Výkon spisové služby v elektronické podobě ulehčí spoustu práce a zabraňuje ztrátě originality elektronických dokumentů, které organizace přijímá skrze e-mailovou a datovou schránku. Více o problematice zachování originálů digitálních dokumentů naleznete v článku Originál úředního dokumentu.
Elektronický systém spisové služby, jako je hostovaná aplikace TESS Online, umožňuje spojení s datovou (ISDS) a e-mailovou schránkou, které slouží jako elektronické podatelny. Aplikace načítá z těchto schránek zdrojové soubory ZFO, MSG a EML, včetně příloh zpráv PDF, XLSX, DOCX a zakládá záznamy dokumentů, které automaticky označuje čísly jednacími. Zakládání záznamů datových zpráv lze nastavit automatizovaně nebo ponechat založení uživatelem. V obou případech je zajištěno, že originály digitálních úředních dokumentů jsou zcela zálohovány (není třeba platit v Mojedatovaschranka.cz datový trezor) a je zajištěno jejich správné vedení z hlediska výkonu spisové služby.
1. Kdo by měl vykonávat vedoucího spisové služby
2. Náplň práce výkonu spisové služby a vedoucího spisové služby
3. Povinnost vést elektronickou spisovou službu ve škole, na obci a v příspěvkové organizaci