Výkon spisové služby, metodika, směrnice a předpisy

Výkon (vedení) spisové služby, se řídí třemi základními předpisy:

1. Zákon o archivnictví a spisové službě a o změně některých zákonů – zákon č. 499/2004 Sb. (účinnost od 1. 1. 2005)
2. Vyhláška, kterou se mění vyhlášky provádějící zákon o archivnictví a spisové službě – vyhláška č. 85/2019 Sb. (účinnost od 01. 7. 2019)
3. Národním standardem elektronických systémů spisových služeb (NSESSS) – platí pro organizace, které vykonávají spisovou službu v aplikaci (účinnost od srpna 2017)

Tyto předpisy udávají metodiku vedení spisové služby, tj. správy úředních dokumentů, v organizacích veřejné správy: v obcích, na obecních úřadech, ve školách a v ostatních příspěvkových organizacích, nebo na úřadech. Na základě těchto předpisů organizace tvoří svou vnitřní směrnici pro vedení spisové služby, tj. spisový řád, a jeho přílohu spisový plán.

Spisový řád a plán má za úkol definovat, jak se má zacházet s dokumenty, které se vztahují k úředním jednáním organizace, a jejich životní cyklus od počátku příjmu dokumentu, či odeslání dokumentu, až po jeho vstup do skartačního řízení a předání oblastnímu archivu k trvalému uložení.

Zásadní směrnicí pro řádné vedení spisové služby, je spisový plán. Ten plní roli seznamu druhů úředních dokumentů a jednoduše určuje, kdy který typ dokumentu, nebo spisu, bude při skartačním řízení archivován, nebo skartován. Alfa a omega správy dokumentů je tedy mít dobře zpracovaný spisový řád a vhodný způsob evidence v podacím deníku, a nebo lépe v elektronickém systému spisové služby jakou je aplikace TESS Online.

Nejdůležitější články o výkonu spisové služby

1. Kdo by měl vykonávat vedoucího spisové služby

2. Náplň práce výkonu spisové služby a vedoucího spisové služby

3. Povinnost vést elektronickou spisovou službu ve škole, na obci a v příspěvkové organizaci

4. Důležitost zachování originálů úředních dokumentů