fbpx
T-MAPY | Kontaktujte nás

Jak probíhá elektronické skartační řízení?

- David Dobrovolný
Zobrazeno: 119x
NovinkyNSESSSSIP balíčekSkartační řízení

Počítáme, že jste ve fázi, kdy jste právě založili elektronické skartační řízení v aplikaci elektronické spisové služby. Vidíte pravděpodobně tabulku listinných i digitálních dokumentů, počet příloh (souborů), počet listů, rok skartace (tento rok) a spisové znaky, podobně jako na obrázku vpravo.

V tomto rozhraní budete pracovat a vytvářet SIP balíčky ve spisové službě. Operace se mohou různit dle toho, jaká aplikace spisové služby před Vámi právě leží. My z TESS Online budeme popisovat proces vytváření SIP balíčků, a práce s nimi, při skartačním řízení obecně, aby to co nejvíce odpovídalo i Vaší situaci v případě, že jste ještě nepřešli k nám.

  1. Stejně jako v případě listinné pošty, potřebujete vygenerovat pro oblastní archiv seznam digitálních dokumentů, které vstupují do skartačního řízení. Jedná se o SIP balíček pro hodnocení, jehož XML soubory neobsahují přílohy digitálních zpráv dokumentů. Jde tedy opravdu jen o kontrolní seznam s názvy úředních dokumentů. To zajímavé přichází následně.
  2. Archiv Vámi zaslaný SIP balíček pro hodnocení nahraje do aplikace NDA (Národní digitální archiv – aplikace pro trvalé uchovávání digitálních dokumentů pro celou ČR), seznam dokumentů projde a vybere ty dokumenty, které chce ještě předložit ke kontrole. V NDA si následně archivář vygeneruje  seznam příloh dokumentů „k předložení“ také ve formátu XML souboru. Tento XML Vám zašle.
  3. Vy musíte být schopní v aplikaci eSSL tento seznam v XML naimportovat. V tabulce skartačního řízení se vám označí ty dokumenty, jejichž přílohy musíte archivu následně předložit.
  4. Vygenerujete si SIP balíček k předložení, který už obsahuje seznam vybraných dokumentů včetně jejich příloh, které si archiv chce prohlédnout, plus seznam všech ostatních dokumentů v aktuálním skartačním řízení bez příloh a archivu SIP balíček zašlete.
  5. Archivář si SIP balíček naimportuje znovu do NDA, prohlídne si přílohy dokumentů, jejichž přílohu/přílohy si vyžádal k předložení (ve formátu PDF/A), a vyhodnotí, které digitální úřední dokumenty si vyžádá k předání pro dlouhodobé uložení a které dokumenty budou následně zničeny přímo v aplikaci elektronické spisové služby. Výsledkem hodnocení archivu, je znovu seznam dokumentů k předání a zničení v XML souboru, který Vám zašle. Obsahuje již zmíněné označení dokumentů, které chce přebrat k archivaci a dokumentů, které musíte pomocí aplikace spisové služby trvale zničit.
  6. Importujete seznam vyhodnocení archivem. Tato operace vám v aplikaci změní písmena skartačních znaků: některé V na A, nebo S, a dokonce některé A na S, nebo S na A. Jednoduše, může se stát cokoliv. Výsledek ale bude takový, že již budete mít před sebou v rozhraní skartačního řízení pouze seznam dokumentů se znaky S nebo A. „V“ písmeno zmizí. Nyní už také chápete kdo nese odpovědnost za to, co je třeba uložit v oblastním archivu. Je to sám archivář, respektive oblastní archiv, jehož je zástupcem. Vy však nyní máte finálně označené úřední dokumenty spisovými znaky a můžete provést finální archivaci a skartaci.
  7. Nyní vygenerujete finální SIP s dokumenty k archivaci. Mohli byste v tuto chvíli zakřičet: „HEURÉKA“, ale to ještě není úplně konec. Vygenerovaný finální SIP balíček pošlete archiváři.
  8. Archivář ještě musí do NDA dokumenty k archivaci importem finálního SIP nahrát. Po úspěšném nahrání předání a uložení si archivář vygeneruje v NDA protokol o předání do digitálního archivu a zašle vám jej k finálnímu importu.
  9. Vy protokol o úspěšném uložení v NDA importujete v rozhraní skartačního řízení. eSSL automaticky založí o nahrání protokolu nový záznam s číslem jednacím na pozadí.
  10. Nyní se můžete radovat. Kliknete již jen na „Archivovat a skartovat“ a tím se předané soubory označí, že jsou archivovány a archivem určené dokumenty ke zničení se označí „zničeno“ a jejich přílohy jsou následně trvale smazány včetně všech zákonem nepotřebných metadat (data již mimochodem nelze obnovit).

Přiznejme si, že je to celkem komplikovaná výměna různých souborů, ale zde jste opravdu na konci a budete mít minimálně na 1 rok do dalšího skartačního řízení klid. Pokud Vás tento článek zaujal, prosím, šiřte ho dále – dejte si odkaz na web, sdílejte na sítích, pošlete případně někomu, kdo má také na starosti elektronickou spisovou službu – , ať mohou mít i ostatní úředníci, administrátoři úřadů, starostové obcí a měst, nebo také ředitelé škol, ve všem pořádek a klid.

Určitě ale mějte hlavně klídek, díky tomu, že vedete spisovou službu řádně a máte tak dokumenty i legislativu pod kontrolou. Díky za pozornost! 😉

 

Odběr novinek o elektronické spisové službě

Kliknutím na tlačítko ODESLAT udělujete souhlas se zpracováním osobních údajů.