O čem je spisová služba a její řádný výkon v roce 2022

David Dobrovolný,
Počet zhlédnutí: 1992 x
O čem je spisová služba a její řádný výkon v roce 2022

V tomto článku si popíšeme, co vše obnáší práce se spisovou službou ve škole, na obci nebo menší organizaci veřejné správy. Článek věnuji těm, kteří mají na starosti úřední administrativu organizace a správu dokumentů, tj. výkon spisové služby. Informace jsou aktualizovány vůči novele zákona o archivnictví a spisové službě z roku 2021.

V tomto článku se nebudeme zabývat vedením spisové služby na městském úřadě nebo ve větších organizacích, které mají více oddělení a desítky zaměstnanců. Tyto organizace totiž pro výkon spisové služby mají úplně jiný potřebný rozpočet a je u nich v první řadě potřeba analyzovat agenda úřední práce a s ní související příchozí, odchozí a vlastní dokumenty organizace.

Budeme se zabývat menšími a středně velkými organizacemi, které nákladnou proceduru analýzy výkonu spisové služby nemusejí podstupovat a které na základě svého rozpočtu a velikosti, mohou přistupovat k nastavení spisové služby mnohem jednodušeji.

Tři předpoklady pro jednoduchou spisovou službu

Řádně vykonávat spisovou službu může být vážně jednoduché. Základem pro to jsou tři následující předpoklady, které zmiňujeme i na jiných místech této webové stránky:

  1. Aplikace elektronické spisové služby

    • Organizace používá aplikaci a vede elektronickou spisovou službu. Může tak využívat digitalizaci. Například v aplikaci TESS Online pak může digitalizovat jednoduše mobilem nebo tabletem a využívat i další výhody.
  2. Kompetentní vedoucí spisové služby

    • Spisovou službu v organizaci má na starosti jeden určený vedoucí spisové služby, který je pro tuto práci kompetentní, jehož administrativa baví a je v ní schopný.
  3. Znalost spisové služby

    • Vedoucí spisové služby je proškolený akreditovaným školením a všichni ostatní pracovníci znají alespoň základy spisové služby. Tj. znají odpověď na otázku „Proč je třeba se starat o státní/úřední dokumenty a co je cílem spisové služby jako celku?“

Práce se spisovou službou, tj. výkon spisové služby

V menších a středních organizacích povětšinou spravují dokumenty vedoucí spisové služby. Ti bývají v roli podatelny, vedoucích oddělení i zpracovatelů. Není to ideální řešení, ale je běžné a časté. Lepší řešení je však, aby dokumenty a svá úřední jednání zpracovávali sami zpracovatelé, pracovníci, kteří mají opravdu daný dokument na starosti. Jedná se o velmi jednoduchou operaci, kterou můžete vidět na videu Zpracování dokumentu. Ostatní procesy výkonu spisové služby v elektronické spisové službě si můžete prohlédnout na krátkých videozáznamech.

Komentáře

    Přidat komentář

    Odeslaním souhlasíte se zpracováním osobních údajů.

    Reference

    Obec Bezděkov
    Obec Bezděkov

    S elektronickou spisovou službou TESS Online jsem velmi spokojená. Zaškolení práce s aplikací proběhlo jednoduchou a dobře srozumitelnou vzdálenou prezentací. Zprovoznění aplikace pak bylo rychlé a snadné. Následná podpora od T-MAPY je uživatelsky i technicky bezproblémová a funkční. Samotná práce s aplikací je pro mě komfortní.

    Ivana Mudruňková

    administrativní pracovnice

    ZŠ a MŠ Praha 5 – Smíchov, U Santošky
    ZŠ a MŠ Praha 5 – Smíchov, U Santošky

    Spisová služba je zákonem daná nezbytnost a upravuje ji řada předpisů. Z tohoto důvodu jsem začala pro naši školu hledat vhodnou spisovou službu, která bude přehledná, ucelená a bude vyhovovat našim požadavkům. Jednoznačně vyhrála služba TESS Online. Jedná se o ucelený informační systém, který řeší problematiku průběhu zpracování dokumentů na podatelně, výpravně a organizačních jednotkách naší školy. Služba TESS Online pokrývá veškeré činnosti spojené s evidencí došlých i vlastních dokumentů, s přidělováním jednacích čísel, předáváním dokumentů mezi jednotlivými útvary a zaměstnanci, vytváření spisů, jejich zpracováním a následně i skartováním nebo ukládáním do archivu. Technická podpora pracuje spolehlivě, řešení nastavení a pomoci funguje výborně. Jednoznačně tuto službu doporučuji.

    Dagmar Redlová

    sekretářka ředitelky

    Institut lázeňství a balneologie v. v. i.
    Institut lázeňství a balneologie v. v. i.

    Vážení,
    Ráda bych vám touto cestou poděkovala za pomoc při řešení vedení spisové služby v elektronické podobě. Veřejné výzkumné instituce mají povinnost vedení spisové služby ze zákona a při mém nástupu do nového zaměstnání bylo hlavním úkolem zavedení elektronické spisové služby. Není jednoduché se zorientovat v internetových nabídkách, tak jsem na doporučení státní instituce, která vaši aplikaci používá, zkontaktovala vaší společnost, kde byli velice ochotní a vstřícní. Obratem jsme obdrželi cenovou nabídku, pomoc s výběrem varianty aplikace pro naše podmínky a podklady potřebnými ke zprovoznění spisové služby. Aplikaci jsme si mohli vyzkoušet, školení a konzultace online formou videohovorů byly velice nápomocné při počátečním vkládání dokumentů, ale není náročné se s aplikací naučit pracovat. Když je přeci jenom potřeba s něčím poradit, mohu se na vás kdykoli obrátit, technická podpora a spolupráce s vaší firmou je bez problémů. Určitě bych vaši aplikaci TESS online doporučila dalším zájemcům, nemusí se ničeho obávat a mohou se spolehnout na vaši pomoc a spolupráci. Děkuji za spolupráci.

    Rita Háseová

    administrativní pracovník

    Centrum sociálních služeb Hrabyně
    Centrum sociálních služeb Hrabyně

    Spisovou službu Tess Online jsem si vybrala průzkumem trhu na webu ze čtyř spisovek, jelikož se zrovna tato jevila pro naši organizaci přehledná a pro ovládání snadná. Zprovoznění aplikace proběhlo dálkově a taktéž zaškolení a práci s aplikací jsem byla schopna zvládnout prostřednictvím videí na stránkách poskytovatele a z dostupných návodů. Veškerý problém s aplikací je prostřednictvím telefonické podpory řešen téměř během několika hodin. Přeji společnosti T-mapy hodně zdárných softwarů a aplikací pro pohodlí nás uživatelů.

    Petra Chromá

    asistentka ředitelky

    ZŠ a MŠ Horní Město
    ZŠ a MŠ Horní Město

    Aplikace TESS Online mě zaujala svou přehledností, zpracováním a v neposlední řadě také příznivou cenou. Aplikace rozhodně splnila mé očekávání, je využitelná nejen v praxi malé organizace. Naučit se s aplikací pracovat nebylo náročné, v případě nejasností je k dispozici stálá technická podpora formou videí a manuálů, případně osobní, telefonická nebo elektronická podpora pracovníka firmy T-MAPY. Spolupráce s touto firmou je na velmi dobré úrovni.

    Mgr. Jana Kulhánková

    ředitelka

    Léčebna dlouhodobě nemocných Praha 6

    Aplikace TESS Online splnila veškerá naše očekávání a jsme s ní velice spokojeni. Je velice přehledná, dobře se v ní orientuje a je snadná na ovládání. Skvěle funguje napojení datové schránky i e-podatelny. Tuto aplikaci vřele doporučujeme všem organizacím, které chtějí mít přehlednou a snadno ovladatelnou spisovou službu. Na webu jsou velmi dobře zpracovaná videa, na základě kterých jsme velice dobře pochopili, jak s aplikací pracovat. Spolupráce i technická podpora ze strany společnosti T-MAPY byla naprosto dokonalá, a navíc si i velmi ceníme fantastického lidského přístupu. Veškeré naše doplňující dotazy byly obratem zodpovězeny buď telefonicky nebo prostřednictvím e-mailové korespondence.

    Iveta Krumlová

    asistentka ředitelky

    Dům dětí a mládeže Šternberk
    Dům dětí a mládeže Šternberk

    Aplikaci TESS Online jsme si vybrali na základě návodného videa, které jednoduše a srozumitelně vysvětluje obsluhu SW. Oproti jiným aplikacím, které vybízeli nejdříve ke kontaktování distributora, tady bylo ihned zřejmé, co dodavatel nabízí a prodává. S programem jsme se naučili zacházet právě pomocí videí a velmi dobře zpracované metodické příručky. Několik málo dotazů, které jsme vznesli, měly rychlou a jasnou odpověď. Komunikace probíhá celkově na velmi dobré úrovni. Dodavatel byl ochoten poskytnout vzorové podklady k nastavení systému a projevil nebývalou vstřícnost s organizací, která nemá svého vlastního IT technika. Aplikaci doporučujeme všem, kteří se bojí povinnosti elektronické spisové služby. S TESS Online je to o hodně snazší.

    Jana Birdáčová

    ekonomka a metodička spisové služby

    Centrum sociálních služeb pro osoby se zrakovým postižením v Brně-Chrlicích
    Centrum sociálních služeb pro osoby se zrakovým postižením v Brně-Chrlicích

    Aplikaci spisové služby TESS online jsem vybrala mimo jiné na základě doporučení kolegyně z CSS Hrabyně. Oceňuji osobní a velmi vstřícný přístup společnosti T-Mapy při řešení problémů s aplikací a také snadná a srozumitelná videa s návodem jak aplikaci používat, která jsou k dispozici zdarma na webových stránkách společnosti. Zaujala mě především srozumitelnost aplikace a možnost vyzkoušet aplikaci bezplatně v demo verzi. S online aplikací jsem velmi spokojená.

    Andrea Bartošová

    pracovník vztahů k veřejnosti, asistentka

    Základní umělecká škola Brno
    Základní umělecká škola Brno

    Z počátku mě zaujaly nabízené služby a samotná aplikace TESS Online na www stránkách. Jakmile jsme se dali do spolupráce, překvapilo mě velmi rychlé zprovoznění aplikace, individuální a lidský přístup, rychlé řešení a okamžité odpovědi na otázky ohledně aplikace. Na webu jsou velmi dobře zpracovaná instruktážní videa - manuál jsem nemusela číst. Aplikace je pro mě velmi přehledná a rychlá. Pro mě byla důležitá možnost pracovat z jakéhokoliv počítače či notebooku a to aplikace splňuje na výbornou. Čeho si cením, tak je technická a uživatelská podpora, která je na velmi vysoké profesní úrovni, zejména si cením lidského přístupu a vysvětlení všech dotazů. Myslím si, že práci s aplikací pochopí hned každý bez nutnosti nějakého osobního školení.

    Zuzana Jasinková

    odborná pracovnice / metodička

    Základní škola a Mateřská škola, Lhota pod Libčany
    Základní škola a Mateřská škola, Lhota pod Libčany

    Aplikace je uživatelsky nenáročná, vcelku lehce pochopitelná, stačí běžná uživatelská počítačová znalost. Školení pro práci s aplikací včetně příručky nebo videonávodů jsou z pohledu proškolení zcela dostačující. Technická podpora je spolehlivá. Aplikace splnila naše očekávání – zajistí vše v souladu se zákony. Člověk nemusí hledat spisové znaky a s tím související skartační lhůty – aplikace veškeré informace obsahuje. Velká výhoda online je v přístupu do aplikace, kdekoliv a kdykoliv s libovolným počtem uživatelů, kteří aplikaci mohou používat.

    Mgr. Veronika Dohnalová

    sekretářka ředitelky

    ZŠ Hučák, Hradec Králové
    ZŠ Hučák, Hradec Králové

    Rozhodující ve výběru aplikace byla cloudová verze, tedy přístup odkudkoli, což možnosti zúžilo. Při osloveni jednotlivých poskytovatelů byla Tess on-line významně vpředu svým lidským přístupem a maximální otevřeností. Pan Dobrovolný byl od počátku velmi vstřícný, poskytoval mi validní informace a celým procesem mě provází s naprostou precizností. Spisová služba pro mě byla něco úplně nového, samozřejmě, obava z pochopení celé problematiky zde byla, ale jak jsem psala výše, technická pomoc ze strany Tess a hlavně pana Dobrovolného je skvělá, nedílnou součástí z jeho strany bylo i opakované ujištění, že celým procesem projdu hladce. Veškeré dotazy mi byly zodpovězeny obratem a detailně. V tuto chvíli s aplikaci pracuji 4 měsíce a lze říci, že princip aplikace chápu dobře, občas narazím na něco nového, ještě nepoznaného, ale vzhledem k dosavadním zkušenostem dokážu celkem pružně reagovat. Myslím, že spisová služba znamená výraznou úsporu času, přehled o dokumentaci celé organizace, do budoucna výrazné omezení papírové formy, což je smyslem práce v každé kanceláři. Vzhledem k tomu, že kancelářské pozice jsou většinou obsazeny ženami, je lidský a chápající přístup velmi důležitý a Tess, jako jedna z mála firem, má tvář, víte, že na druhé straně telefonu sedí konkrétní osoba, která vás zná a vy znáte ji, v našem případě pan Dobrovolný. Upřímně píší, že jsem naprosto spokojená s výběrem aplikace a když mám možnost, tak Tess vždy doporučuji.

    Kateřina Asqar

    metodička spisové služby

    Základní umělecké školy Jaroslava Kvapila Brno
    Základní umělecké školy Jaroslava Kvapila Brno

    Aplikaci TESS Online jsem si vybrala z důvodu doporučení od kolegyně z jiné ZUŠ. Při zjišťování informací na webu firmy T-MAPY a podrobných videoukázek jsem se rozhodla definitivně. Aplikace TESS Online je velmi intuitivní. V době, kdy se administrativa navyšuje ze všech stran, je velmi příjemné učit se něco nového podle jednoduchého a stručného manuálu. Evidence v programu je velmi rychlá a snadná. Napojení na e-mailovou poštu a datovou schránku bylo velmi rychlé. Mám srovnání s celkem třemi různými evidencemi spisové služby v elektronickém systému a vždy byly nějaké problémy, ať už s chybami v systémech, zprovoznění, složitost při různých úkonech a nakonec i s podporou. U TESS Online je technická podpora vždy nápomocná ihned a vše vyřeší obratem. Aplikace TESS Online předčila mé očekávání ve všech směrech. Rozhodně doporučuji!

    Alexandra Žižková

    asistentka ředitelky

    Odběr novinek

    Odebírejte novinky ze světa elektronické spisové služby a legislativy s ní spojené
    Odesílám..
    Využíváme soubory cookies!
    Aby náš web fungoval přesně tak, jak má, využíváme soubory cookies, které zpracováváme podle zásad ochrany osobních údajů. Další informace o využití cookies souborů naleznete zde.