Kontrola spisové služby na škole a v příspěvkových organizacích

Nejste si jistí, že vedete spisovou službu na škole správně? Udělejte si rychlý test. Kontrola spisové služby ve školách trvá 30 minut Vašeho času.

Jak na kontrolu výkonu spisové služby

Vedení originálů dokumentů

• Ověřte si, zda vedete úřední dokumenty v jejich originální podobě, především zda vedete elektronickou poštu (datové a e-mailové zprávy) jako originály, nebo jejich originalitu ztrácíte špatným postupem výkonu spisové služby.
  a) zda datové a e-mailové zprávy autorizovaně konvertujete z elektronické podoby do papírové na Czech pointu (na poště nebo obecním úřadě), nebo
  b) zda datové a e-mailové zprávy vedete v digitální formě v elektronické spisové službě.
• U škol a příspěvkových organizací platí, že nemusí vést své úřední dokumenty v systému elektronické spisové služby do konce roku 2025, nicméně prakticky musí pracovníci škol, kteří vedou spisovou službu v podacím deníku, provádět konverze elektronických zpráv do papírové podoby, viz sekce Povinnost vést elektronickou spisovou službu. Tuto konverzi však většina škol a organizací nedělá a porušuje zákon o archivnictví a spisové službě. Pracovníci, kteří si to uvědomí při absolvování školení o spisové službě, automaticky prosazují vedení spisové služby v elektronické podobě a takový postup je zcela na místě.

Označování dokumentů čísly jednacími a čísly spisů

• Každý dokument, který odejde, nebo přijde na do organizace, a je součástí úředního jednání (příklad: přihláška žáka do 1. třídy), by měl být zaevidován pod číslo jednací do podacího deníku, nebo elektronické spisové služby, a pokud je v papírové podobě, musí být do hlavičky dokumentu vyznačeno číslo jednací, číslo spisu, pokud patří do spisu a datum přijetí, nebo datum odeslání dokumentu.

Správné ukládání dokumentů do spisovny

• Dokumenty po svém vyřízení a uzavření úředního jednání, kterého se týkají, čekají ve spisovně na uplynutí skartační lhůty a následné předání pracovníkům oblastního archivu při skartačním řízení. Proto je nutné, aby byly dokumenty řádně uloženy ve spisovně a na každém dokumentu nebo spisu (šanonu) bylo vyznačeno číslo jednací a případně také rok skartace.
  • Ověřte, zda máte zřízenou spisovnu – místnost, kde archivujete dokumenty do skartačního řízení.
  • Pokud nemáte zřízenou spisovnu, ověřte, že máte pořádek v uložení dokumentů v příruční registratuře (ve většině případů jedna, nebo více skříní, které jsou uzamčené). Spisovna není úplně nezbytná a v mnoha případech není možné, aby organizace měla spisovnu dle všech nařízení. Nicméně organizace by měla mít v takovém případě přehledně uzpůsobený jiný prostor (tzv. příruční registratura) k uložení dokumentů, které čekají na skartační řízení a předání do oblastního archivu.

Předkládání a předávání digitálních dokumentů a jejich příloh oblastnímu archivu SIP balíčkem

• Pokud používáte elektronickou spisovou službu, jste povinni předkládat k hodnocení a předávat k uchování úřední dokumenty oblastnímu archivu v elektronické podobě pomocí tzv. SIP balíčku. Pokud jste se ještě se skartačním řízení pomocí SIP balíčků nesetkali, pak doporučujeme pročíst články níže:
  Jak probíhá skartační řízení se SIP balíčky?
  Ověření validity SIP balíčku
• Pokud schraňujete datové a e-mailové zprávy digitálně, bez elektronické spisové služby se bohužel i tak neobejdete. Nedokážete je totiž oblastnímu archivu při skartačním řízení předat v již zmíněném SIP balíčku, který aplikace generuje. Bez SIP balíčku digitální dokumenty oblastní archiv nepřevezme. V případě, že nemáte aplikaci elektronické spisové služby, nezbývá vám nic jiného, než autorizovaně konvertovat digitální poštu na Czech POINTu.