fbpx
T-MAPY | Kontaktujte nás

Jak probíhá elektronické skartační řízení?

- David Dobrovolný
Zobrazeno: 660x
NovinkyNSESSSSIP balíčekSkartační řízení

Počítáme, že jste ve fázi, kdy jste právě založili skartační řízení v aplikaci elektronické spisové služby. Vidíte pravděpodobně tabulku listinných i digitálních dokumentů, počet příloh (souborů), počet listů, rok skartace (tento rok) a spisové znaky, podobně jako na obrázku vpravo.

V tomto rozhraní budete pracovat a vytvářet SIP balíčky ve spisové službě. Operace se mohou různit podle toho, jaká aplikace spisové služby před Vámi právě leží. My z TESS Online budeme popisovat proces vytváření SIP balíčků, a práce s nimi, při skartačním řízení obecně, aby to co nejvíce odpovídalo i Vaší situaci v případě, že jste ještě nepřešli k nám.

  1. Stejně jako v případě listinné pošty potřebujete vygenerovat pro oblastní archiv seznam digitálních dokumentů, které vstupují do skartačního řízení. Jedná se o SIP balíček “pro hodnocení”. SIP obsahuje XML soubory, které však neobsahují přílohy digitálních souborů dokumentů. Jde tedy opravdu jen o kontrolní seznam s názvy úředních dokumentů. To zajímavé přichází následně.
  2. Archiv Vámi zaslaný SIP balíček “pro hodnocení” nahraje do aplikace NDA (Národní digitální archiv – aplikace pro trvalé uchovávání digitálních dokumentů pro celou ČR), seznam dokumentů projde a vybere ty dokumenty, které chce ještě předložit ke kontrole. V NDA si následně archivář vygeneruje  seznam příloh dokumentů „k předložení“ také ve formátu XML souboru. Tento XML Vám zašle.
  3. Vy musíte být schopní v aplikaci eSSL tento seznam v XML naimportovat. V tabulce skartačního řízení se vám označí ty dokumenty, jejichž přílohy musíte archivu následně předložit.
  4. Vygenerujete si SIP balíček k předložení, který už obsahuje seznam vybraných dokumentů včetně jejich příloh, které si archiv chce prohlédnout, plus seznam všech ostatních dokumentů v aktuálním skartačním řízení bez příloh, a archivu SIP balíček zašlete.
  5. Archivář si SIP balíček importuje znovu do NDA, prohlédne si přílohy dokumentů, jejichž přílohu/přílohy si vyžádal k předložení (ve formátu PDF/A), a vyhodnotí, které digitální úřední dokumenty si vyžádá k předání pro dlouhodobé uložení a které dokumenty budou následně zničeny přímo v aplikaci elektronické spisové služby. Výsledkem hodnocení archivu je znovu seznam dokumentů k předání a zničení v XML souboru, který Vám zašle. Obsahuje již zmíněné označení dokumentů, které chce přebrat k archivaci a dokumentů, které musíte pomocí aplikace spisové služby trvale zničit.
  6. Importujete seznam vyhodnocení archivem. Tato operace vám v aplikaci změní písmena skartačních znaků: některé V na A, nebo S, a dokonce některé A na S, nebo S na A. Jednoduše, může se stát cokoliv. Výsledek ale bude takový, že již budete mít před sebou v rozhraní skartačního řízení pouze seznam dokumentů se znaky S nebo A. Písmeno “V” zmizí. Nyní už také chápete, kdo nese odpovědnost za to, co je třeba uložit v oblastním archivu. Je to sám archivář, respektive oblastní archiv, jehož je zástupcem. Vy však nyní máte finálně označené úřední dokumenty spisovými znaky a můžete provést finální archivaci a skartaci.
  7. Nyní vygenerujete finální SIP s dokumenty k archivaci. Mohli byste v tuto chvíli zakřičet: „HEURÉKA“, ale to ještě není úplně konec. Vygenerovaný finální SIP balíček pošlete archiváři.
  8. Archivář ještě musí do NDA dokumenty k archivaci importem finálního SIP nahrát. Po úspěšném nahrání předání a uložení si archivář vygeneruje v NDA protokol o předání do digitálního archivu a zašle vám jej k finálnímu importu.
  9. Vy protokol o úspěšném uložení v NDA importujete v rozhraní skartačního řízení. ESSL automaticky založí o nahrání protokolu nový záznam s číslem jednacím na pozadí.
  10. Nyní se můžete radovat. Kliknete již jen na „Archivovat a skartovat“ a tím se předané soubory označí, že jsou archivovány a archivem určené dokumenty ke zničení se označí „zničeno“ a jejich přílohy jsou následně trvale smazány, včetně všech zákonem nepotřebných metadat (data již mimochodem nelze obnovit).

 

Odběr novinek o elektronické spisové službě

Kliknutím na tlačítko ODESLAT udělujete souhlas se zpracováním osobních údajů.