fbpx
T-MAPY | Kontaktujte nás

Vedoucí (referent) spisové služby

- David Dobrovolný
Zobrazeno: 306x
NávodZajímavosti

Pokud jste si již prošli článek, o čem je spisová služba, který hovoří na téma, co vedoucí spisové služby bude mít na starosti a jak pro něj bude výkon spisové služby náročný, přistoupíme k nejdůležitější otázce bytí všech úředních/státních dokumentů ve vaší organizaci:

„Kdo by měl být odpovědný za vedení spisové služby v naší organizaci a jak zaměstnance přesvědčit, aby spisovou službu vykonávat chtěl?“

Kdo by měl být vedoucí spisové služby

V praxi spisové služby na mnoha desítkách obcí, škol a dalších příspěvkových organizací, se osvědčuje, aby vedoucím elektronické spisové služby, nebo spisové služby vedené v podacím deníku, byl člověk, který by se dal popsat slovy: „Administrátor, který má (a chce mít) vše, co má na starosti, pod kontrolou.“

Takového člověka aby starosta/starostka, nebo ředitel/ředitelka, pohledali, že? V některých případech si toto vezme na starosti přímo vedoucí organizace. Ne vždy je to však dobrý nápad.

Pokud nemá osoba silnou osobní motivaci dělat administrativu velmi dobře, mít veškeré úřední dokumenty a jednání pod kontrolou, pak výkon spisové služby v organizaci bude slabý. Což bohužel může vést k nepříjemným, nebo hodně nepříjemným následkům.

Přiznejme si také, že vedoucí organizace, a není to nic špatného, je jako manažer často více vybaven jinými pro něj i pro organizaci důležitými vlastnostmi. Administrativa je něco, co pro takového vedoucího organizace nemusí být zrovna oblíbená pracovní agenda. Záleží na typu osobnosti a silných stránkách.

Vedoucí organizace by se měl spíše soustředit na exekutivu, ne toliko na administrativu, pokud má ovšem na vybranou. Pokud jste menší obec (jste starosta v neuvolněném pracovním poměru), nebo škola, pak spisovou službu možná vykonáváte sám/sama. Může se to dařit, ale pokud může vedoucí organizace předat toto břímě na administrativního pracovníka, a je samozřejmě otázkou, zda je ona osoba typem vysněného administrátora, co má vše pod kontrolou, určitě byste to udělat měl/a.

No, ale jak? Jak přesvědčit někoho, kdo už má pravděpodobně na starosti více administrativní agendy, aby vedl spisovou službu, která je nutná, a bez jejíhož řádného vedení by mohla organizace dostat pokutu od oblastního archivu za nedodržování zákona o archivnictví a spisové službě?

Jak pracovníka přesvědčit, aby spisovou službu chtěl vykonávat

Výkon spisové služby by měl být co nejvíce jednoduchý a práce by měla zabrat 15-30 minut denně.

Při vedení elektronické spisové služby, pokud si vyberete jednoduše použitelný elektronický systém spisové služby, by to neměl být problém. Vést spisovou službu v podacím deníku, to už může být samozřejmě jiná prácička.

Hlavní problém podacího deníku je ten, že při vedení spisové služby v něm musíte zároveň ponechat originalitu úředních dokumentů. Jednoduše musíte autorizovaně konvertovat datové a e-mailové zprávy, které jsou úředního charakteru, z digitální do listinné podoby pomocí CzechPOINTu. Obec má výhodu, ta Czech POINT má zřízený, ale co škola, nebo jiný typ příspěvkové organizace? Tyto organizace totiž dnes při vedení v podacím deníku reálně ztrácí originály digitálních dokumentů a tím se vystavují skutečné hrozbě pokuty od oblastního archivu. Je jen otázkou času, kdy problém vypluje na povrch.

Tak či onak, vedením spisové služby v podacím deníku vzniká větší množství práce a úředních dokumentů, které je navíc třeba fyzicky ukládat do spisovny do jejich předání oblastnímu archivu při skartačním řízení.

Při vedení elektronické spisové služby aplikací jakou je TESS Online, se nic takového řešit nemusí. Progresivní administrátor/ka, nebo vedoucí organizace, pokud musí vést spisovou službu sám/a, uvítá jednoduchou aplikaci, ve které vyřeší celou agendu činností s úředními dokumenty během 15 minut denně. Aplikace eSSL usnadňuje velké množství práce s dokumenty, což potvrzují všichni, kteří s ní pracují. Abyste si toto tvrzení ověřili, vyzkoušejte TESS Online sami:

  1. Můžete si zažádat o demo aplikace, nebo ještě lépe o vzdálenou ukázku aplikace v termínu, který Vám vyhovuje.
  2. Koukněte na reference našich klientů.

 

Čím pokračovat

S tímto článkem by se měl seznámit blíže budoucí vedoucí spisové služby:

Co se stane, když se vybere špatný vedoucí spisové služby

To bohužel může mít na svědomí špatně vedenou spisovou službu a poté sankce od oblastního archivu, jakmile organizaci navštíví při kontrole, nebo, a to je horší varianta, při skartačním řízení, které oproti kontrole jistě jednou nastane.

 

Další odkazy

O čem je spisová služba a co reálně znamená jí řádně vykonávat?

Jak na změnu elektronického systému spisové služby

Povinnost vést spisovou službu v elektronické podobě

Vedení spisové služby v podacím deníku

Vedení spisové služby v elektronické podobě

Co je originál úředního dokumentu?

 

 

Odběr novinek o elektronické spisové službě

Kliknutím na tlačítko ODESLAT udělujete souhlas se zpracováním osobních údajů.