Webová aplikace TESS Online je jednoduše použitelný program (elektronický systém), tzv. hostovaná elektronická spisová služba pro školy, používaný jako spisová služba ve školství v elektronické podobě.
V aplikaci můžete evidovat úřední dokumenty v elektronické, i listinné podobě a to během několika minut. Hledáte-li program (software) na spisovou a archivní službu ve školství, který lze používat jednoduše, a ve kterém budete mít úřední agendu pod kontrolou, jste na správném místě.
Vedení spisové služby v elektronické podobě pro školy je v dnešní digitální době nezbytností. Pro ty, kteří pochybují a stále vedou spisovou službu na škole v podacím deníku, se doporučujeme zajímat o zachování originálů dokumentů e-mailových a datových zpráv. Pouhý tisk elektronických zpráv nestačí. Vést spisovou službu ve školách nadále elektronicky nese riziko sankcí od oblastního archivu.
Cena aplikace je přijatelná a od objednávky do spuštění aplikace nemusí uběhnout ani 48 hodin. Je standardem, že si dnes aplikace objednáte, zítra vám ji nastavíme a pozítří již můžete vést úřední dokumenty, díky spisové službě ve škole v aplikaci TESS Online.
Spisová a archivní služba TESS Online je vhodná pro malé, střední i velké školy:
Pro vysoké školy je vhodná spisová služba serverového řešení aplikace TESS.
1. Kdo by měl vykonávat vedoucího spisové služby
2. Náplň práce výkonu spisové služby a vedoucího spisové služby
3. Povinnost vést elektronickou spisovou službu ve škole, na obci a v příspěvkové organizaci
4. Důležitost zachování originálů úředních dokumentů
Jakou formou má škola povinnost vést spisovou službu?
Jak zkontrolovat výkon spisové služby na škole?
Co musíme jako škola splnit, abychom mohli vést spisovou službu v podacím deníku?
Spisový a skartační řád pro školy vzor 2021 (připravujeme).
Publikace o nakládání s listinnými a digitálními dokumenty ve školství
V případě, že je zajištěna rychlá součinnost klienta i jeho IT dodavatelů, lze aplikaci zřídit a zprovoznit od objednávky do 24 hodin.
Aplikace umožňuje snadné a rychlé vytvoření a vypravení úředního dokumentu, který je automaticky opatřen číslem jednacím/číslem spisu. Dokument lze odeslat na jedno kliknutí datovou zprávou, e-mailem nebo vytisknout a odeslat Českou poštou. Agendu úřední práce lze vyřídit v rámci několika jednotek minut.
8 hodin 5 dní v týdnu je vám k dispozici uživatelská podpora, která Vám poradí s čímkoli ohledně TESS Online, výkonu spisové služby a archivnictví.
Metodický postup 6ti kroků práce s aplikací zajistí velmi jednoduchý a rychlý příjem, zpracování, odeslání i uložení dokumentů. V sekci videoškolení elektronické spisové služby si těchto šest jednoduchých postupů můžete zhlédnout.
TESS Online je elektronická spisová služba přístupná z vašeho PC nebo notebooku 24 hodin denně z jakéhokoliv místa s připojením na internet.
Pomůžeme Vám aktivně se skartačním řízením a předáním dokumentů do archivu. Při celém procesu Vám bude telefonicky a online nápomocná technická podpora. TESS Online Vám každý rok bude signalizovat, které dokumenty máte předat do oblastního archivu digitálně a které v listinné podobě.
V případě potřeby Vám pomůžeme vytvořit spisový řád a plán na míru vaší organizaci včetně správně nastavených úředních lhůt. Jsme od A do Z s Vámi ve všech vašich procesech úředních jednání a souvisejících úředních dokumentů.
Z počátku mě zaujaly nabízené služby a samotná aplikace TESS Online na www stránkách. Jakmile jsme se dali do spolupráce, překvapilo mě velmi rychlé zprovoznění aplikace, individuální a lidský přístup, rychlé řešení a okamžité odpovědi na otázky ohledně aplikace. Na webu jsou velmi dobře zpracovaná instruktážní videa - manuál jsem nemusela číst. Aplikace je pro mě velmi přehledná a rychlá. Pro mě byla důležitá možnost pracovat z jakéhokoliv počítače či notebooku a to aplikace splňuje na výbornou. Čeho si cením, tak je technická a uživatelská podpora, která je na velmi vysoké profesní úrovni, zejména si cením lidského přístupu a vysvětlení všech dotazů. Myslím si, že práci s aplikací pochopí hned každý bez nutnosti nějakého osobního školení.
Zuzana Jasinková (odborná pracovnice / metodička)
Základní umělecká škola Brno
Elektronická spisová služba
ePodatelna
Datová schránka
Spisovna
Šablony dokumentů
Spisový řád a plán
Podpora on-line a na telefonu
Legislativní podpora (školení, tipy, …)
Přípravy šablon dokumentů
Notifikace do e-mailu
Vlastní přednastavená filtrace
Schvalování dokumentů
Automatizace pomocí nastavení workflow dokumentů
Trénink vedení spisové služby