fbpx
T-MAPY | Kontaktujte nás

Změna elektronického systému spisové služby

- David Dobrovolný
Zobrazeno: 1121x

Když jste jako organizace nespokojení s aplikací elektronického systému spisové služby u svého stávajícího poskytovatele, můžete jednoduše přejít k poskytovateli novému. Přechod od jednoho poskytovatele systému spisové služby k jinému je poměrně jednoduché. Pokud chcete přejít na TESS Online, vše za vás zařídíme.

Výměna elektronického systému spisové služby nebyla nikdy snažší. Stačí žádat to, na co máte právo.

Výměna elektronického systému spisové služby nebyla nikdy snažší. Stačí žádat to, na co máte právo.

Co vše potřebujete vědět, udělat a na co se dopředu připravit, když chcete vyměnit systém elektronické spisové služby (eSSL)?

1. Musíte najít nového dodavatele aplikace spisové služby

Ujasněte si, co od aplikace elektronické spisové služby očekáváte. Chcete, aby byla dostupná odkudkoliv a z jakéhokoliv zařízení, třeba když se Vám rozbije počítač? Nebo chcete aplikaci instalovanou na Vašem počítači i s rizikem ztráty dat? Chcete digitalizovat dokumenty jen mobilem nebo tabletem, nebo chcete veškeré listinné dokumenty skenovat? Více otázek a odpovědi, jak a co lze brát v potaz při rozhodování, jaký elektronický systém spisové služby si pořídit, naleznete v Jak vybrat poskytovatele aplikace elektronické spisové služby.

2. Vypovězte smlouvu u stávajícího poskytovatele elektronické spisové služby

Možná Vás to překvapí, ale některé velké firmy, ve smlouvách o poskytování licence svého produktu, mají v podmínkách výpovědní lhůtu 6 až 12 měsíců. Asi těžko polemizovat o tom, co si o takové lhůtě pomyslet. Nicméně o to více nám je takové jednání signálem pro změnu systému. Vypovězte smlouv tedy s dostatečným předstihem. Pokud aplikace nezíská atestaci pro dodávání elektronických systému spisových služeb, pak je možné, že výpověď nemusíte podávat a zneplatnění smlouvy je již a základě zákona. Tak či onak se raději poraďte s vaším právníkem.

3. Zmigrujte data do nové aplikace

Dle zákona o archivnictví a spisové službě a dle NSESSS, je každý poskytovatel eSSL povinen mít funkci výměny dat mezi poskytovateli systémů spisových služeb. Je to základní bod standardu.

Poskytovatelé jsou nuceni tímto bodem standardu umožnit 1. export metadat a příloh souborů všech záznamů elektronické spisové služby jejich systému a 2. import těchto dat od jiného poskytovatele.

Takže, pokud Váš poskytovatel plní standard NSESSS, což zákoně musí, měli byste po něm při odchodu požadovat, nebo být sami schopni dle návodu data vyexportovat. A pokud nový poskytovatel plní standard NSESSS, bude stejnou funkci, ale pro import, mít součástí své aplikace. Buď Vám data takto importuje sám, nebo Vám dodá návod, jak to máte provést sami.

Pokud máte v úmyslu přejít na aplikaci TESS Online, tímto procesem migrace Vás krok za krokem provedeme. Jsme také ochotní komunikovat a vyjednávat s původním poskytovatelem, aby vše probíhalo hladce a rychle k vaší spokojenosti. V případě zájmu se nám ozvěte a my vše zařídíme.

 

Odběr novinek o elektronické spisové službě

Kliknutím na tlačítko ODESLAT udělujete souhlas se zpracováním osobních údajů.