Jednoduše použitelná elektronická spisová služba

Co je spisová služba

Spisová služba je evidenční nástroj pro řízení a správu úředních agend v organizaci. Do evidence se zapisují příchozí, odchozí a vlastní dokumenty a spisy úředních agend pracovišť a odpovědných pracovníků (tj. zpracovatelů).

K čemu a komu spisová služba slouží a jaký má smysl?

Spisová služba podatelně, vedoucím oddělení a jednotlivým zpracovatelům pomáhá v úřední práci. Pokud se jedná o elektronickou spisovou službu, pak je doslova páteřním systémem pro digitalizaci všech úředních procesů v organizaci, neboť se všechny zásadní programy integrují do elektronického systému spisové služby. V naší aplikaci TESS Online lze například podepisovat elektronickým podpisem hromadně a náš systém skýtá mnoho dalších výhod.

Po uplynutí skartační lhůty vám nástroj spisové služby pomůže zajistit řádné předání určených spisů označených jako archiválie do oblastního archivu, nebo řízené skartování spisů, které jsou naopak určeny ke zničení (skartaci provádí skartační firma, dokumenty nesmíte ničit sami). Tento proces je nazýván skartační řízení.

Směrnice – spisový řád a plán

Výkon spisové služby se řídí směrnicí spisový řád, jehož součástí je spisový plán, který obsahuje veškeré seznamy úředních agendy a spisů, které by měly být evidovány v evidenci spisové služby. Tedy, vše, co je uvedeno ve spisovém plánu, musí organizace správně evidovat a řídit v evidenci spisové služby.

Procesy výkonu (elektronické) spisové služby

Spisová služba zahrnuje tyto činnosti práce se spisy a dokumenty:

• příjem a evidence dokumentů,
• označování listinných dokumentů podacím razítkem,
• konverze dokumentů – digitalizace dokumentů,
• rozdělování dokumentů ke zpracování,
• oběh, zpracování a vyřízení dokumentů,
• odesílání dokumentů,
• seskupování dokumentů do věcných celků – spisů,
• uzavření úředních případů – spisů,
• ukládání spisů do spisovny (lokálního archivu),
• skartační řízení – archivace a skartace spisů.

Kdo má povinnost vést spisovou službu

Spisovou službu vedou organizace veřejnoprávních subjektů – organizace, které vlastní stát. Spisovou službu tedy provozují veškeré úřady, školy, příspěvkové organizace, armáda ČR, Policie ČR, integrovaný záchranný systém, veřejné instituce a instituty, státem zřízené soukromé společnosti.

Způsoby, jak se vede spisová služba

Spisovou službu jako evidenci lze vést v podacím deníku (do konce roku 2026 – poté platí povinnost přejít na elektronickou evidenci), což je listinná kniha příchozích, odchozích a vlastních dokumentů, nebo mnohem jednodušeji v systému elektronické spisové služby (eSSL), které obsahuje například ucelené řešení TESS Online.

Proč vést elektronickou spisovou službu již dnes

1. Jedním z hlavních důvodů je, že elektronická spisová služba, pokud je opravdu jednoduše použitelnou aplikací, usnadňuje pracovníkům úřední život. O tom hovoří například naše reference.
2. Trh dodavatelů elektronických systémů spisových služeb, kteří získají atestaci, bude malý a znatelný podstav mají také konzultanti a metodici spisové služby. Proto při vědomí, že 15–20 tisíc veřejných subjektů bude muset do konce roku 2026 přejít na elektronický systém spisové služby, nám i základní matematika říká, že se jedná o zásadní problém. Lepší chvíle, kdy přejít na elektronickou spisovou službu, už nebude.
3. Růst ceny zprovoznění poroste. Kapacita dodavatelů elektronických systémů a jejich servisu bude v čase klesat.

To jsou hlavní důvody, proč má smysl si zřídit službu ještě dnes.

Poptat zprovoznění služby