fbpx
T-MAPY | Kontaktujte nás

Změna elektronického systému spisové služby

- David Dobrovolný
Zobrazeno: 533x

Když jste jako organizace nespokojení s aplikací elektronického systému spisové služby u svého stávajícího poskytovatele, můžete jednoduše přejít k poskytovateli novému. Přechod od jednoho poskytovatele systému spisové služby k novému je jednodušší, než si myslíte.

Co vše potřebujete vědět, udělat a na co se dopředu připravit, když chcete vyměnit systém elektronické spisové služby (eSSL)? Sepsali jsem Vám přehledně a srozumitelně v několika málo bodech níže, jak doporučujeme postupovat. Pokud se Vám bude článek líbit, nebojte se šířit mezi své spolubojovníky na poli spisové služby.

Výměna elektronického systému spisové služby nebyla nikdy snažší. Stačí žádat to, na co máte právo.

Výměna elektronického systému spisové služby nebyla nikdy snažší. Stačí žádat to, na co máte právo.

1. Pročtěte si smlouvu se stávajícím poskytovatelem systému spisové služby

Možná Vás to překvapí, ale některé velké firmy, jako je třeba Gordic, ve smlouvách o poskytování licence svého produktu (u firmy Gordic je to spisová služba Ginis), mají v podmínkách výpovědní lhůtu 6 až 12 měsíců. Asi těžko polemizovat o tom, co si o takové lhůtě pomyslet a jak etické to z hlediska žádosti přejít na jiný použitelnější systém elektronické spisové služby, je. Nicméně, může nám to být poučením. Můžeme pracovníky starající se o úřední dokumenty své organizace chránit tím, že budeme sdílet znalosti této problematiky.

2. Migrace dat, aneb, jak neztratit ani píď záznamů ze spisové služby

Dle zákona o archivnictví a spisové službě a dle NSESSS (národního standardu elektronických systémů spisových služeb), je každý poskytovatel eSSL povinen mít funkci výměny dat mezi poskytovateli těchto systémů, respektive mezi jejich systémy. Je to základní bod standardu.

Poskytovatelé jsou nuceni tímto bodem standardu umožnit 1. export metadat a příloh souborů všech záznamů elektronické spisové služby jejich systému a 2. import těchto dat od jiného poskytovatele.

Takže, pokud Váš poskytovatel plní standard NSESSS, což zákoně musí, měli byste po něm při odchodu požadovat, nebo být sami schopni, dle návodu, data vyexportovat. A pokud nový poskytovatel plní standard NSESSS, bude stejnou funkci, ale pro import, mít součástí své aplikace. Buď Vám data takto importuje sám, nebo Vám dodá návod, jak to máte provést sami.

Pokud máte v úmyslu přejít na aplikaci TESS Online, tímto procesem Vás provedeme a jsme také ochotní komunikovat a vyjednávat spolu s Vámi s původním poskytovatelem, aby vše probíhalo hladce a rychle k vaší spokojenosti.

 

 

Odběr novinek o elektronické spisové službě

Kliknutím na tlačítko ODESLAT udělujete souhlas se zpracováním osobních údajů.