fbpx
T-MAPY | Kontaktujte nás

Vedení spisové služby v podacím deníku

Vést spisovou službu v podacím deníku se na první pohled zdá jako nejjednodušší řešení. Éra digitalizace změnila pořádky a koronavirus v roce 2020 nasadil veškeré digitalizaci korunku. Jak je to s vedením spisové služby v podacím deníku a jakou povinnost mají organizace, které dokumenty pod čísly jednacími vedou v papírové podobě?

 

Povinnosti plynoucí z vedení podacího deníku

Obecní úřady, školy a ostatní příspěvkové organizace, které mají podací deník a vedou veškeré dokumenty papírově, mají jeden zásadní problém. Nelze tisknout datové a e-mailové zprávy a považovat tyto dokumenty za originály. Jediná možnost, jak z těchto elektronických dokumentů udělat papírové, je tyto zprávy autorizovaně konvertovat z digitální do papírové podoby. Pokud autorizovanou konverzi neprovádíte, hrozí vám sankce od oblastního archivu v řádech desítek tisíc Kč a výsluha jeho pravidelných kontrol.

Kde lze autorizovanou konverzi provést? Pouze na Czech POINTu na poště, nebo na obecním úřadě. V tomto mají pracovníci obce velkou výhodu. Mají konverze zdarma a Czech POINT přímo na svém úřadě. Nicméně konverze obnáší zbytečné úsilí a práci navíc oproti jednoduchosti práce s digitálními dokumenty v aplikaci jakou je TESS Online.

Školy a ostatní příspěvkové organizace musí konverzi platit taxou 30 Kč za stránku a ještě na Czech POINT musí pravidelně docházet, což mimochodem většina z nich nedělá. Originály dokumentů datových a e-mailových zpráv se v takových případech ztrácí a porušuje se tak zákon o archivaci a spisové službě, což vede k pokutě ze strany oblastního archivu. Více informací o tématu zachování originality dokumentů naleznete v článku Originál úředního dokumentu.

Jednoduchým řešením celé problematiky je vést spisovou službu v elektronickém systému, který usnadňuje práci s úřední agendou a pomáhá také s dodržováním platné legislativy.

 

Nejdůležitější články o výkonu spisové služby

1. Kdo by měl vykonávat vedoucího spisové služby

2. Náplň práce výkonu spisové služby a vedoucího spisové služby

3. Povinnost vést elektronickou spisovou službu ve škole, na obci a v příspěvkové organizaci

4. Důležitost zachování originálů úředních dokumentů

 

Odběr novinek o elektronické spisové službě

Kliknutím na tlačítko ODESLAT udělujete souhlas se zpracováním osobních údajů.