fbpx
T-MAPY | Kontaktujte nás

Proč má smysl si zřídit elektronickou spisovou službu ještě dnes?

- David Dobrovolný
Zobrazeno: 484x
eSSLNovinkyZajímavosti

Venku je krásné slunečné podzimní počasí roku 2024. Stromy hrají žlutými a červenými barvami. Procházíte se internetem a vyskočí na Vás titulek: „Žalostná revoluce spisové služby ve veřejné správě“. Zaujme vás to a začtěte se do něj více.

„Organizace veřejné správy potřebují nutně atestovanou aplikaci spisové služby a dodavatelské organizace těchto aplikací nestíhají v organizacích systémy nasazovat. Již teď je jasné, že 70 % organizací nestihne na elektronickou spisovou službu přejít včas.“, píše se hned v úvodu.

Trochu Vás to vystraší. Nemáte na škole ještě sami aplikaci zřízenou a říkáte si, jestli to ještě stíháte.

Po přečtení článku se proto rozhodnete napsat sousedním školám, zda mají již aplikaci zřízenou, u jaké společnosti a kolik přibližně stála.

Dostáváte přibližně tři odpovědi.

Od těch, kteří již aplikaci mají zřízenou:

„My jsme si zřídili aplikaci už v roce 2020 a to z důvodu, že jsme ztráceli elektronické originály datových a e-mailových zpráv. Hrozila nám sankce od oblastního archivu, když nás navštívila kontrola z archivu. Vybrali jsme si proto jednoduchou aplikaci spisové služby TESS Online, kterou jsme našli na internetu. Zřízení aplikace nás stojí 12 tisíc korun za rok. Nic velkého. Aplikace je přehledná a práce v ní pohodlná. Dostali jsme super servis při zprovoznění. Vůbec jsme nepotřebovali ajťáka. Zvládla to vše dodavatelská firma. Školení potom probíhalo vzdáleně. Mají velmi stručnou a srozumitelnou příručku a školící videa. Ale já jsem osobně chtěla předvést aplikaci. To zvládli během jedné hodiny vzdáleným online hovorem. Když dnes něco chceme, tak nám jejich podpora odpovídá do 24 hodin a pokud jde o maličkost, tak i obratem. Šetříme aplikací spoustu času. Lehce digitalizujeme papírovou poštu mobilem. Prostě si papírový dokument vyfotíme a lehce nahrajeme do aplikace přímo v mobilu. Máme tak všechny dokumenty lehce přístupné a pod kontrolou odkudkoliv a kdykoliv. Aplikaci si otevřu přes prohlížeč klidně doma na PC, tabletu nebo mobilu a ještě večer si dodělám, co jsem v práci nestihla. Je to fakt bezva. Ta aplikace prostě pomáhá a nepřekáží v plynulé práci, jako většina aplikací, co znám. Poslední, co mě překvapilo, je garance bezpečnosti dat. Mají velmi dobře vyřešené to, aby nějaký virus nezablokoval samotnou aplikaci a neukradl nám data. To mě osobně přijde geniální. Jsme rádi, že jsme nečekali na poslední chvíli a zřídili si dopředu právě tuto aplikaci.“

Od těch, co právě vyjednávají o dodání aplikace dostáváte trochu jinou reakci:

„Ještě aplikaci nemáme zřízenu. Vyjednáváme s různými dodavateli. Ti ale vůbec nestíhají a jsou bombardováni mnoha poptávkami. Dávají nám nesmyslně vysoké částky v nabídkách. Vědí, že musíme stihnout termín do konce roku. Je to hrozné. Už se těšíme, až bude potom a budeme mít klid.“

Nebo od těch, co právě zřízením procházejí:

„Ano, už jsme s dodavatelem nasmlouvali aplikaci. Je celkem drahá. Nikdo nám však neporadí, jak máme aplikaci konkrétně nastavit a vykonávat spisovku ve škole. Nainstalovali nám to na PC a dali nám manuál, ať si zbytek vyřešíme, že prostě nestíhají, že specialistů v tomto oboru je velký podstav. Tvrdí, že mají strašně moc práce, jak to všichni nechali na poslední chvíli a najednou chtějí aplikaci spisové služby do dvou měsíců.“

Ukážete zprávy také kolegyním a ředitelce. Všichni sedíte jak přikovaní a říkáte si. „Proč jsme to nevyřešili dopředu? Ušetřili bychom si nervy, čas i peníze. Mohli jsme si vybrat aplikaci, která by nám fakt pomohla. Stihli bychom se to i naučit pořádně a hlavně v klidu…“

Jenže tento příběh čtete dnes. Je podzim roku 2021. Můžete stvořit jinou alternativní a mnohem jednodušší budoucnost. Díky komplexní službě TESS Online můžete mít jednoduše použitelnou aplikaci a vše ohledně spisové služby jednoduše pod kontrolou do 24 hodin od objednávky.