Výkon spisové služby, metodika, směrnice a předpisy

Výkon, vedení spisové služby, se řídí třemi základními předpisy:

1. Zákon o archivnictví a spisové službě a o změně některých zákonů – zákon č. 499/2004 Sb. (účinnost od 01.01.2005)
2. Vyhláška, kterou se mění vyhlášky provádějící zákon o archivnictví a spisové službě – vyhláška č. 85/2019 Sb. (účinnost od 01.07.2019)
3. Národním standardem elektronických systémů spisových služeb (NSESSS) – platí pro organizace, které vykonávají spisovou službu v aplikaci (účinnost od srpen 2017)

Tyto předpisy udávají metodiku vedení spisové služby, tj. správy úředních dokumentů, v organizacích veřejné správy: obce, školy a ostatní příspěvkové organizace, nebo úřady. Na základě těchto předpisů organizace tvoří svou vnitřní směrnici vedení spisové služby, tj. spisový řád a jeho přílohu spisový plán.

Spisový řád a plán má za úkol definovat, jak se má zacházet s dokumenty, které se vztahují k úředním jednáním organizace, a jejich životním cyklem od počátku příjmu dokumentu, či odeslání dokumentu, až po jeho vstup do skartačního řízení a předání oblastnímu archivu k trvalému uložení.

Zásadní směrnicí pro řádné vedení spisové služby, je spisový plán. Ten plní roli seznamu druhů úředních dokumentů a jednoduše určuje, kdy který typ dokumentu, nebo spisu, bude při skartačním řízení archivován nebo skartován. Alfa a omega správy dokumentů je tedy mít dobře zpracovaný spisový řád a vhodný způsob evidence v podacím deníku, anebo lépe v elektronickém systému spisové služby.