Přechod z listinné do elektronické spisové služby TESS Online

V tomto krátkém pojednání se budeme zabývat postupem a průběhem zavedení, zřízení, nasazení, nebo-li implementací elektronické spisové služby – přechodem z listinné spisové služby (knihy pošty, podacího deníku) na elektronický systém spisové služby TESS Online ve struktuře podniku. Jak to vše probíhá:

1. Vytvoříme dohodu o poskytování hostované elektronické spisové služby TESS Online. Vzor dohody si lze prohlédnout zde.
2. Nastavíme aplikaci (1-2 dny)
   • propojíme datovou schránkou a schránku e-mailu, který bude sloužit jako elektronická podatelna,
   • vytvoříme strukturu organizace,
   • nastavíme uživatele organizace a jejich role a oprávnění,
   • definujeme tvar čísla jednacího (příklad: OB/123/2021) a JID – jednoznačný identifikátor,
   • implementujeme spisový plán v případě, že nebudete chtít používat náš vzorový – máme připravený spisový plán pro obce a školy,
3. Zaškolíme Vás a vaše pracovníky pomocí videí a případně také vzdálenou prezentací.
4. Projdete několik dní testovacím režimem, nebo můžete aplikaci rovnou používat v ostrém provozu.

Jak dlouho trvá přechod na elektronický systém spisové služby?

Jak vidíte, od objednávky do zavedení elektronické spisové služby nemusí uběhnout ani 24 hodin.

Otázky a odpovědi – přechod z podacího deníku do elektronické spisové služby

Kdy má smysl spustit program spisové služby, když pracujeme v podacím deníku (knize došlé a odeslané pošty)? Na začátku roku? V pololetí? Na začátku školního roku?

Vůbec na tom nezáleží. Přechod na elektronickou spisovou službu lze provést klidně zítra. To důležité je pokračovat následným pořadovým číslem v čísle jednacím posledního záznamu v podacím deníku. Především na přechod nečekejte, pokud ztrácíte originály úředních dokumentů v digitální podobě.

Co k zavedení elektronické spisové služby potřebujeme?

Předně potřebujete vedoucího spisové služby (běžně se označuje jako metodik, nebo referent spisosové služby), pracovníka, který bude chápat svou roli, kterou popisujeme v článku O čem je spisová služba. Ten bude potřebovat podporu vedoucího organizace. Někdy to bývá jedna a tatáž osoba, viz článek Vedoucí (referent) spisové služby. Poté je třeba sestavit spisový řád a plán. Spisový řád Vám dodáme vzorový. Bude stačit, když ho vyplníte. Spisový plán Vám dodáme pouze v případě, že budete používat náš vzorový. Vzory však máme pouze pro školy, obce a města. Dále je třeba mít připravené přístupy k datové schránce a schránce e-mailu, který bude sloužit jako elektronická podatelna, viz výše postup zavedení programu spisové služby.

Jaké jsou technické požadavky pro zřízení elektronické spisové služby TESS Online?

Spisová služba vedená v elektronickém systému TESS Online nemá na původce žádné technické požadavky. Veškerý hardware a software je spravován v datacentru společnosti T-MAPY spol. s r.o., tedy veškerá technika je již součástí dodávky hostované aplikace TESS Online. Data jsou šifrována, zálohována a při příjmu digitální pošty je kontrolována přítomnost počítačových virů.