fbpx
T-MAPY | Kontaktujte nás

Open source spisová služba zdarma

- David Dobrovolný
Zobrazeno: 153x

V rámci historie elektronických spisových služeb se hned několik IT developerských firem pokoušelo vytvořit open source spisovou službu, která bude zdarma. Zatím to ovšem vždy skončilo debaklem a po několika letech aplikace přestala být vyvíjena. Nyní se objevilo další dobrodružné tažení, které to na malém písečku v ČR zkouší znovu. Pojďme si probrat řešení, které nabízejí.

Program zdarma + placený fullservis, nebo placený program + full servis zdarma?

Je nutné uvést, že program spisové služby je jen částí agendy výkonu spisové služby. Nastavit a rozběhnout program spisové služby, to je lážo plážo. Dodavatel eSSL má za úkol, aby systém spisové služby odpovídal NSESSS (Národnímu standardu systémů spisových služeb) a umožňoval práci s aplikací tak, aby mohla organizace vykonávající spisovou službu pracovat řádně dle zákona o archivnictví a spisové službě. Odpovědnost za věcnou správnost vedení úředních dokumentu má ale vždy organizace, ne vývojářská firma softwaru.

Osobně moc nedůvěřuji tomu, že firma, vydávající open source licenci programu spisové služby, bude moci na malém českém trhu udržovat dlouhodobě tyto vysoké standardy funkcionalit programu, pokud bude mít peněžitou odměnu v malém měřítku a to od několik stovek až tisíců organizací. Ledaže projekt bude dotován z fondů EU. Ale v takovém projektu by šlo o další riziko. Nikdo neví, jak dlouho dotace potečou a co se stane, až jednou dotace dotečou?

Dá-li Vám někdo něco zdarma, je také těžké si stěžovat, že vám darovaný produkt neplní účel. Jednoduše, darovanému koni na zuby nekoukej, člověče! Ale může tohle platit pro tak důležitou aplikaci, jakou je elektronický systém spisové služby? Aplikaci, která zajišťuje, aby všechny dokumenty organizace byly v pořádku a pod kontrolou. A mohu se spolehnout na takového dodavatele, že mi jeho software kryje záda a není jen dotační „malou domů“?

Stav konzultantů na české scéně spisové služby

Další věcí je, že aby spisová služba mohla být zdarma jako program, musela by existovat řada IT specialistů (konzultantů), kteří budou rozumět jak aplikaci spisové služby, národnímu standardu, zákonům o spisové službě a archivaci, tak agendám a dokumentům organizace, pro kterou pracují. Nejenže takoví specialisté neexistují, a do takové práce se nehrnou, ale pravděpodobně by byla implementace open source z jejich strany dražší, než používání již placené služby, která vyvíjí svůj software roky. Poptávka po těchto specialistech totiž není a open source program pro tak málopočetnou základnu klientů ji může těžko způsobit.

Servis výkonu spisové služby, který je k vedení spisové služby nutný:

  • zaškolení a trénink prvních týdnů evidence a zpracování dokumentů
  • následná péče – vyřizování spisů a dokumentů, jejich uzavírání, ukládání spisů a dokumentů do spisovny a předávání digitálních dokumentů SIP balíčky do Národního digitálního archivu při skartačním řízení
  • předávání novinek o legislativě
  • tvorba návodů a usnadňujících vychytávek
  • pomoc s procesy metodiky výkonu spisové služby na straně klienta
  • neustálá komunikace s klientem

Každému člověku se zdravým selským rozumem nakonec dojde, že sázka na open source v případě elektronické spisové služby je sázkou na riziko. Aplikace organizaci má zajistit jistotu a dlouhodobou stabilitu vedení úředních dokumentů. Open source elektronická spisová služba se historicky v ČR nikdy neudržela a téměř vždy poškodila své zákazníky, kteří měli nakonec problémy se ztrátou dat, předáním dokumentů archivu při skartačním řízení a nebo přechodem na jinou elektronickou spisovou službu.

Nicméně, i tesaři se mohou utnout. Pokud nastane doba, kdy bude software elektronické spisové služby zdarma a dostatečná základna konzultantů výkonu spisové služby v elektronické podobě, pak to bude velmi přínosné pro výkon spisové služby na všech úrovních státní správy a moc tomu v T-MAPY fandíme! Zatím jsme však skeptičtí a věříme, že právem.

Odběr novinek o elektronické spisové službě

Kliknutím na tlačítko ODESLAT udělujete souhlas se zpracováním osobních údajů.