Originál digitálního dokumentu a ztráta těchto dat
Úplně v první řadě stojí skutečnost, že bez rozdílu druhu veřejné organizace, ve které pracujete, komunikujete jako organizace denně pomocí digitální pošty – datovými a e-mailovými zprávami. Dnes se jedná o více jak 30 % vaší úřední komunikace, kterou vedete ve spisové službě v podacím deníku. Je to zvláštní patová situace. Jako organizace musíte uchovávat digitální dokumenty v digitální podobě, v tzv. originalitě, jak dokumenty vznikly (pouze školy mají výhodu, když si zřídí Czech POINT, viz níže), ale zákon ukládá povinnost vést spisovou službu v elektronickém systému spisové služby až od července roku 2023 s účinností do konce roku 2025 (nejpozdější termín, kdy musíte aplikaci spisové služby začít používat, viz článek Novela, zákon o spisové službě a archivnictví, atestace aplikací spisových služeb).
Nejčastější chyba vedení spisové služby v podacím deníku
Nejčastější chybou, kterou u nových zájemců o aplikaci TESS Online evidujeme, je, že předpokládají, že elektronické zprávy lze vytisknout do papíru, jednoduše zaevidovat do své papírové knihy podacího deníku pod číslo jednací a hezky založit do šanonu. Bohužel, takto pracovat s elektronickými dokumenty je porušením zákona o archivnictví a spisové službě.
Jak originály digitálních dokumentů tedy máte zpracovat a evidovat ve spisové službě?
- Pokud jste škola nebo obec, tak máte celkem vyhráno, protože máte statut orgánu veřejné moci (OVM). Můžete pak používat Czech POINT ke konverzi digitálního dokumentu na dokument listinný (analogový). Školy mohou využít této možnosti však pouze v případě, že si Czech POINT zřídí. Zřídit si na škole Czech POINT označují pracovníci školy za zbytečně složité a časově nákladné.
- V případě, že nejste škola ani obec, pak máte jedinou možnost, jak vést spisovou službu správně: Přejít na evidenci dokumentů v elektronické podobě v systému elektronické spisové služby, jakou je například aplikace TESS Online. Tím zajistíte, že o originály digitálních dokumentů nebudete přicházet a porušovat hrubě zákon o archivnictví a spisové službě.
Nejste si jistí, zda tento článek odpovídá skutečnosti? Zeptejte se také svého archiváře ze státního oblastního archivu, který má vaši organizaci na starosti.
Státní oblastní archivy na téma ztráty dokumentů
Ztráta nebo nedobrovolné zničení dokumentů, je podobně závažné jako nepovolená skartace utajovaných dokumentů v kauze prezidentské kanceláře. Jedná se o hrubé porušení zákona o archivnictví a spisové službě. Archivář by měl postihnout takové jednání pokutou.
Z našeho průzkumu u státních oblastních archivů vyplývá, že pokuty u veřejnoprávních původců se pohybují v rozmezí od 30 do 100 tisíc Kč dle závažnosti prohřešku. Archiváři jsou však rozumní lidé z bohatou zkušeností a dávají velký prostor pro nápravu pochybení.
Pozor, sankce postihují jen nejzávažnější případy, kdy k nápravě nedojde ani po uplynutí několikaměsíční doby stanovené pro nápravu při kontrole výkonu spisové služby. Určitě nemějte paniku, pokud nemáte vše v pořádku. Máte ale na druhou stranu možnost se následkům kontroly archivu a zjištění ztráty dat ve vaší organizaci vyhnout. Doporučujeme vám proto zřídit si aplikaci elektronické spisové služby do vaší organizace.