O čem je spisová služba a co reálně znamená jí řádně vykonávat?

Řádně vykonávat spisovou službu může být jednoduché. Spisová služba může dokonce pomáhat mít veškeré úřední dokumenty pod kontrolou, nehledě na to, že ji veřejné instituce dle zákona musejí vykonávat.

Správa spisové služby však může přinášet zbytečné útrapy a nakonec problémy při skartačním řízení, kdy je třeba úřední dokumenty předat do archivu. Vše záleží na postoji vedoucího organizace (ředitele, starosty) a jeho administrativních pracovníků.

Tento článek věnuji právě vám, kteří máte na starosti úřední dokumenty. Dokumenty vlastněné státem České republiky, který se je snaží spravovat, leč nezdařile, svým zákonem o archivnictví a spisové službě.

Práce se spisovou službou

Co obnáší práce s úředními dokumenty, tzv. spisová služba? Seznam s čím se musí vedoucí organizace a vedoucí spisové služby poprat, aby ji vykonávali řádně.

1. Výběr vedoucího spisové služby

   Nejdůležitější volbou je, kdo bude vedení spisové služby v organizaci spravovat. Doporučujeme si pročíst článek Vedoucí spisové služby na obci, ve škole, nebo příspěvkové organizaci – článek je vhodný jak pro vedoucího organizace, tak pro vedoucího spisové služby. Výběr vedoucího spisové služby je klíčovým prvkem, jak bude v organizaci nakládáno s úředními dokumenty.

2. Příprava spisového a skartačního řádu

   „Na počátku byl spisový a skartační řád a jeho součástí spisový plán.“ Jednoduše je třeba vytvořit noty, jak budete nakládat s úředními dokumenty v organizaci a určit spisovým plánem, co se s jakým dokumentem stane po uplynutí určité doby – zda bude trvale zničen, nebo předán k trvalému uložení do oblastního archivu a národního digitálního archivu (digitální dokumenty).

   • • Součástí hostované elektronické spisové služby TESS Online, je dodání spisového řádu a plánu pro školy, obce a některé příspěvkové organizace (sociální služby). Aktivně pomáháme s tvorbou vnitřních směrnic spisové služby.

3. Vedení spisové služby

   Vedoucí spisové služby má na starosti tyto úkony:

   • příjem pošty (listinné a digitální),
   • evidence pošty pod čísla jednací v podacím deníku, nebo v elektronickém systému spisové služby,
   • řádné vyznačování čísel jednacích na listinné dokumenty a spisy (šanony a složky v nich),
   • rozřazování pošty zpracovatelům, případně přímé zpracování dokumentů,
   • vyřizování dokumentů a spisů,
   • uzavírání dokumentů a spisů,
   • ukládání dokumentů a spisů do spisovny.
     • V malých organizacích je nejlepším řešením, aby vedoucí spisové služby řešil veškeré procesy spojené se spisovou službou, neboť množství pošty to umožňuje. Zároveň ne všichni pracovníci jsou ochotní vykonávat svou roli zpracovatelů a často je takový úkol právě na vedoucím spisové služby. Agendu výkonu spisové služby velmi usnadňuje aplikace elektronické spisové služby, jakou je TESS Online. Díky aplikaci je možné vyřizovat agendu do 10-15 minut denně a především, mít všechny úřední dokumenty pod kontrolou a vedené legislativně v pořádku.
       Videoukázky – Žádost o vzdálenou prezentaci – Žádost o demo.

4. Skartační řízení

   Nejlépe jednou ročně by měla organizace provádět skartační řízení. Jedná se o proces, při kterém si vedoucí spisové služby připraví dokumenty, kterým skončila skartační lhůta, k předání oblastnímu archivu. Pokud se dělá skartační řízení pravidelně každý rok, zabere 1-2 dny. Někdy i méně času. Záleží na objemu dokumentů, které organizace zpracovává. Nejhorším, ale nejběžnějším řešením je, když organizace skartační řízení neprováděla několik roků. Je to pracné a složité. Proto se to odkládá. Cyklus jednoho roku je nejpříjemnější a řeší mnohé komplikace, jako jsou případné pokuty od oblastního archivu.
   Reálně to skartační řízení jednou ročně dělá jen několik % organizací. Je to po špatném výběru vedoucího spisové služby druhý důvod, proč je výkon spisové služby v ČR v katastrofálním stavu (článek „Vláda si posvítila na spisovku – a nedopadlo to moc dobře“). Článek uvádí mnoho důvodů, proč spisová služba v organizacích nefunguje, ale splněním dvou uvedených kritérií by změna reálně proběhla. Může úspěšně proběhnout u vás. Je třeba mít schopného administrátora v roli vedoucího spisové služby, člověka, který má dané schopnosti a je administrativní typ pracovníka duší i tělem, a poté zpracovávat každoročně v únoru skartační řízení. Přečtení výše uvedeného článku spíš vyvolá paralýzu a všeobecnou neochotu. Je to hezký dokument, ale je naprosto k ničemu.

   • • Naše klienty, kteří vedou elektronickou spisovou službu TESS Online, vedeme ke skartačnímu řízení každý rok a tím zajišťujeme, že mají úřední dokumenty pod kontrolou. Spisová služba jim nečinní větší potíže, vše je hotové do jednoho až dvou dní.

V čem vést spisovou službu

Má smysl provozovat spisovou službu papírově v podacím deníku, nebo elektronicky v eSSL aplikaci, tzv. elektronickém systému spisové služby?

Reálně dnes v podacím deníku většina organizací, kromě obecních úřadů (obcí), zpracovávat spisovou službu nemůže. Zákoně ano, v praxi nikoliv, viz další informace pod odkazy níže. Stává se totiž, že organizace ztrácejí originály dokumentů datových a e-mailových zpráv, protože si je tisknou bez autorizované konverze na Czech POINTu. Jenže obyčejný tisk datové zprávy nebo e-mailu neznamená, že vytištěný dokument není originál dokumentu. Oblastní archiv při kontrole spisové služby ve vaší organizaci, nebo při skartačním řízení, vám může dát pokutu, jejíž horní hranice je  N x 200 tisíc. „N“ udává počet zásadních provinění. V praxi jsem se tedy setkal s pokutami kolem 30-40 tisíc, ale i tak to není nic příjemného, neboť archivář dává termín, kdy musí dojít k nápravě a ne vždy se to může hodit. Třeba ve škole dostat termín na nápravu někdy v září, to si úplně neumím představit.

Čím pokračovat

Další odkazy

Povinnost vést elektronickou spisovou službu

Proč je důležité zachovávat originály dokumentů