 000 000 Kč pokuty dodavatelům neatestovaných aplikací elektronické spisové služby
Dle § 69e je zakázáno dodávat veřejnoprávním původcům neatestovaný program spisové služby, který nesplňuje požadavky tohoto zákona, vyhlášky podle § 70 odst. 1 a národního standardu, pod pokutou jednoho milionu Kč.
Přechodné ustanovení povinnosti vést elektronickou spisovou službu
Povinnost vést elektronickou spisovou službu budou mít všichni veřejnoprávní původci, avšak platí rozdělení na dvě skupiny původců, dle termínu, do kdy musí uvést vedení spisové služby do souladu s novelou.
Povinnost veřejnoprávních původců – skupina A:
a) organizační složky státu,
b) ozbrojené síly,
c) bezpečnostní sbory,
d) státní příspěvkové organizace,
e) státní podniky,
f) územní samosprávné celky,
musí uvést do souladu se zákonem vedení eSSL do do 31. prosince 2023.
Povinnost veřejnoprávních původců – skupina B:
f) územní samosprávné celky,
g) organizační složky územních samosprávných celků, vytvářejí-li dokumenty uvedené v přílohách č. 1 nebo 2 k tomuto zákonu,
h) právnické osoby zřízené nebo založené územními samosprávnými celky, vytvářejí-li dokumenty uvedené v přílohách č. 1 nebo 2 k tomuto zákonu,
i) vysoké školy,
j) školy a školská zařízení s výjimkou mateřských škol, výchovných a ubytovacích zařízení a zařízení školního stravování (dále jen „školy“),
k) zdravotní pojišťovny,
l) veřejné výzkumné instituce,
m) právnické osoby zřízené zákonem,
musí uvést do souladu se zákonem vedení eSSL do do 31. prosince 2024.