V tomto článku se nebudeme zabývat vedením spisové služby na městském úřadě nebo ve větších organizacích, které mají více oddělení a desítky zaměstnanců. Tyto organizace totiž pro výkon spisové služby mají úplně jiný potřebný rozpočet a je u nich v první řadě potřeba analyzovat agenda úřední práce a s ní související příchozí, odchozí a vlastní dokumenty organizace a spisy, které je nutné pro přehlednost všech agend vést.
Také Vás nebudeme strašit, jako to je obecně platné pro konzultanty dodávající služby do veřejného sektoru.
Co ale budeme, je, zabývat se elektronickou spisovou službou u menších a středně velkých veřejných organizací, které nákladnou proceduru analýzy výkonu spisové služby nemusejí podstupovat a které na základě svého rozpočtu a velikosti, mohou přistupovat k nastavení spisové služby mnohem jednodušeji a trochu více selským rozumem, než pouze legislativními normami – případně také agilně (průběžně, jak se pracovníci budou výkon elektronické spisové služby učit v ostrém provozu).
Začneme však úplným základem. Bez něho je výkon spisové služby, nejen v elektronické podobě, v podstatě nemožný.