Výkon, vedení spisové služby, se řídí třemi základními předpisy:
Tyto předpisy udávají metodiku vedení spisové služby, tj. správy úředních dokumentů, v organizacích veřejné správy: obce, školy a ostatní příspěvkové organizace, nebo úřady. Na základě těchto předpisů organizace tvoří svou vnitřní směrnici vedení spisové služby, tj. spisový řád a jeho přílohu spisový plán.
Spisový řád a plán má za úkol definovat, jak se má zacházet s dokumenty, které se vztahují k úředním jednáním organizace, a jejich životním cyklem od počátku příjmu dokumentu, či odeslání dokumentu, až po jeho vstup do skartačního řízení a předání oblastnímu archivu k trvalému uložení.
Zásadní směrnicí pro řádné vedení spisové služby, je spisový plán. Ten plní roli seznamu druhů úředních dokumentů a jednoduše určuje, kdy který typ dokumentu, nebo spisu, bude při skartačním řízení archivován nebo skartován. Alfa a omega správy dokumentů je tedy mít dobře zpracovaný spisový řád a vhodný způsob evidence v podacím deníku, anebo lépe v elektronickém systému spisové služby.