fbpx
T-MAPY | Kontaktujte nás

Vedení spisové služby ve škole v elektronické podobě

Výkon spisové služby v elektronické podobě na škole ulehčí spoustu práce a řeší též běžnou ztrátu originality elektronických dokumentů, které škola přijímá skrze e-mailovou a datovou schránku. Více o problematice zachování originality digitálních dokumentů naleznete v článku Originál úředního dokumentu.

Propojení s e-mailovou a datovou schránkou

Elektronický systém spisové služby, jako je hostovaná aplikace TESS Online, umožňuje spojení s datovou (ISDS) a e-mailovou schránkou, které slouží jako elektronické podatelny. Aplikace načítá z těchto schránek zdrojové soubory ZFO, MSG a EML, včetně příloh zpráv PDF, XLSX, DOCX a zakládá záznamy  dokumentů, které automaticky označuje čísly jednacími. Zakládání záznamů datových zpráv lze nastavit automatizovaně, nebo ponechat založení ruční. V obou případech je zajištěno, že originály digitálních úředních dokumentů jsou zcela zálohovány (není třeba platit v Mojedatovaschranka.cz datový trezor) a jejich správné vedení z hlediska výkonu spisové služby.

 

Doporučujeme:

Povinnost školy vést elektronickou spisovou službu

Kontrola spisové služby na škole