V tomto krátkém pojednání se budeme zabývat postupem a průběhem nasazení, zavedení, zřízení a implementací elektronické spisové služby TESS Online ve struktuře podniku.
Kdy má smysl spustit program spisové služby, když pracujeme v podacím deníku (knize došlé a odeslané pošty)? Na začátku roku? V pololetí? Na začátku školního roku?
Vůbec na tom nezáleží. Přechod na elektronickou spisovou službu lze provést klidně zítra. To důležité je pokračovat následným pořadovým číslem v čísle jednacím posledního záznamu v podacím deníku. Především na přechod nečekejte, pokud ztrácíte originály úředních dokumentů v digitální podobě.
Co k tomu potřebujeme mít předem vyřešené?
Spisový řád a plán. Spisový řád Vám dodáme. Spisový plán pouze v případě, že budete používat náš vzorový. Dále je třeba mít připravené přístupy k datové schránce a e-mailu, který bude sloužit jako elektronická podatelna, viz výše postup zavedení programu spisové služby. Ostatní je víceméně nepodstatné. A ano, je to vážně tak moc jednoduché, přejít na elektronickou spisovou službu.
Jaké jsou technické požadavky pro zřízení elektronické spisové služby TESS Online?
Spisová služba vedená v elektronickém systému TESS Online nemá na původce žádné technické požadavky. Veškerý hardware a software je spravován v datacentru společnosti T-MAPY spol. s r.o., tedy veškerá technika je již součástí dodávky hostované aplikace TESS Online. Data jsou šifrována, zálohována a při příjmu digitální pošty je kontrolována přítomnost počítačových virů.