O čem je spisová služba pro malé a středně velké organizace

David Dobrovolný,
Počet zhlédnutí: 3184 x
O čem je spisová služba pro malé a středně velké organizace

V tomto článku si popíšeme, co vše obnáší práce se spisovou službou ve škole, na obci, nebo menší organizaci veřejné správy a to zejména z pohledu vedení elektronické spisové služby (tj. spisová služba vedená v elektronickém systému spisové služby). Článek věnuji předně těm, kteří mají na starosti úřední administrativu organizace a správu dokumentů a spisů, tj. výkon spisové služby a také jejich ředitelům/ředitelkám, starostům/starostkám i ostatním vedoucím veřejných institucí, kteří hledají odpověď na otázku, „O čem ta spisová služba vlastně je?“

Informace jsou aktualizovány vůči novele zákona o archivnictví a spisové službě z roku 2022/23.

V tomto článku se nebudeme zabývat vedením spisové služby na městském úřadě nebo ve větších organizacích, které mají více oddělení a desítky zaměstnanců. Tyto organizace totiž pro výkon spisové služby mají úplně jiný potřebný rozpočet a je u nich v první řadě potřeba analyzovat agenda úřední práce a s ní související příchozí, odchozí a vlastní dokumenty organizace a spisy, které je nutné pro přehlednost všech agend vést.

Také Vás nebudeme strašit, jako to je obecně platné pro konzultanty dodávající služby do veřejného sektoru.

Co ale budeme, je, zabývat se elektronickou spisovou službou u menších a středně velkých veřejných organizací, které nákladnou proceduru analýzy výkonu spisové služby nemusejí podstupovat a které na základě svého rozpočtu a velikosti, mohou přistupovat k nastavení spisové služby mnohem jednodušeji a trochu více selským rozumem, než pouze legislativními normami – případně také agilně (průběžně, jak se pracovníci budou výkon elektronické spisové služby učit v ostrém provozu).

Začneme však úplným základem. Bez něho je výkon spisové služby, nejen v elektronické podobě, v podstatě nemožný.

Tři předpoklady pro jednoduchou spisovou službu

Řádně vykonávat spisovou službu může být jednoduché za určitých předpokladů. Základem pro to jsou tři následující oblasti.

  1. Pro uživatele použitelný informační systém elektronické spisové služby

    • Potřebujete používat aplikaci a vést elektronickou spisovou službu v softwaru, který je nejen legislativně správně, ale především, který je přívětivý k uživatelům a kopíruje práci s úředními dokumenty ve vaší organizaci. V aplikaci, která je opravdu použitelná a umožňuje například digitalizovat jednoduše mobilem nebo tabletem, a která poskytuje i další nezbytné funkce a výhody, které ale legislativa neurčuje.
  2. Kompetentní vedoucí spisové služby

    • Pak je rozumné dát na starosti spisovou službu v organizaci osobě, která je pro tuto práci kompetentní, jehož administrativa baví a má k takové práci přirozené předpoklady. Více o tom v článku Kdo by měl být vedoucím spisové služby.
  3. Znalost spisové služby

    • Vedoucí spisové služby musí znát legislativu a všichni ostatní pracovníci umět alespoň základy spisové služby, tj. zpracování sobě přiřazených dokumentů, vytváření spisů (zejména vedoucí oddělení) a zakládání dokumentů do spisů. Všichni zaměstnanci by pak měli umět odpovědět na otázku „Proč je třeba se starat o státní/úřední dokumenty a co je cílem spisové služby jako celku?“ Pokud jsou tyto základy pochopeny, je spisová služba (nejen v elektronické podobě) spravována řádně a především, to pokládáme za ještě důležitější, zaměstnanci se s agendou této práce pracovně i osobně ztotožňují.

Kompletní servis elektronické spisové služby s TESS Online

Při provozu elektronické spisové služby TESS Online, si náš klient kupuje nejen software, ale také podporu/pomoc pro vedoucího spisové služby a stálý rozvoj návodů a znalostí o výkonu elektronické spisové služby ve své organizaci. Je možné si též objednat osobní školení a pomoc s metodikou výkonu spisové služby, které ovšem není v rámci ceny aplikace.

Základy spisové služby, aneb co je spisová služba v praxi

V sekci Návody, naleznete ukázky práce s aplikací TESS Online, a co je elektronická spisová služba v praxi, ve výukovém programu Výkon spisové služby a metodika.

Doporučujeme: Projděte si tento pro základní představu důležitý výukový program a seznamte se s procesy životního cyklu dokumentů/spisů, které v organizace spravujete. Bude vám poté zřejmé, co je elektronická spisová služba zač a proč je aplikace TESS Online jednoduše použitelný program pro práci s úředními dokumenty, který chcete používat.

Reference

Obec Bezděkov
Obec Bezděkov

S elektronickou spisovou službou TESS Online jsem velmi spokojená. Zaškolení práce s aplikací proběhlo jednoduchou a dobře srozumitelnou vzdálenou prezentací. Zprovoznění aplikace pak bylo rychlé a snadné. Následná podpora od T-MAPY je uživatelsky i technicky bezproblémová a funkční. Samotná práce s aplikací je pro mě komfortní.

Ivana Mudruňková

administrativní pracovnice

ZŠ a MŠ Praha 5 – Smíchov, U Santošky
ZŠ a MŠ Praha 5 – Smíchov, U Santošky

Spisová služba je zákonem daná nezbytnost a upravuje ji řada předpisů. Z tohoto důvodu jsem začala pro naši školu hledat vhodnou spisovou službu, která bude přehledná, ucelená a bude vyhovovat našim požadavkům. Jednoznačně vyhrála služba TESS Online. Jedná se o ucelený informační systém, který řeší problematiku průběhu zpracování dokumentů na podatelně, výpravně a organizačních jednotkách naší školy. Služba TESS Online pokrývá veškeré činnosti spojené s evidencí došlých i vlastních dokumentů, s přidělováním jednacích čísel, předáváním dokumentů mezi jednotlivými útvary a zaměstnanci, vytváření spisů, jejich zpracováním a následně i skartováním nebo ukládáním do archivu. Technická podpora pracuje spolehlivě, řešení nastavení a pomoci funguje výborně. Jednoznačně tuto službu doporučuji.

Dagmar Redlová

sekretářka ředitelky

Institut lázeňství a balneologie v. v. i.
Institut lázeňství a balneologie v. v. i.

Vážení,
Ráda bych vám touto cestou poděkovala za pomoc při řešení vedení spisové služby v elektronické podobě. Veřejné výzkumné instituce mají povinnost vedení spisové služby ze zákona a při mém nástupu do nového zaměstnání bylo hlavním úkolem zavedení elektronické spisové služby. Není jednoduché se zorientovat v internetových nabídkách, tak jsem na doporučení státní instituce, která vaši aplikaci používá, zkontaktovala vaší společnost, kde byli velice ochotní a vstřícní. Obratem jsme obdrželi cenovou nabídku, pomoc s výběrem varianty aplikace pro naše podmínky a podklady potřebnými ke zprovoznění spisové služby. Aplikaci jsme si mohli vyzkoušet, školení a konzultace online formou videohovorů byly velice nápomocné při počátečním vkládání dokumentů, ale není náročné se s aplikací naučit pracovat. Když je přeci jenom potřeba s něčím poradit, mohu se na vás kdykoli obrátit, technická podpora a spolupráce s vaší firmou je bez problémů. Určitě bych vaši aplikaci TESS online doporučila dalším zájemcům, nemusí se ničeho obávat a mohou se spolehnout na vaši pomoc a spolupráci. Děkuji za spolupráci.

Rita Háseová

administrativní pracovník

Centrum sociálních služeb Hrabyně
Centrum sociálních služeb Hrabyně

Spisovou službu Tess Online jsem si vybrala průzkumem trhu na webu ze čtyř spisovek, jelikož se zrovna tato jevila pro naši organizaci přehledná a pro ovládání snadná. Zprovoznění aplikace proběhlo dálkově a taktéž zaškolení a práci s aplikací jsem byla schopna zvládnout prostřednictvím videí na stránkách poskytovatele a z dostupných návodů. Veškerý problém s aplikací je prostřednictvím telefonické podpory řešen téměř během několika hodin. Přeji společnosti T-mapy hodně zdárných softwarů a aplikací pro pohodlí nás uživatelů.

Petra Chromá

asistentka ředitelky

ZŠ a MŠ Horní Město
ZŠ a MŠ Horní Město

Aplikace TESS Online mě zaujala svou přehledností, zpracováním a v neposlední řadě také příznivou cenou. Aplikace rozhodně splnila mé očekávání, je využitelná nejen v praxi malé organizace. Naučit se s aplikací pracovat nebylo náročné, v případě nejasností je k dispozici stálá technická podpora formou videí a manuálů, případně osobní, telefonická nebo elektronická podpora pracovníka firmy T-MAPY. Spolupráce s touto firmou je na velmi dobré úrovni.

Mgr. Jana Kulhánková

ředitelka

Léčebna dlouhodobě nemocných Praha 6

Aplikace TESS Online splnila veškerá naše očekávání a jsme s ní velice spokojeni. Je velice přehledná, dobře se v ní orientuje a je snadná na ovládání. Skvěle funguje napojení datové schránky i e-podatelny. Tuto aplikaci vřele doporučujeme všem organizacím, které chtějí mít přehlednou a snadno ovladatelnou spisovou službu. Na webu jsou velmi dobře zpracovaná videa, na základě kterých jsme velice dobře pochopili, jak s aplikací pracovat. Spolupráce i technická podpora ze strany společnosti T-MAPY byla naprosto dokonalá, a navíc si i velmi ceníme fantastického lidského přístupu. Veškeré naše doplňující dotazy byly obratem zodpovězeny buď telefonicky nebo prostřednictvím e-mailové korespondence.

Iveta Krumlová

asistentka ředitelky

Dům dětí a mládeže Šternberk
Dům dětí a mládeže Šternberk

Aplikaci TESS Online jsme si vybrali na základě návodného videa, které jednoduše a srozumitelně vysvětluje obsluhu SW. Oproti jiným aplikacím, které vybízeli nejdříve ke kontaktování distributora, tady bylo ihned zřejmé, co dodavatel nabízí a prodává. S programem jsme se naučili zacházet právě pomocí videí a velmi dobře zpracované metodické příručky. Několik málo dotazů, které jsme vznesli, měly rychlou a jasnou odpověď. Komunikace probíhá celkově na velmi dobré úrovni. Dodavatel byl ochoten poskytnout vzorové podklady k nastavení systému a projevil nebývalou vstřícnost s organizací, která nemá svého vlastního IT technika. Aplikaci doporučujeme všem, kteří se bojí povinnosti elektronické spisové služby. S TESS Online je to o hodně snazší.

Jana Birdáčová

ekonomka a metodička spisové služby

Centrum sociálních služeb pro osoby se zrakovým postižením v Brně-Chrlicích
Centrum sociálních služeb pro osoby se zrakovým postižením v Brně-Chrlicích

Aplikaci spisové služby TESS online jsem vybrala mimo jiné na základě doporučení kolegyně z CSS Hrabyně. Oceňuji osobní a velmi vstřícný přístup společnosti T-Mapy při řešení problémů s aplikací a také snadná a srozumitelná videa s návodem jak aplikaci používat, která jsou k dispozici zdarma na webových stránkách společnosti. Zaujala mě především srozumitelnost aplikace a možnost vyzkoušet aplikaci bezplatně v demo verzi. S online aplikací jsem velmi spokojená.

Andrea Bartošová

pracovník vztahů k veřejnosti, asistentka

Základní umělecká škola Brno
Základní umělecká škola Brno

Z počátku mě zaujaly nabízené služby a samotná aplikace TESS Online na www stránkách. Jakmile jsme se dali do spolupráce, překvapilo mě velmi rychlé zprovoznění aplikace, individuální a lidský přístup, rychlé řešení a okamžité odpovědi na otázky ohledně aplikace. Na webu jsou velmi dobře zpracovaná instruktážní videa - manuál jsem nemusela číst. Aplikace je pro mě velmi přehledná a rychlá. Pro mě byla důležitá možnost pracovat z jakéhokoliv počítače či notebooku a to aplikace splňuje na výbornou. Čeho si cením, tak je technická a uživatelská podpora, která je na velmi vysoké profesní úrovni, zejména si cením lidského přístupu a vysvětlení všech dotazů. Myslím si, že práci s aplikací pochopí hned každý bez nutnosti nějakého osobního školení.

Zuzana Jasinková

odborná pracovnice / metodička

Základní škola a Mateřská škola, Lhota pod Libčany
Základní škola a Mateřská škola, Lhota pod Libčany

Aplikace je uživatelsky nenáročná, vcelku lehce pochopitelná, stačí běžná uživatelská počítačová znalost. Školení pro práci s aplikací včetně příručky nebo videonávodů jsou z pohledu proškolení zcela dostačující. Technická podpora je spolehlivá. Aplikace splnila naše očekávání – zajistí vše v souladu se zákony. Člověk nemusí hledat spisové znaky a s tím související skartační lhůty – aplikace veškeré informace obsahuje. Velká výhoda online je v přístupu do aplikace, kdekoliv a kdykoliv s libovolným počtem uživatelů, kteří aplikaci mohou používat.

Mgr. Veronika Dohnalová

sekretářka ředitelky

ZŠ Hučák, Hradec Králové
ZŠ Hučák, Hradec Králové

Rozhodující ve výběru aplikace byla cloudová verze, tedy přístup odkudkoli, což možnosti zúžilo. Při osloveni jednotlivých poskytovatelů byla Tess on-line významně vpředu svým lidským přístupem a maximální otevřeností. Pan Dobrovolný byl od počátku velmi vstřícný, poskytoval mi validní informace a celým procesem mě provází s naprostou precizností. Spisová služba pro mě byla něco úplně nového, samozřejmě, obava z pochopení celé problematiky zde byla, ale jak jsem psala výše, technická pomoc ze strany Tess a hlavně pana Dobrovolného je skvělá, nedílnou součástí z jeho strany bylo i opakované ujištění, že celým procesem projdu hladce. Veškeré dotazy mi byly zodpovězeny obratem a detailně. V tuto chvíli s aplikaci pracuji 4 měsíce a lze říci, že princip aplikace chápu dobře, občas narazím na něco nového, ještě nepoznaného, ale vzhledem k dosavadním zkušenostem dokážu celkem pružně reagovat. Myslím, že spisová služba znamená výraznou úsporu času, přehled o dokumentaci celé organizace, do budoucna výrazné omezení papírové formy, což je smyslem práce v každé kanceláři. Vzhledem k tomu, že kancelářské pozice jsou většinou obsazeny ženami, je lidský a chápající přístup velmi důležitý a Tess, jako jedna z mála firem, má tvář, víte, že na druhé straně telefonu sedí konkrétní osoba, která vás zná a vy znáte ji, v našem případě pan Dobrovolný. Upřímně píší, že jsem naprosto spokojená s výběrem aplikace a když mám možnost, tak Tess vždy doporučuji.

Kateřina Asqar

metodička spisové služby

Základní umělecké školy Jaroslava Kvapila Brno
Základní umělecké školy Jaroslava Kvapila Brno

Aplikaci TESS Online jsem si vybrala z důvodu doporučení od kolegyně z jiné ZUŠ. Při zjišťování informací na webu firmy T-MAPY a podrobných videoukázek jsem se rozhodla definitivně. Aplikace TESS Online je velmi intuitivní. V době, kdy se administrativa navyšuje ze všech stran, je velmi příjemné učit se něco nového podle jednoduchého a stručného manuálu. Evidence v programu je velmi rychlá a snadná. Napojení na e-mailovou poštu a datovou schránku bylo velmi rychlé. Mám srovnání s celkem třemi různými evidencemi spisové služby v elektronickém systému a vždy byly nějaké problémy, ať už s chybami v systémech, zprovoznění, složitost při různých úkonech a nakonec i s podporou. U TESS Online je technická podpora vždy nápomocná ihned a vše vyřeší obratem. Aplikace TESS Online předčila mé očekávání ve všech směrech. Rozhodně doporučuji!

Alexandra Žižková

asistentka ředitelky

Odběr novinek

Odebírejte novinky ze světa elektronické spisové služby a legislativy s ní spojené
Odesílám..
Využíváme soubory cookies!
Aby náš web fungoval přesně tak, jak má, využíváme soubory cookies, které zpracováváme podle zásad ochrany osobních údajů. Další informace o využití cookies souborů naleznete zde.