fbpx
T-MAPY | Kontaktujte nás

Spisová služba pro mateřské, základní a střední školy

Webová aplikace TESS Online je jednoduše použitelný program (elektronický systém), tzv. hostovaná elektronická spisová služba pro školy, používaný jako spisová služba ve školství v elektronické podobě.

V aplikaci můžete evidovat úřední dokumenty v elektronické, i listinné podobě, během několika minut. Hledáte-li program (software) na spisovou a archivní službu ve školství, který lze používat jednoduše, a ve kterém budete mít úřední agendu pod kontrolou, jste na správném místě.

Vedení spisové služby v elektronické podobě pro školy je v dnešní digitální době nezbytností. Pro ty, kteří pochybují a stále vedou spisovou službu na škole v podacím deníku, doporučujeme se zajímat o zachování originálů dokumentů e-mailových a datových zpráv. Pouhý tisk elektronických zpráv nestačí. Vést spisovou službu ve školách nadále elektronicky, nese pouze rizika sankcí od oblastního archivu.

Cena přijatelná a od objednávky do spuštění aplikace nemusí uběhnout ani 48 hodin. Je standardem, že si dnes aplikace objednáte, zítra vám ji nastavíme a pozítří již můžete vést úřední dokumenty, díky spisové službě ve škole v aplikaci TESS Online.

 

Spisová a archivní služba TESS Online je vhodná pro malé, i velké školy:

 

Pro vysoké školy je vhodná spisová služba serverového řešení aplikace TESS.

 

Nejdůležitější články o výkonu spisové služby

1. Kdo by měl vykonávat vedoucího spisové služby

2. Náplň práce výkonu spisové služby a vedoucího spisové služby

3. Povinnost vést elektronickou spisovou službu ve škole, na obci a v příspěvkové organizaci

4. Důležitost zachování originálů úředních dokumentů

 

Časté otázky a odpovědi o spisové službě ve školství

Jakou formou má škola povinnost vést spisovou službu?

Jak zkontrolovat výkon spisové služby na škole?

Co musíme jako škola splnit, abychom mohli vést spisovou službu v podacím deníku?

 

Další odkazy

Spisový a skartační řád pro školy vzor 2021 (připravujeme).

Publikace o nakládání s listinnými a digitálními dokumenty ve školství

Výhody TESS Online

Zprovoznění do 24 hodin

V případě, že je zajištěna rychlá součinnost klienta i jeho IT dodavatelů, lze aplikaci zřídit a zprovoznit od objednávky do 24 hodin.

Snadná tvorba a odeslání úředních dokumentů

Aplikace umožňuje snadné a rychlé vytvoření a vypravení úředního dokumentu, který je automaticky opatřen číslem jednacím/číslem spisu. Dokument lze odeslat na jedno kliknutí datovou zprávou, e-mailem nebo vytisknout a odeslat Českou poštou. Agendu úřední práce lze vyřídit v rámci několika jednotek minut.

Uživatelská podpora 8-16

8 hodin 5 dní v týdnu je vám k dispozici uživatelská podpora, která Vám poradí s čímkoli ohledně TESS Online, výkonu spisové služby a archivnictví.

Jednoduchá práce s aplikací

Metodický postup 6ti kroků práce s aplikací zajistí velmi jednoduchý a rychlý příjem, zpracování, odeslání i uložení dokumentů. V sekci videoškolení elektronické spisové služby si těchto šest jednoduchých postupů můžete zhlédnout.

Dostupnost 24/7 online

TESS Online je elektronická spisová služba přístupná z vašeho PC nebo notebooku 24 hodin denně z jakéhokoliv místa s připojením na internet.

Aktivní pomoc při skartačním řízení

Pomůžeme Vám aktivně se skartačním řízením a předáním dokumentů do archivu. Při celém procesu Vám bude telefonicky a online nápomocná technická podpora. TESS Online Vám každý rok bude signalizovat, které dokumenty máte předat do oblastního archivu digitálně a které v listinné podobě.

Tvorba spisového řádu a plánu

V případě potřeby Vám pomůžeme vytvořit spisový řád a plán na míru vaší organizaci včetně správně nastavených úředních lhůt. Jsme od A do Z s Vámi ve všech vašich procesech úředních jednání a souvisejících úředních dokumentů.

Vybrané reference škol

Základní umělecká škola Brno

Z počátku mě zaujaly nabízené služby a samotná aplikace TESS Online na www stránkách. Jakmile jsme se dali do spolupráce, překvapilo mě velmi rychlé zprovoznění aplikace, individuální a lidský přístup, rychlé řešení a okamžité odpovědi na otázky ohledně aplikace. Na webu jsou velmi dobře zpracovaná instruktážní videa - manuál jsem nemusela číst. Aplikace je pro mě velmi přehledná a rychlá. Pro mě byla důležitá možnost pracovat z jakéhokoliv počítače či notebooku a to aplikace splňuje na výbornou. Čeho si cením, tak je technická a uživatelská podpora, která je na velmi vysoké profesní úrovni, zejména si cením lidského přístupu a vysvětlení všech dotazů. Myslím si, že práci s aplikací pochopí hned každý bez nutnosti nějakého osobního školení.

Zuzana Jasinková (odborná pracovnice / metodička)

Základní umělecká škola Brno

Ceník

PROFI
21 700 Kč
ročně s DPH

Elektronická spisová služba
ePodatelna
Datová schránka
Spisovna
Šablony dokumentů
Spisový řád a plán
Podpora on-line a na telefonu
Legislativní podpora (školení, tipy, …)
Přípravy šablon dokumentů
Notifikace do e-mailu
Vlastní přednastavená filtrace
Schvalování dokumentů
Automatizace pomocí nastavení workflow dokumentů
Trénink vedení spisové služby

Doporučeno
STANDARD
14 500 Kč
ročně s DPH

Elektronická spisová služba
ePodatelna
Datová schránka
Spisovna
Šablony dokumentů
Spisový řád a plán
Podpora on-line a na telefonu
Legislativní podpora (školení, tipy, …)
Přípravy šablon dokumentů
Trénink vedení spisové služby

BASIC
10 150 Kč
ročně s DPH

BEZ UŽIVATELSKÉ PODPORY

BEZ TRÉNINKU VEDENÍ SSL

BEZ POMOCI SE SPISOVÝM ŘÁDEM A PLÁNEM

POUZE APLIKACE SPISOVÉ SLUŽBY:

  • Elektronická spisová služba
  • ePodatelna
  • Datová schránka
  • Spisovna
  • Šablony dokumentů