fbpx
T-MAPY | Kontaktujte nás

Příběh dvou kanceláří

- David Dobrovolný
Zobrazeno: 251x

Příběh, který jsem sepsal, je o dvou přístupech ve vedení administrativy na úřadech, v kancelářích škol, na obcích a v dalších organizacích veřejné správy. Hovoří také o tom, o čem je spisová služba, jak usnadňuje vedení úředních dokumentů a zejména předávání archiválií oblastnímu archivu při skartačním řízení. Nechte se inspirovat a hlavně, nebuďte jako Jarmila!

V krásné obci Hvězdov pracuje na úřadě v kanceláři starosty Alena Šikovná. Snaží se mít vše hotové, dobře a včas odvádět svou práci a občané vsi si ji považují, protože je milá a obstará vše, co potřebují. Starostovi šetří mnoho starostí a hodně práce stojí právě na ní.

Ve vedlejší vesnici Levice pracuje jako sekretářka starosty Jarmila Nezodpovědná. Administrativní práce jí moc nebaví a je ráda, když nemusí nic moc dělat. Snaží se vyřídit jen to, co hoří a zpracovat pouze nezbytné záležitosti. Starosta toho musí dělat hodně sám, protože se na ní nemůže plně spolehnout.

Obě dámy dostávají a odesílají poštu. Alena si před časem pořídila pokrokovou aplikaci TESS Online, ve které úřední poštu eviduje a spravuje. Jarmila nerada cokoliv mění a tak používá podací deník, který převzala po své předchůdkyni.

Jednoho dne zazvoní u obou úřednic telefon. “Dobrý den, tady Vendula Pečlivá, okresní archiv Pavlovice. Chceme si odvézt úřední poštu k trvalému uložení do archivu. Příští týden Vás přijedeme navštívit a provedeme společně skartační řízení úřední pošty.”

Alena se s úsměvem domluví na termínu. Má vše v pořádku. Skartační řízení provádí jednou ročně, protože ji na to aplikace TESS Online upozorní. Celé řízení jí zabere pouze několik hodin práce.

Jarmila není vůbec veselá. Skartační řízení nikdy nedělala a to je ve své pozici administrativní pracovnice už řadu let. Bývalá kolegyně jí o tomto úkonu vůbec neinformovala. Má obavy, zda má vše v pořádku a co jí archivářka řekne.

Když paní Vendula dorazí k Aleně, žasne, jak má ve všem pořádek. Aplikace TESS Online Aleně totiž pomáhá. Při skartačním řízení ji vypíše seznam papírových dokumentů a vygeneruje ZIP soubor s datovými a e-mailovými zprávami. Alena tak provede skartační řízení během chvíle. Předá archivářce Vendule v archivní krabici papírové dokumenty a na usb disku ty elektronické. Obě dopijí kávu a v dobré náladě se rozejdou. “Ukázkový případ. Kéž by to tak měly všechny úřednice.”, říká si pro sebe Vendula, když jde ke svému autu.

Zato Jarmila netrpělivě vyčkává příjezd archivářky. Nedlouho poté, co Vendula přijede na úřad, zjišťuje, že Jarmila ztrácí originály odeslaných dopisů, protože je nezakládá do šanonu. A také, že datové zprávy a e-maily Jarmila tiskne, ale autorizovaně nekonvertuje do papírové podoby pomocí Czech POINTu.

“Elektronická pošta není převedena do papírového originálu?”, ptá se Vendula a po negativní odpovědi pokračuje. “A máte zachovány originály datových a e-mailových zpráv alespoň v elektronické podobě?” Jarmila celá rudá odpovídá: “Ne, nevěděla jsem, že mám uchovávat originály dokumentů nebo ty elektronické převádět autorizovaně do papírové podoby.”

Vendula je zklamaná, protože musí jednat jako archivář dle zákona a Jarmile dát pokutu. Je na ní hodná a z původních 200 tisíc ji ukládá pouze 15 s tím, že musí Jarmila věc výkonu spisové služby napravit do tří měsíců.

“Jarmilo, také Vám doporučuji, abyste si došla na školení o spisové službě a archivaci na obci. Nebo absolvovala minimálně nějaký webinář na internetu.”, dodává archivářka Vendula. Když se Jarmila loučí s Vendulou, stydí se, že se nepřipravila a nespravuje úřední dokumenty řádně. Se starostou vedou diskuzi o tom, jak výkon spisové služby napravit v termínu.

“Kéž bych věděla o něčem, co by mi usnadnilo vedení spisové služby.”, děduje Jarmila.

 

Co si z toho odnést? Buďte v organizaci šikovní jako Alena a mějte veškerou administrativu v pořádku a pod kontrolou. Zřiďte si na úřadě elektronickou spisovou službu, třeba TESS Online, která Vám se všemi agendami úřední práce pomůže.