Proč má smysl si zřídit elektronickou spisovou službu ještě dnes?

David Dobrovolný,
Počet zhlédnutí: 731 x
Proč má smysl si zřídit elektronickou spisovou službu ještě dnes?

Venku je krásné slunečné podzimní počasí roku 2025. Stromy hrají žlutými a červenými barvami. Procházíte se internetem a vyskočí na Vás titulek: „Žalostná revoluce spisové služby ve veřejné správě“. Zaujme vás to a začtěte se do něj více.

„Organizace veřejné správy potřebují nutně atestovanou aplikaci spisové služby a dodavatelské organizace těchto aplikací nestíhají v organizacích systémy nasazovat. Již teď je jasné, že 70 % organizací nestihne na elektronickou spisovou službu přejít včas.“, píše se hned v úvodu.

Trochu Vás to vystraší. Nemáte na škole ještě sami aplikaci zřízenou a říkáte si, jestli to ještě stíháte.

Po přečtení článku se proto rozhodnete napsat sousedním školám, zda mají již aplikaci zřízenou, u jaké společnosti a kolik přibližně stála.

Dostáváte přibližně tři odpovědi.

Od těch, kteří již aplikaci mají zřízenou:

„My jsme si zřídili aplikaci už v roce 2020 a to z důvodu, že jsme ztráceli elektronické originály datových a e-mailových zpráv. Hrozila nám sankce od oblastního archivu, když nás navštívila kontrola z archivu. Vybrali jsme si proto jednoduchou aplikaci spisové služby TESS Online, kterou jsme našli na internetu. Zřízení aplikace nás stojí 12 tisíc korun za rok. Nic velkého. Aplikace je přehledná a práce v ní pohodlná. Dostali jsme super servis při zprovoznění. Vůbec jsme nepotřebovali ajťáka. Zvládla to vše dodavatelská firma. Školení potom probíhalo vzdáleně. Mají velmi stručnou a srozumitelnou příručku a školící videa. Ale já jsem osobně chtěla předvést aplikaci. To zvládli během jedné hodiny vzdáleným online hovorem. Když dnes něco chceme, tak nám jejich podpora odpovídá do 24 hodin a pokud jde o maličkost, tak i obratem. Šetříme aplikací spoustu času. Lehce digitalizujeme papírovou poštu mobilem. Prostě si papírový dokument vyfotíme a lehce nahrajeme do aplikace přímo v mobilu. Máme tak všechny dokumenty lehce přístupné a pod kontrolou odkudkoliv a kdykoliv. Aplikaci si otevřu přes prohlížeč klidně doma na PC, tabletu nebo mobilu a ještě večer si dodělám, co jsem v práci nestihla. Je to fakt bezva. Ta aplikace prostě pomáhá a nepřekáží v plynulé práci, jako většina aplikací, co znám. Poslední, co mě překvapilo, je garance bezpečnosti dat. Mají velmi dobře vyřešené to, aby nějaký virus nezablokoval samotnou aplikaci a neukradl nám data. To mě osobně přijde geniální. Jsme rádi, že jsme nečekali na poslední chvíli a zřídili si dopředu právě tuto aplikaci.“

Od těch, co právě vyjednávají o dodání aplikace dostáváte trochu jinou reakci:

„Ještě aplikaci nemáme zřízenu. Vyjednáváme s různými dodavateli. Ti ale vůbec nestíhají a jsou bombardováni mnoha poptávkami. Dávají nám nesmyslně vysoké částky v nabídkách. Vědí, že musíme stihnout termín do konce roku. Je to hrozné. Už se těšíme, až bude potom a budeme mít klid.“

Nebo od těch, co právě zřízením procházejí:

„Ano, už jsme s dodavatelem nasmlouvali aplikaci. Je celkem drahá. Nikdo nám však neporadí, jak máme aplikaci konkrétně nastavit a vykonávat spisovku ve škole. Nainstalovali nám to na PC a dali nám manuál, ať si zbytek vyřešíme, že prostě nestíhají, že specialistů v tomto oboru je velký podstav. Tvrdí, že mají strašně moc práce, jak to všichni nechali na poslední chvíli a najednou chtějí aplikaci spisové služby do dvou měsíců.“

Ukážete zprávy také kolegyním a ředitelce. Všichni sedíte jak přikovaní a říkáte si. „Proč jsme to nevyřešili dopředu? Ušetřili bychom si nervy, čas i peníze. Mohli jsme si vybrat aplikaci, která by nám fakt pomohla. Stihli bychom se to i naučit pořádně a hlavně v klidu…“

 


 

Jenže tento příběh čtete dnes. Můžete jít alternativní a mnohem jednodušší cestou. Díky komplexní službě TESS Online můžete mít jednoduše použitelnou aplikaci a vše ohledně spisové služby jednoduše pod kontrolou mnohem dříve.

A ještě jedna další zásadní skutečnost, proč je výhodné si zřídit aplikaci dříve, než později. Existuje 85% šance, že ztrácíte originály digitálních dokumentů (datové a e-mailové zprávy) tím, že je tisknete do listinné podoby neautorizovaně. Přečtěte si o tom více v Originály úředních dokumentů v digitální podobě.

Reference

Obec Bezděkov
Obec Bezděkov

S elektronickou spisovou službou TESS Online jsem velmi spokojená. Zaškolení práce s aplikací proběhlo jednoduchou a dobře srozumitelnou vzdálenou prezentací. Zprovoznění aplikace pak bylo rychlé a snadné. Následná podpora od T-MAPY je uživatelsky i technicky bezproblémová a funkční. Samotná práce s aplikací je pro mě komfortní.

Ivana Mudruňková

administrativní pracovnice

ZŠ a MŠ Praha 5 – Smíchov, U Santošky
ZŠ a MŠ Praha 5 – Smíchov, U Santošky

Spisová služba je zákonem daná nezbytnost a upravuje ji řada předpisů. Z tohoto důvodu jsem začala pro naši školu hledat vhodnou spisovou službu, která bude přehledná, ucelená a bude vyhovovat našim požadavkům. Jednoznačně vyhrála služba TESS Online. Jedná se o ucelený informační systém, který řeší problematiku průběhu zpracování dokumentů na podatelně, výpravně a organizačních jednotkách naší školy. Služba TESS Online pokrývá veškeré činnosti spojené s evidencí došlých i vlastních dokumentů, s přidělováním jednacích čísel, předáváním dokumentů mezi jednotlivými útvary a zaměstnanci, vytváření spisů, jejich zpracováním a následně i skartováním nebo ukládáním do archivu. Technická podpora pracuje spolehlivě, řešení nastavení a pomoci funguje výborně. Jednoznačně tuto službu doporučuji.

Dagmar Redlová

sekretářka ředitelky

Institut lázeňství a balneologie v. v. i.
Institut lázeňství a balneologie v. v. i.

Vážení,
Ráda bych vám touto cestou poděkovala za pomoc při řešení vedení spisové služby v elektronické podobě. Veřejné výzkumné instituce mají povinnost vedení spisové služby ze zákona a při mém nástupu do nového zaměstnání bylo hlavním úkolem zavedení elektronické spisové služby. Není jednoduché se zorientovat v internetových nabídkách, tak jsem na doporučení státní instituce, která vaši aplikaci používá, zkontaktovala vaší společnost, kde byli velice ochotní a vstřícní. Obratem jsme obdrželi cenovou nabídku, pomoc s výběrem varianty aplikace pro naše podmínky a podklady potřebnými ke zprovoznění spisové služby. Aplikaci jsme si mohli vyzkoušet, školení a konzultace online formou videohovorů byly velice nápomocné při počátečním vkládání dokumentů, ale není náročné se s aplikací naučit pracovat. Když je přeci jenom potřeba s něčím poradit, mohu se na vás kdykoli obrátit, technická podpora a spolupráce s vaší firmou je bez problémů. Určitě bych vaši aplikaci TESS online doporučila dalším zájemcům, nemusí se ničeho obávat a mohou se spolehnout na vaši pomoc a spolupráci. Děkuji za spolupráci.

Rita Háseová

administrativní pracovník

Centrum sociálních služeb Hrabyně
Centrum sociálních služeb Hrabyně

Spisovou službu Tess Online jsem si vybrala průzkumem trhu na webu ze čtyř spisovek, jelikož se zrovna tato jevila pro naši organizaci přehledná a pro ovládání snadná. Zprovoznění aplikace proběhlo dálkově a taktéž zaškolení a práci s aplikací jsem byla schopna zvládnout prostřednictvím videí na stránkách poskytovatele a z dostupných návodů. Veškerý problém s aplikací je prostřednictvím telefonické podpory řešen téměř během několika hodin. Přeji společnosti T-mapy hodně zdárných softwarů a aplikací pro pohodlí nás uživatelů.

Petra Chromá

asistentka ředitelky

ZŠ a MŠ Horní Město
ZŠ a MŠ Horní Město

Aplikace TESS Online mě zaujala svou přehledností, zpracováním a v neposlední řadě také příznivou cenou. Aplikace rozhodně splnila mé očekávání, je využitelná nejen v praxi malé organizace. Naučit se s aplikací pracovat nebylo náročné, v případě nejasností je k dispozici stálá technická podpora formou videí a manuálů, případně osobní, telefonická nebo elektronická podpora pracovníka firmy T-MAPY. Spolupráce s touto firmou je na velmi dobré úrovni.

Mgr. Jana Kulhánková

ředitelka

Léčebna dlouhodobě nemocných Praha 6

Aplikace TESS Online splnila veškerá naše očekávání a jsme s ní velice spokojeni. Je velice přehledná, dobře se v ní orientuje a je snadná na ovládání. Skvěle funguje napojení datové schránky i e-podatelny. Tuto aplikaci vřele doporučujeme všem organizacím, které chtějí mít přehlednou a snadno ovladatelnou spisovou službu. Na webu jsou velmi dobře zpracovaná videa, na základě kterých jsme velice dobře pochopili, jak s aplikací pracovat. Spolupráce i technická podpora ze strany společnosti T-MAPY byla naprosto dokonalá, a navíc si i velmi ceníme fantastického lidského přístupu. Veškeré naše doplňující dotazy byly obratem zodpovězeny buď telefonicky nebo prostřednictvím e-mailové korespondence.

Iveta Krumlová

asistentka ředitelky

Dům dětí a mládeže Šternberk
Dům dětí a mládeže Šternberk

Aplikaci TESS Online jsme si vybrali na základě návodného videa, které jednoduše a srozumitelně vysvětluje obsluhu SW. Oproti jiným aplikacím, které vybízeli nejdříve ke kontaktování distributora, tady bylo ihned zřejmé, co dodavatel nabízí a prodává. S programem jsme se naučili zacházet právě pomocí videí a velmi dobře zpracované metodické příručky. Několik málo dotazů, které jsme vznesli, měly rychlou a jasnou odpověď. Komunikace probíhá celkově na velmi dobré úrovni. Dodavatel byl ochoten poskytnout vzorové podklady k nastavení systému a projevil nebývalou vstřícnost s organizací, která nemá svého vlastního IT technika. Aplikaci doporučujeme všem, kteří se bojí povinnosti elektronické spisové služby. S TESS Online je to o hodně snazší.

Jana Birdáčová

ekonomka a metodička spisové služby

Centrum sociálních služeb pro osoby se zrakovým postižením v Brně-Chrlicích
Centrum sociálních služeb pro osoby se zrakovým postižením v Brně-Chrlicích

Aplikaci spisové služby TESS online jsem vybrala mimo jiné na základě doporučení kolegyně z CSS Hrabyně. Oceňuji osobní a velmi vstřícný přístup společnosti T-Mapy při řešení problémů s aplikací a také snadná a srozumitelná videa s návodem jak aplikaci používat, která jsou k dispozici zdarma na webových stránkách společnosti. Zaujala mě především srozumitelnost aplikace a možnost vyzkoušet aplikaci bezplatně v demo verzi. S online aplikací jsem velmi spokojená.

Andrea Bartošová

pracovník vztahů k veřejnosti, asistentka

Základní umělecká škola Brno
Základní umělecká škola Brno

Z počátku mě zaujaly nabízené služby a samotná aplikace TESS Online na www stránkách. Jakmile jsme se dali do spolupráce, překvapilo mě velmi rychlé zprovoznění aplikace, individuální a lidský přístup, rychlé řešení a okamžité odpovědi na otázky ohledně aplikace. Na webu jsou velmi dobře zpracovaná instruktážní videa - manuál jsem nemusela číst. Aplikace je pro mě velmi přehledná a rychlá. Pro mě byla důležitá možnost pracovat z jakéhokoliv počítače či notebooku a to aplikace splňuje na výbornou. Čeho si cením, tak je technická a uživatelská podpora, která je na velmi vysoké profesní úrovni, zejména si cením lidského přístupu a vysvětlení všech dotazů. Myslím si, že práci s aplikací pochopí hned každý bez nutnosti nějakého osobního školení.

Zuzana Jasinková

odborná pracovnice / metodička

Základní škola a Mateřská škola, Lhota pod Libčany
Základní škola a Mateřská škola, Lhota pod Libčany

Aplikace je uživatelsky nenáročná, vcelku lehce pochopitelná, stačí běžná uživatelská počítačová znalost. Školení pro práci s aplikací včetně příručky nebo videonávodů jsou z pohledu proškolení zcela dostačující. Technická podpora je spolehlivá. Aplikace splnila naše očekávání – zajistí vše v souladu se zákony. Člověk nemusí hledat spisové znaky a s tím související skartační lhůty – aplikace veškeré informace obsahuje. Velká výhoda online je v přístupu do aplikace, kdekoliv a kdykoliv s libovolným počtem uživatelů, kteří aplikaci mohou používat.

Mgr. Veronika Dohnalová

sekretářka ředitelky

ZŠ Hučák, Hradec Králové
ZŠ Hučák, Hradec Králové

Rozhodující ve výběru aplikace byla cloudová verze, tedy přístup odkudkoli, což možnosti zúžilo. Při osloveni jednotlivých poskytovatelů byla Tess on-line významně vpředu svým lidským přístupem a maximální otevřeností. Pan Dobrovolný byl od počátku velmi vstřícný, poskytoval mi validní informace a celým procesem mě provází s naprostou precizností. Spisová služba pro mě byla něco úplně nového, samozřejmě, obava z pochopení celé problematiky zde byla, ale jak jsem psala výše, technická pomoc ze strany Tess a hlavně pana Dobrovolného je skvělá, nedílnou součástí z jeho strany bylo i opakované ujištění, že celým procesem projdu hladce. Veškeré dotazy mi byly zodpovězeny obratem a detailně. V tuto chvíli s aplikaci pracuji 4 měsíce a lze říci, že princip aplikace chápu dobře, občas narazím na něco nového, ještě nepoznaného, ale vzhledem k dosavadním zkušenostem dokážu celkem pružně reagovat. Myslím, že spisová služba znamená výraznou úsporu času, přehled o dokumentaci celé organizace, do budoucna výrazné omezení papírové formy, což je smyslem práce v každé kanceláři. Vzhledem k tomu, že kancelářské pozice jsou většinou obsazeny ženami, je lidský a chápající přístup velmi důležitý a Tess, jako jedna z mála firem, má tvář, víte, že na druhé straně telefonu sedí konkrétní osoba, která vás zná a vy znáte ji, v našem případě pan Dobrovolný. Upřímně píší, že jsem naprosto spokojená s výběrem aplikace a když mám možnost, tak Tess vždy doporučuji.

Kateřina Asqar

metodička spisové služby

Základní umělecké školy Jaroslava Kvapila Brno
Základní umělecké školy Jaroslava Kvapila Brno

Aplikaci TESS Online jsem si vybrala z důvodu doporučení od kolegyně z jiné ZUŠ. Při zjišťování informací na webu firmy T-MAPY a podrobných videoukázek jsem se rozhodla definitivně. Aplikace TESS Online je velmi intuitivní. V době, kdy se administrativa navyšuje ze všech stran, je velmi příjemné učit se něco nového podle jednoduchého a stručného manuálu. Evidence v programu je velmi rychlá a snadná. Napojení na e-mailovou poštu a datovou schránku bylo velmi rychlé. Mám srovnání s celkem třemi různými evidencemi spisové služby v elektronickém systému a vždy byly nějaké problémy, ať už s chybami v systémech, zprovoznění, složitost při různých úkonech a nakonec i s podporou. U TESS Online je technická podpora vždy nápomocná ihned a vše vyřeší obratem. Aplikace TESS Online předčila mé očekávání ve všech směrech. Rozhodně doporučuji!

Alexandra Žižková

asistentka ředitelky

Odběr novinek

Odebírejte novinky ze světa elektronické spisové služby a legislativy s ní spojené
Odesílám..
Využíváme soubory cookies!
Aby náš web fungoval přesně tak, jak má, využíváme soubory cookies, které zpracováváme podle zásad ochrany osobních údajů. Další informace o využití cookies souborů naleznete zde.