Implementace elektronické spisové služby

V tomto krátkém pojednání se budeme zabývat postupem a průběhem nasazení, zavedení, zřízení a implementací elektronické spisové služby TESS Online ve struktuře podniku.

1. Vytvoříme dohodu o poskytování hostované elektronické spisové služby TESS Online.
2. Nastavíme aplikaci (1-2 dny)
   • propojíme datovou schránkou a e-mail, který bude sloužit jako elektronická podatelna,
   • nastavíme uživatele a jejich oprávnění,
   • vytvoříme strukturu organizace,
   • definujeme tvar čísla jednacího (příklad: OB/123/2021) a JID (jednoznačného identifikátoru),
   • implementujeme spisový plán v případě, že nebudete chtít používat náš vzorový – máme připravený spisový plán pro obce a školy.
3. Projdete několik dní testovacím režimem, nebo můžete aplikaci rovnou používat.

Otázky a odpovědi – přechod z podacího deníku do elektronické spisové služby

Kdy má smysl spustit program spisové služby, když pracujeme v podacím deníku (knize došlé a odeslané pošty)? Na začátku roku? V pololetí? Na začátku školního roku?

Vůbec na tom nezáleží. Přechod na elektronickou spisovou službu lze provést klidně zítra. To důležité je pokračovat následným pořadovým číslem v čísle jednacím posledního záznamu v podacím deníku. Především na přechod nečekejte, pokud ztrácíte originály úředních dokumentů v digitální podobě.

Co k tomu potřebujeme mít předem vyřešené?

Spisový řád a plán. Spisový řád Vám dodáme. Spisový plán pouze v případě, že budete používat náš vzorový. Dále je třeba mít připravené přístupy k datové schránce a e-mailu, který bude sloužit jako elektronická podatelna, viz výše postup zavedení programu spisové služby. Ostatní je víceméně nepodstatné. A ano, je to vážně tak moc jednoduché, přejít na elektronickou spisovou službu.

Jaké jsou technické požadavky pro zřízení elektronické spisové služby TESS Online?

Spisová služba vedená v elektronickém systému TESS Online nemá na původce žádné technické požadavky. Veškerý hardware a software je spravován v datacentru společnosti T-MAPY spol. s r.o., tedy veškerá technika je již součástí dodávky hostované aplikace TESS Online. Data jsou šifrována, zálohována a při příjmu digitální pošty je kontrolována přítomnost počítačových virů.