Zpracování a vedení digitálních úředních dokumentů ve spisové službě

David Dobrovolný,
Počet zhlédnutí: 96 x
Zpracování a vedení digitálních úředních dokumentů ve spisové službě

Existují pouze dvě varianty vedení spisové služby, jedna jednodušší a jedna složitější. Budoucnost spisové služby však nahrává jedné z nich, která se ubírá cestou digitalizace. Pojďme si srovnat oba přístupy ve vedení spisové služby, nehledě na změny v legislativě v roce 2021, které ukládají za povinnost přejít na elektronickou spisovou službu.

Podací deník

Pokud vedete spisovou službu v podacím deníku, je naprosto nezbytné, abyste datové a e-mailové zprávy úředního charakteru převáděli z digitálních originálů do analogových (papírových) pomocí autorizované konverze v Czech POINTU. Jednoduše vyrobíte z digitálních originálů dokumentů listinné (tj. analogové) a můžete mít vše nadále v šanonech v papírové podobě. V takovém případě naplníte dosavadní znění legislativy o spisové službě a zajistíte tím, že za několik let předáte úřední dokumenty ke skartaci nebo archivaci řádně, jak zákon určuje a že vaše organizace nedostanete pokutu. Nicméně, díky novele o archivnictví a spisové službě z června 2021 budete muset tak či onak přejít na aplikaci a výkon spisové služby v elektronické podobě buď do konce roku 2024 nebo 2025 – tedy pokud už nyní neztrácíte originály úředních dokumentů, protože pak by dávalo smysl přejít rovnou na elektronickou spisovou službu, jak jsme psali o odstavec výše.

Elektronická spisová služba

Vedení spisové služby v elektronickém systému spisové služby má tu velkou výhodu, že digitální dokumenty zůstávají originály v digitální podobě a nemáte s nimi již žádnou další práci. Jak dokumenty e-mailů a datových zpráv v aplikaci zaevidujete, tak také zůstanou až do předání oblastnímu archivu při skartačním řízení. Zároveň při skartačním řízení vám aplikace usnadní předávání dokumentů do archivu, jelikož nebudete muset hledat dokumenty v šanonech v papírové podobě, ale pouze si v aplikaci vygenerujete data digitálních dokumentů v tzv. SIP balíčku. Zjednodušeně řečeno, aplikace TESS Online Vám vytvoří jeden ZIP soubor digitálních dokumentů, ten předáte okresnímu archivu, a vytvoří Vám také seznam listinných dokumentů, které zkompletujete a předáte archivu v archivačním boxu.

Úplná digitalizace a bezpapírový úřad

Aplikace elektronické spisové služby slouží také k přechodu do plně digitálního úřadu, k vedení úředních dokumentů bez nutnosti skladování listinné formy. Trend a budoucnost vedení spisové služby je tedy předvídatelný. Jak je to nutné na digitální úřady přejít, nám jasně ukázala krize pandemie COVID-19, kdy změny nemožné byly implementovány v řádech dnů. Stávající a již zmíněná novela zákonu o výkonu spisové služby jednou provždy dala směr k plné digitalizaci úředních dokumentů.

Reference

Obec Bezděkov
Obec Bezděkov

S elektronickou spisovou službou TESS Online jsem velmi spokojená. Zaškolení práce s aplikací proběhlo jednoduchou a dobře srozumitelnou vzdálenou prezentací. Zprovoznění aplikace pak bylo rychlé a snadné. Následná podpora od T-MAPY je uživatelsky i technicky bezproblémová a funkční. Samotná práce s aplikací je pro mě komfortní.

Ivana Mudruňková

administrativní pracovnice

ZŠ a MŠ Praha 5 – Smíchov, U Santošky
ZŠ a MŠ Praha 5 – Smíchov, U Santošky

Spisová služba je zákonem daná nezbytnost a upravuje ji řada předpisů. Z tohoto důvodu jsem začala pro naši školu hledat vhodnou spisovou službu, která bude přehledná, ucelená a bude vyhovovat našim požadavkům. Jednoznačně vyhrála služba TESS Online. Jedná se o ucelený informační systém, který řeší problematiku průběhu zpracování dokumentů na podatelně, výpravně a organizačních jednotkách naší školy. Služba TESS Online pokrývá veškeré činnosti spojené s evidencí došlých i vlastních dokumentů, s přidělováním jednacích čísel, předáváním dokumentů mezi jednotlivými útvary a zaměstnanci, vytváření spisů, jejich zpracováním a následně i skartováním nebo ukládáním do archivu. Technická podpora pracuje spolehlivě, řešení nastavení a pomoci funguje výborně. Jednoznačně tuto službu doporučuji.

Dagmar Redlová

sekretářka ředitelky

Institut lázeňství a balneologie v. v. i.
Institut lázeňství a balneologie v. v. i.

Vážení,
Ráda bych vám touto cestou poděkovala za pomoc při řešení vedení spisové služby v elektronické podobě. Veřejné výzkumné instituce mají povinnost vedení spisové služby ze zákona a při mém nástupu do nového zaměstnání bylo hlavním úkolem zavedení elektronické spisové služby. Není jednoduché se zorientovat v internetových nabídkách, tak jsem na doporučení státní instituce, která vaši aplikaci používá, zkontaktovala vaší společnost, kde byli velice ochotní a vstřícní. Obratem jsme obdrželi cenovou nabídku, pomoc s výběrem varianty aplikace pro naše podmínky a podklady potřebnými ke zprovoznění spisové služby. Aplikaci jsme si mohli vyzkoušet, školení a konzultace online formou videohovorů byly velice nápomocné při počátečním vkládání dokumentů, ale není náročné se s aplikací naučit pracovat. Když je přeci jenom potřeba s něčím poradit, mohu se na vás kdykoli obrátit, technická podpora a spolupráce s vaší firmou je bez problémů. Určitě bych vaši aplikaci TESS online doporučila dalším zájemcům, nemusí se ničeho obávat a mohou se spolehnout na vaši pomoc a spolupráci. Děkuji za spolupráci.

Rita Háseová

administrativní pracovník

Centrum sociálních služeb Hrabyně
Centrum sociálních služeb Hrabyně

Spisovou službu Tess Online jsem si vybrala průzkumem trhu na webu ze čtyř spisovek, jelikož se zrovna tato jevila pro naši organizaci přehledná a pro ovládání snadná. Zprovoznění aplikace proběhlo dálkově a taktéž zaškolení a práci s aplikací jsem byla schopna zvládnout prostřednictvím videí na stránkách poskytovatele a z dostupných návodů. Veškerý problém s aplikací je prostřednictvím telefonické podpory řešen téměř během několika hodin. Přeji společnosti T-mapy hodně zdárných softwarů a aplikací pro pohodlí nás uživatelů.

Petra Chromá

asistentka ředitelky

ZŠ a MŠ Horní Město
ZŠ a MŠ Horní Město

Aplikace TESS Online mě zaujala svou přehledností, zpracováním a v neposlední řadě také příznivou cenou. Aplikace rozhodně splnila mé očekávání, je využitelná nejen v praxi malé organizace. Naučit se s aplikací pracovat nebylo náročné, v případě nejasností je k dispozici stálá technická podpora formou videí a manuálů, případně osobní, telefonická nebo elektronická podpora pracovníka firmy T-MAPY. Spolupráce s touto firmou je na velmi dobré úrovni.

Mgr. Jana Kulhánková

ředitelka

Léčebna dlouhodobě nemocných Praha 6

Aplikace TESS Online splnila veškerá naše očekávání a jsme s ní velice spokojeni. Je velice přehledná, dobře se v ní orientuje a je snadná na ovládání. Skvěle funguje napojení datové schránky i e-podatelny. Tuto aplikaci vřele doporučujeme všem organizacím, které chtějí mít přehlednou a snadno ovladatelnou spisovou službu. Na webu jsou velmi dobře zpracovaná videa, na základě kterých jsme velice dobře pochopili, jak s aplikací pracovat. Spolupráce i technická podpora ze strany společnosti T-MAPY byla naprosto dokonalá, a navíc si i velmi ceníme fantastického lidského přístupu. Veškeré naše doplňující dotazy byly obratem zodpovězeny buď telefonicky nebo prostřednictvím e-mailové korespondence.

Iveta Krumlová

asistentka ředitelky

Dům dětí a mládeže Šternberk
Dům dětí a mládeže Šternberk

Aplikaci TESS Online jsme si vybrali na základě návodného videa, které jednoduše a srozumitelně vysvětluje obsluhu SW. Oproti jiným aplikacím, které vybízeli nejdříve ke kontaktování distributora, tady bylo ihned zřejmé, co dodavatel nabízí a prodává. S programem jsme se naučili zacházet právě pomocí videí a velmi dobře zpracované metodické příručky. Několik málo dotazů, které jsme vznesli, měly rychlou a jasnou odpověď. Komunikace probíhá celkově na velmi dobré úrovni. Dodavatel byl ochoten poskytnout vzorové podklady k nastavení systému a projevil nebývalou vstřícnost s organizací, která nemá svého vlastního IT technika. Aplikaci doporučujeme všem, kteří se bojí povinnosti elektronické spisové služby. S TESS Online je to o hodně snazší.

Jana Birdáčová

ekonomka a metodička spisové služby

Centrum sociálních služeb pro osoby se zrakovým postižením v Brně-Chrlicích
Centrum sociálních služeb pro osoby se zrakovým postižením v Brně-Chrlicích

Aplikaci spisové služby TESS online jsem vybrala mimo jiné na základě doporučení kolegyně z CSS Hrabyně. Oceňuji osobní a velmi vstřícný přístup společnosti T-Mapy při řešení problémů s aplikací a také snadná a srozumitelná videa s návodem jak aplikaci používat, která jsou k dispozici zdarma na webových stránkách společnosti. Zaujala mě především srozumitelnost aplikace a možnost vyzkoušet aplikaci bezplatně v demo verzi. S online aplikací jsem velmi spokojená.

Andrea Bartošová

pracovník vztahů k veřejnosti, asistentka

Základní umělecká škola Brno
Základní umělecká škola Brno

Z počátku mě zaujaly nabízené služby a samotná aplikace TESS Online na www stránkách. Jakmile jsme se dali do spolupráce, překvapilo mě velmi rychlé zprovoznění aplikace, individuální a lidský přístup, rychlé řešení a okamžité odpovědi na otázky ohledně aplikace. Na webu jsou velmi dobře zpracovaná instruktážní videa - manuál jsem nemusela číst. Aplikace je pro mě velmi přehledná a rychlá. Pro mě byla důležitá možnost pracovat z jakéhokoliv počítače či notebooku a to aplikace splňuje na výbornou. Čeho si cením, tak je technická a uživatelská podpora, která je na velmi vysoké profesní úrovni, zejména si cením lidského přístupu a vysvětlení všech dotazů. Myslím si, že práci s aplikací pochopí hned každý bez nutnosti nějakého osobního školení.

Zuzana Jasinková

odborná pracovnice / metodička

Základní škola a Mateřská škola, Lhota pod Libčany
Základní škola a Mateřská škola, Lhota pod Libčany

Aplikace je uživatelsky nenáročná, vcelku lehce pochopitelná, stačí běžná uživatelská počítačová znalost. Školení pro práci s aplikací včetně příručky nebo videonávodů jsou z pohledu proškolení zcela dostačující. Technická podpora je spolehlivá. Aplikace splnila naše očekávání – zajistí vše v souladu se zákony. Člověk nemusí hledat spisové znaky a s tím související skartační lhůty – aplikace veškeré informace obsahuje. Velká výhoda online je v přístupu do aplikace, kdekoliv a kdykoliv s libovolným počtem uživatelů, kteří aplikaci mohou používat.

Mgr. Veronika Dohnalová

sekretářka ředitelky

ZŠ Hučák, Hradec Králové
ZŠ Hučák, Hradec Králové

Rozhodující ve výběru aplikace byla cloudová verze, tedy přístup odkudkoli, což možnosti zúžilo. Při osloveni jednotlivých poskytovatelů byla Tess on-line významně vpředu svým lidským přístupem a maximální otevřeností. Pan Dobrovolný byl od počátku velmi vstřícný, poskytoval mi validní informace a celým procesem mě provází s naprostou precizností. Spisová služba pro mě byla něco úplně nového, samozřejmě, obava z pochopení celé problematiky zde byla, ale jak jsem psala výše, technická pomoc ze strany Tess a hlavně pana Dobrovolného je skvělá, nedílnou součástí z jeho strany bylo i opakované ujištění, že celým procesem projdu hladce. Veškeré dotazy mi byly zodpovězeny obratem a detailně. V tuto chvíli s aplikaci pracuji 4 měsíce a lze říci, že princip aplikace chápu dobře, občas narazím na něco nového, ještě nepoznaného, ale vzhledem k dosavadním zkušenostem dokážu celkem pružně reagovat. Myslím, že spisová služba znamená výraznou úsporu času, přehled o dokumentaci celé organizace, do budoucna výrazné omezení papírové formy, což je smyslem práce v každé kanceláři. Vzhledem k tomu, že kancelářské pozice jsou většinou obsazeny ženami, je lidský a chápající přístup velmi důležitý a Tess, jako jedna z mála firem, má tvář, víte, že na druhé straně telefonu sedí konkrétní osoba, která vás zná a vy znáte ji, v našem případě pan Dobrovolný. Upřímně píší, že jsem naprosto spokojená s výběrem aplikace a když mám možnost, tak Tess vždy doporučuji.

Kateřina Asqar

metodička spisové služby

Základní umělecké školy Jaroslava Kvapila Brno
Základní umělecké školy Jaroslava Kvapila Brno

Aplikaci TESS Online jsem si vybrala z důvodu doporučení od kolegyně z jiné ZUŠ. Při zjišťování informací na webu firmy T-MAPY a podrobných videoukázek jsem se rozhodla definitivně. Aplikace TESS Online je velmi intuitivní. V době, kdy se administrativa navyšuje ze všech stran, je velmi příjemné učit se něco nového podle jednoduchého a stručného manuálu. Evidence v programu je velmi rychlá a snadná. Napojení na e-mailovou poštu a datovou schránku bylo velmi rychlé. Mám srovnání s celkem třemi různými evidencemi spisové služby v elektronickém systému a vždy byly nějaké problémy, ať už s chybami v systémech, zprovoznění, složitost při různých úkonech a nakonec i s podporou. U TESS Online je technická podpora vždy nápomocná ihned a vše vyřeší obratem. Aplikace TESS Online předčila mé očekávání ve všech směrech. Rozhodně doporučuji!

Alexandra Žižková

asistentka ředitelky

Odběr novinek

Odebírejte novinky ze světa elektronické spisové služby a legislativy s ní spojené
Odesílám..
Využíváme soubory cookies!
Aby náš web fungoval přesně tak, jak má, využíváme soubory cookies, které zpracováváme podle zásad ochrany osobních údajů. Další informace o využití cookies souborů naleznete zde.