fbpx
T-MAPY | Kontaktujte nás

Povinnost obce vést elektronickou spisovou službu

Obecní úřady mají povinnost vést spisovou službu, avšak dle zákona nemají povinnost ji provozovat v eSSL (elektronickém systému spisové služby). Nicméně praxe je taková, že na některých obcích datové zprávy a e-maily tisknou a považují tyto dokumenty za originály – přičemž originální datové zprávy a e-maily jsou následující období smazány. Dochází tak ke ztrátě úředních dokumentů, respektive jejich originálů (datové zprávy – ZFO, emailové zprávy – EML nebo MSG). Jaký je rozdíl ve vedení spisové služby na obci v podacím deníku, oproti správě dokumentů v elektronické spisové službě?

Vedení spisové služby na obci v podacím deníku

Aby obec mohla vést spisovou službu v podacím deníku, musí konvertovat datové zprávy a e-maily do papírové podoby na Czech pointu. Originální forma dokumentu musí být v každém případě zachována. Z digitálního dokumentu (datové zprávy nebo e-mailu) se stane listinný dokument originálem pouze v tom případě, že proběhne autorizovaná konverze dokumentu. To ovšem není problém, jen to stojí čas, úsilí a pohodu zaměstnance obecního úřadu.

Originalita úředního dokumentu

Oblastní archivy při skartačním řízení chtějí pouze originály úředních dokumentů. Proto si prvně objasníme, jaké jsou formy úředních psaní a co je originalita úředního dokumentu. a z toho bude patrné, zda si je třeba zřídit elektronickou spisovou službu pro obce, či nikoliv.

Vedení spisové služby na obci v elektronické spisové službě

Veškeré hlídání a složitost se zachováním originality úředních elektronických psaní odpadá s vedením spisové služby v elektronické podobě. Žádné konverze do papírové podoby přes Czech point, žádné složité dohledávání dokumentů při skartačním řízení – jen jednoduché vedení záznamů pošty pod čísly jednacími a mnoho dalších výhod eSSL TESS Online.

 

 

Odběr novinek o elektronické spisové službě

Kliknutím na tlačítko ODESLAT udělujete souhlas se zpracováním osobních údajů.