T-MAPY | Kontaktujte nás

Originál úředního dokumentu

Originalita dokumentu jednoduše spočívá v tom, jak dokument vznikl. Vznikl-li dokument jako papír, je originálem papír. Pokud vznikl dokument elektronicky v PC, je jeho originálem elektronický záznam. Originálem digitálního dokumentu je zdrojový soubor ve formátu, ve kterém jste jej do organizace přijali. Datová zpráva má formát „.zfo“ a další formáty souborů, které obsahuje příloha zprávy. E-mailová zpráva má formát „.eml“ nebo „.msg“ a též další formáty souborů, které jsou obsaženy v příloze zprávy.

Pracovník zodpovědný za vedení spisové služby musí evidovat, uchovávat a nakonec předávat do okresního archivu při skartačním řízení pouze originály úředních dokumentů.

Běžná, ale špatná praxe

V praxi implementace elektronické spisové služby se často ptáme v organizacích na začátku spolupráce otázku: „Jak uchováváte datové a e-mailové zprávy?“ Dostáváme převážně odpovědi: „My si datovky a emaily jednoduše tiskneme!“ Digitální dokumenty ale nelze jednoduše vytisknout na papír a předpokládat, že se jedná o originály dokumentů. Jedná se pak o irelevantní kopie, které archiv při předávání při skartačním řízení odmítne a má za povinnost dát organizaci pokutu.

Zpracování digitálních úředních dokumentů

Existují dvě varianty vedení spisové služby, jedna jednodušší a jedna složitější. Budoucnost spisové služby nahrává digitalizaci. Pojďme si srovnat oba přístupy ve vedení spisové služby.

Podací deník

Pokud vedete spisovou službu v podacím deníku, je naprosto nutné, abyste datové a e-mailové zprávy úředního charakteru převáděli z digitálních originálů do analogových (papírových) pomocí autorizované konverze v Czech pointu. Jednoduše vyrobíte z digitálních originálů dokumentů analogové a můžete mít vše nadále v šanonech v papírové podobě. V takovém případě naplníte dosavadní znění legislativy o spisové službě a zajistíte tím, že za několik let předáte úřední dokumenty ke skartaci nebo archivaci řádně, jak zákon určuje.

Elektronická spisová služba

Vedení spisové služby v elektronickém systému spisové služby má tu velkou výhodu, že digitální dokumenty zůstávají originály v digitální podobě a nemáte s nimi již žádnou další práci. Jak dokumenty e-mailů a datových zpráv v aplikaci zaevidujete, tak zůstanou až do předání archivu. Zároveň při skartačním řízení vám aplikace usnadní předávání dokumentů do archivu, jelikož nebudete muset hledat digitální dokumenty v šanonech v papírové podobě, ale pouze si v aplikaci vygenerujete data digitálních dokumentů v tzv. SIP balíčku. Zjednodušeně řečeno, aplikace Vám vytvoří jeden ZIP soubor a ten předáte okresnímu archivu.