Řádně vykonávat spisovou službu může být jednoduché. Spisová služba může a měla by pomáhat mít veškeré úřední dokumenty pod kontrolou. Elektronická spisová služba, oproti listinné formě, hlídá veškeré úřední lhůty, správnost vyřízení dokumentů, uzavření dokumentů a spisů, uložení dokumentů a spisů do spisovny/registratury a následné předání archiválií do oblastního archivu a likvidaci vyřazených dokumentů při skartačním řízení.
Správa spisové služby však může přinášet zbytečné útrapy a nakonec problémy při skartačním řízení, kdy je třeba úřední dokumenty předat do archivu. Vše záleží na postoji vedoucího organizace (ředitele, starosty) a jeho administrativních pracovníků.
Tento článek věnuji právě Vám, kteří máte na starosti úřední dokumenty. Dokumenty vlastněné státem, který se je snaží spravovat, leč nezdařile, svým zákonem o archivnictví a spisové službě.
Práce se spisovou službou
Co obnáší práce s úředními dokumenty, tzv. spisová služba:
1. Výběr vedoucího spisové služby
Nejdůležitější volbou je, kdo bude výkon spisové služby v organizaci vést. Doporučuji si přečíst článek Vedoucí spisové služby na obci, ve škole, nebo příspěvkové organizaci – článek je vhodný jak pro vedoucího organizace, tak pro vedoucího spisové služby. Výběr vedoucího spisové služby je klíčovým prvkem, jak bude v organizaci nakládáno s úředními dokumenty.
2. Příprava spisového a skartačního řádu
„Na počátku byl spisový a skartační řád a jeho součástí spisový plán.“ Jednoduše je třeba vytvořit noty, jak budete nakládat s úředními dokumenty v organizaci a určit spisovým plánem, co se s jakým dokumentem stane po uplynutí určité doby – zda bude trvale zničen, nebo předán k trvalému uložení do oblastního archivu a národního digitálního archivu (digitální dokumenty).
- Součástí hostované elektronické spisové služby TESS Online, je dodání spisového řádu a plánu pro školy, obce a některé příspěvkové organizace (sociální služby). Aktivně pomáháme s tvorbou vnitřních směrnic spisové služby.
3. Vedení spisové služby
Vedoucí spisové služby má na starosti tyto úkony:
- příjem pošty (listinné a digitální),
- evidence pošty pod čísla jednací v podacím deníku, nebo v elektronickém systému spisové služby,
- řádné vyznačování čísel jednacích na listinné dokumenty a spisy (šanony a složky v nich),
- rozřazování pošty zpracovatelům, případně přímé zpracování dokumentů,
- vyřizování dokumentů a spisů,
- uzavírání dokumentů a spisů,
- ukládání dokumentů a spisů do spisovny.
- V malých organizacích je nejlepším řešením, aby vedoucí spisové služby řešil veškeré procesy spojené se spisovou službou. Množství pošty to umožňuje a zároveň ne všichni pracovníci jsou ochotní vykonávat svou roli zpracovatelů. Často je takový úkol právě na vedoucím spisové služby. Agendu výkonu spisové služby velmi usnadňuje aplikace elektronické spisové služby, jakou je TESS Online. Díky aplikaci je možné vyřizovat agendu do 10-15 minut denně a především mít všechny úřední dokumenty pod kontrolou a vedené legislativně v pořádku.
Videoukázky – Žádost o demo.
- V malých organizacích je nejlepším řešením, aby vedoucí spisové služby řešil veškeré procesy spojené se spisovou službou. Množství pošty to umožňuje a zároveň ne všichni pracovníci jsou ochotní vykonávat svou roli zpracovatelů. Často je takový úkol právě na vedoucím spisové služby. Agendu výkonu spisové služby velmi usnadňuje aplikace elektronické spisové služby, jakou je TESS Online. Díky aplikaci je možné vyřizovat agendu do 10-15 minut denně a především mít všechny úřední dokumenty pod kontrolou a vedené legislativně v pořádku.
4. Skartační řízení
Nejlépe jednou ročně by měla organizace provádět skartační řízení. Jedná se o proces, při kterém si vedoucí spisové služby připraví dokumenty, kterým skončila skartační lhůta, k předání oblastnímu archivu. Pokud se dělá skartační řízení pravidelně každý rok, zabere 1-2 dny, někdy i méně času. Záleží na objemu dokumentů, které organizace zpracovává. Nejhorší, ale bohužel také nejběžnější situací je, když organizace skartační řízení provádí jednou za několik let. Skartační řízení je v tomto případě pracné a složité. Proto jej organizace dále odkládá. Cyklus jednoho roku je nejpříjemnější a řeší mnohé komplikace, jako jsou případné pokuty od oblastního archivu.
Jednou ročně skartační řízení dělá jen několik procent organizací. Je to po špatném výběru vedoucího spisové služby druhý důvod, proč je výkon spisové služby v ČR v katastrofálním stavu (článek „Vláda si posvítila na spisovku – a nedopadlo to moc dobře“). Článek uvádí mnoho důvodů, proč spisová služba v organizacích nefunguje, ale se splněním dvou výše uvedených uvedených kritérií by výkon spisové služby řádně probíhal. Může úspěšně fungovat i u vás. Je třeba mít schopného administrátora v roli vedoucího spisové služby, člověka, který má dané schopnosti a je administrativní typ pracovníka duší i tělem, a poté zpracovávat každoročně v únoru skartační řízení. Přečtení výše uvedeného článku spíš vyvolá paralýzu a všeobecnou neochotu. Je to hezký dokument, ale je naprosto k ničemu.
- Naše klienty, kteří vedou elektronickou spisovou službu TESS Online, vedeme ke skartačnímu řízení každý rok a tím zajišťujeme, že mají úřední dokumenty pod kontrolou. Spisová služba jim nečiní větší potíže, vše je hotové do jednoho až dvou dní.