Co je elektronická spisová služba?

Elektronická spisová služba je evidence spisů/dokumentů v elektronické podobě za pomocí aplikace elektronického systému spisové služby. Jedná se o spisovou službu vykonávanou namísto listinné evidence v softwarové aplikaci. Nicméně, je záhodno zmínit, že zprovoznění elektronické spisové služby v organizaci nutně neznamená, že budete vše najednou skenovat/digitalizovat. Eviduje se sice v aplikaci, ale v praxi vedete dokumenty hybridně. Datovky a e-maily jsou v aplikaci, listinné spisy a dokumenty jsou fyzicky (tj. analogově).

Aplikace elektronické spisové služby TESS Online

K čemu elektronická spisová služba slouží?

Elektronická spisová služba má za úkol spravovat úřední jednání (spisy a dokumenty) dle zákona o archivnictví a spisové službě. Platí pro všechny veřejné instituce, kromě mateřských škol. Naopak se nejedná pouze o evidenci pošty, jak mnozí administrativní pracovníci vykonávají spisovou službu v písemné podobě v podacím deníku (knize pošty).

Výhodou spisové služby vedené v elektronickém systému, oproti podacímu deníku, je absence povinnosti převádět autorizovanou konverzí datové a e-mailové zprávy do analogové podoby portálem Czech POINT. Elektronický systém datové a e-mailové zprávy uchovává v digitální podobě a poté je v elektronické formě umožňuje předávat při skartačním řízení oblastnímu archivu. Ten digitální archiválie trvale uchovává v Národním digitálním archivu (NDA) – aplikaci, která umožňuje nahrávat validní SIP balíčky z elektronického systému spisové služby.

Kdy a kde se používá elektronická spisová služba?

Spisovou službu v elektronické podobě musí vést všechny veřejné instituce. Evidují a spravují v ní všechny úřední dokumenty své organizace. Zejména agendy spojené s věcnými skupinami, jako jsou korespondence ředitele, účetnictví, personalistika, komunikace s úřady, zřizovatelem, ministerstvy a další.

Více o povinnosti vést elektronickou spisovou službu naleznete v článku:

Povinnost vést elektronickou spisovou službu