Co je kniha pošty?

Kniha přijaté a odeslané pošty je evidenční nástroj v listinné podobě, ve kterém se zaznamenávají příchozí a odchozí úřední dokumenty organizace veřejné správy. Nazývá se také „podací deník„.

K čemu kniha pošty slouží?

Kniha pošty slouží k vedení spisové služby v analogové podobě a nutí tak provádět pracovníky organizace autorizovanou konverzi datových a e-mailových zpráv.

Nevýhody a problémy knihy pošty

Většina dnešních původců zpracovává elektronické úřední dokumenty, jakou jsou datové a e-mailové zprávy. Ty v knize pošty nelze vést do doby, nežli je autorizovaně konvertují na Czech POINTu. Do té doby je totiž nemohou při skartačním řízení předat archivu. Původci, kteří nepoužívají elektronickou spisovou službu a zároveň nekonvertují autorizovaně digitální dokumenty do analogové formy, ztrácejí tyto archiválie a porušují zákon o archivnictví a spisové službě. Hrozí jim za tyto přestupky sankce od oblastního archivu v řádu desetitisíců Kč. Na vině je však stát, který z povinnosti vést elektronickou spisovou službu mnoho subjektů vyňal a tím tuto komplikovanou situaci výkonu spisové služby způsobil. Nicméně od roku 2021, tzv. DEPO balíčku, došlo ke změně a přechod na elektronickou spisovou službu, je povinný. Doporučujeme, abyste přešli v evidenci úřední pošty na systém pro elektronickou spisovou službu.

Přejít na elektronickou spisovou službu