fbpx
T-MAPY | Kontaktujte nás

Povinnost školy vést elektronickou spisovou službu

Mateřské, základní a střední školy mají povinnost vést spisovou službu, avšak dle zákona nemají povinnost ji provozovat v eSSL (elektronickém systému spisové služby). Nicméně praxe je taková, že si na školách datové zprávy a e-maily tisknou a považují tyto dokumenty za originály – přičemž originální datové zprávy a e-maily jsou následující období smazány. Dochází tak ke ztrátě úředních dokumentů, respektive jejich originálů (datové zprávy – ZFO, emailové zprávy – EML nebo MSG).

 

Vedení spisové služby na škole v podacím deníku

Aby škola mohla vést spisovou službu v podacím deníku, musí konvertovat datové zprávy a e-maily do papírové podoby na Czech pointu. Originální forma dokumentu musí být v každém případě zachována. Z digitálního dokumentu (datové zprávy nebo e-mailu) se stane listinný dokument originálem pouze v tom případě, že proběhne autorizovaná konverze dokumentu. To je ovšem problém, protože konverze 1 str. dokumentu stojí 30 Kč a pracovník školy by musel chodit konvertovat dokumenty na obecní úřad, který nemusí být vždy v blízkosti školy.

Existuje cesta, jak může škola získat autorizované konverze zdarma. O tom ale více v připravovaném článku na blogu o spisové službě, který vydáme do konce února 2021. Pokud chcete být v obraze, registrujte se k odběru novinek o spisové službě na školách, a článek Vám zašleme.

 

Originalita školního úředního dokumentu

Oblastní archivy při skartačním řízení chtějí pouze originály úředních dokumentů. Proto si prvně objasníme, jaké jsou formy úředních psaní a co je originalita úředního dokumentu. a z toho bude patrné, zda si je třeba zřídit elektronickou spisovou službu pro školy, či nikoliv.

 

Vedení spisové služby na škole v elektronické spisové službě

Všechno hlídání a složitost se zachováním originality úředních elektronických psaní odpadá s vedením spisové služby v elektronické podobě. Žádné chození na Czech point, žádné konverze do papírové podoby, žádné složité dohledávání dokumentů při skartačním řízení – jen jednoduché vedení záznamů pošty pod čísly jednacími a mnoho dalších výhod eSSL TESS Online.

 

 

Odběr novinek o elektronické spisové službě

Kliknutím na tlačítko ODESLAT udělujete souhlas se zpracováním osobních údajů.