Příběh, který jsem sepsal, je o dvou přístupech ve vedení administrativy na úřadech, v kancelářích škol, na obcích a v dalších organizacích veřejné správy. Hovoří také o tom, o čem je spisová služba, jak usnadňuje vedení úředních dokumentů a zejména předávání archiválií oblastnímu archivu při skartačním řízení. Nechte se inspirovat a hlavně, nebuďte jako Jarmila!
V krásné obci Hvězdov pracuje na úřadě v kanceláři starosty Alena Šikovná. Snaží se mít vše hotové, dobře a včas odvádět svou práci a občané vsi si ji považují, protože je milá a obstará vše, co potřebují. Starostovi šetří mnoho starostí a hodně práce stojí právě na ní.
Ve vedlejší vesnici Levice pracuje jako sekretářka starosty Jarmila Nezodpovědná. Administrativní práce jí moc nebaví a je ráda, když nemusí nic moc dělat. Snaží se vyřídit jen to, co hoří a zpracovat pouze nezbytné záležitosti. Starosta toho musí dělat hodně sám, protože se na ní nemůže plně spolehnout.
Obě dámy dostávají a odesílají poštu. Alena si před časem pořídila pokrokovou aplikaci TESS Online, ve které úřední poštu eviduje a spravuje. Jarmila nerada cokoliv mění a tak používá podací deník, který převzala po své předchůdkyni.
Jednoho dne zazvoní u obou úřednic telefon. “Dobrý den, tady Vendula Pečlivá, okresní archiv Pavlovice. Chceme si odvézt úřední poštu k trvalému uložení do archivu. Příští týden Vás přijedeme navštívit a provedeme společně skartační řízení úřední pošty.”
Alena se s úsměvem domluví na termínu. Má vše v pořádku. Skartační řízení provádí jednou ročně, protože ji na to aplikace TESS Online upozorní. Celé řízení jí zabere pouze několik hodin práce.
Jarmila není vůbec veselá. Skartační řízení nikdy nedělala a to je ve své pozici administrativní pracovnice už řadu let. Bývalá kolegyně jí o tomto úkonu vůbec neinformovala. Má obavy, zda má vše v pořádku a co jí archivářka řekne.
Když paní Vendula dorazí k Aleně, žasne, jak má ve všem pořádek. Aplikace TESS Online Aleně totiž pomáhá. Při skartačním řízení ji vypíše seznam papírových dokumentů a vygeneruje ZIP soubor s datovými a e-mailovými zprávami. Alena tak provede skartační řízení během chvíle. Předá archivářce Vendule v archivní krabici papírové dokumenty a na usb disku ty elektronické. Obě dopijí kávu a v dobré náladě se rozejdou. “Ukázkový případ. Kéž by to tak měly všechny úřednice.”, říká si pro sebe Vendula, když jde ke svému autu.
Zato Jarmila netrpělivě vyčkává příjezd archivářky. Nedlouho poté, co Vendula přijede na úřad, zjišťuje, že Jarmila ztrácí originály odeslaných dopisů, protože je nezakládá do šanonu. A také, že datové zprávy a e-maily Jarmila tiskne, ale autorizovaně nekonvertuje do papírové podoby pomocí Czech POINTu.
“Elektronická pošta není převedena do papírového originálu?”, ptá se Vendula a po negativní odpovědi pokračuje. “A máte zachovány originály datových a e-mailových zpráv alespoň v elektronické podobě?” Jarmila celá rudá odpovídá: “Ne, nevěděla jsem, že mám uchovávat originály dokumentů nebo ty elektronické převádět autorizovaně do papírové podoby.”
Vendula je zklamaná, protože musí jednat jako archivář dle zákona a Jarmile dát pokutu. Je na ní hodná a z původních 200 tisíc ji ukládá pouze 15 s tím, že musí Jarmila věc výkonu spisové služby napravit do tří měsíců.
“Jarmilo, také Vám doporučuji, abyste si došla na školení o spisové službě a archivaci na obci. Nebo absolvovala minimálně nějaký webinář na internetu.”, dodává archivářka Vendula. Když se Jarmila loučí s Vendulou, stydí se, že se nepřipravila a nespravuje úřední dokumenty řádně. Se starostou vedou diskuzi o tom, jak výkon spisové služby napravit v termínu.
“Kéž bych věděla o něčem, co by mi usnadnilo vedení spisové služby.”, děduje Jarmila.
Co si z toho odnést? Buďte v organizaci šikovní jako Alena a mějte veškerou administrativu v pořádku a pod kontrolou. Zřiďte si na úřadě elektronickou spisovou službu, třeba TESS Online, která Vám se všemi agendami úřední práce pomůže.
Prozkoumejte bezplatně, jak vám ucelené řešení elektronické spisové službyTESS Online, může šetřit čas, rozpočet i zlepšit atmosféru úřední práce v organizaci.
S elektronickou spisovou službou TESS Online jsem velmi spokojená. Zaškolení práce s aplikací proběhlo jednoduchou a dobře srozumitelnou vzdálenou prezentací. Zprovoznění aplikace pak bylo rychlé a snadné. Následná podpora od T-MAPY je uživatelsky i technicky bezproblémová a funkční. Samotná práce s aplikací je pro mě komfortní.
Ivana Mudruňková
administrativní pracovnice
Spisová služba je zákonem daná nezbytnost a upravuje ji řada předpisů. Z tohoto důvodu jsem začala pro naši školu hledat vhodnou spisovou službu, která bude přehledná, ucelená a bude vyhovovat našim požadavkům. Jednoznačně vyhrála služba TESS Online. Jedná se o ucelený informační systém, který řeší problematiku průběhu zpracování dokumentů na podatelně, výpravně a organizačních jednotkách naší školy. Služba TESS Online pokrývá veškeré činnosti spojené s evidencí došlých i vlastních dokumentů, s přidělováním jednacích čísel, předáváním dokumentů mezi jednotlivými útvary a zaměstnanci, vytváření spisů, jejich zpracováním a následně i skartováním nebo ukládáním do archivu. Technická podpora pracuje spolehlivě, řešení nastavení a pomoci funguje výborně. Jednoznačně tuto službu doporučuji.
Dagmar Redlová
sekretářka ředitelky
Vážení,
Ráda bych vám touto cestou poděkovala za pomoc při řešení vedení spisové služby v elektronické podobě. Veřejné výzkumné instituce mají povinnost vedení spisové služby ze zákona a při mém nástupu do nového zaměstnání bylo hlavním úkolem zavedení elektronické spisové služby. Není jednoduché se zorientovat v internetových nabídkách, tak jsem na doporučení státní instituce, která vaši aplikaci používá, zkontaktovala vaší společnost, kde byli velice ochotní a vstřícní. Obratem jsme obdrželi cenovou nabídku, pomoc s výběrem varianty aplikace pro naše podmínky a podklady potřebnými ke zprovoznění spisové služby. Aplikaci jsme si mohli vyzkoušet, školení a konzultace online formou videohovorů byly velice nápomocné při počátečním vkládání dokumentů, ale není náročné se s aplikací naučit pracovat. Když je přeci jenom potřeba s něčím poradit, mohu se na vás kdykoli obrátit, technická podpora a spolupráce s vaší firmou je bez problémů. Určitě bych vaši aplikaci TESS online doporučila dalším zájemcům, nemusí se ničeho obávat a mohou se spolehnout na vaši pomoc a spolupráci. Děkuji za spolupráci.
Rita Háseová
administrativní pracovník
Spisovou službu Tess Online jsem si vybrala průzkumem trhu na webu ze čtyř spisovek, jelikož se zrovna tato jevila pro naši organizaci přehledná a pro ovládání snadná. Zprovoznění aplikace proběhlo dálkově a taktéž zaškolení a práci s aplikací jsem byla schopna zvládnout prostřednictvím videí na stránkách poskytovatele a z dostupných návodů. Veškerý problém s aplikací je prostřednictvím telefonické podpory řešen téměř během několika hodin. Přeji společnosti T-mapy hodně zdárných softwarů a aplikací pro pohodlí nás uživatelů.
Petra Chromá
asistentka ředitelky
Aplikace TESS Online mě zaujala svou přehledností, zpracováním a v neposlední řadě také příznivou cenou. Aplikace rozhodně splnila mé očekávání, je využitelná nejen v praxi malé organizace. Naučit se s aplikací pracovat nebylo náročné, v případě nejasností je k dispozici stálá technická podpora formou videí a manuálů, případně osobní, telefonická nebo elektronická podpora pracovníka firmy T-MAPY. Spolupráce s touto firmou je na velmi dobré úrovni.
Mgr. Jana Kulhánková
ředitelka
Aplikaci TESS Online jsme si vybrali na základě návodného videa, které jednoduše a srozumitelně vysvětluje obsluhu SW. Oproti jiným aplikacím, které vybízeli nejdříve ke kontaktování distributora, tady bylo ihned zřejmé, co dodavatel nabízí a prodává. S programem jsme se naučili zacházet právě pomocí videí a velmi dobře zpracované metodické příručky. Několik málo dotazů, které jsme vznesli, měly rychlou a jasnou odpověď. Komunikace probíhá celkově na velmi dobré úrovni. Dodavatel byl ochoten poskytnout vzorové podklady k nastavení systému a projevil nebývalou vstřícnost s organizací, která nemá svého vlastního IT technika. Aplikaci doporučujeme všem, kteří se bojí povinnosti elektronické spisové služby. S TESS Online je to o hodně snazší.
Jana Birdáčová
ekonomka a metodička spisové služby
Aplikaci spisové služby TESS online jsem vybrala mimo jiné na základě doporučení kolegyně z CSS Hrabyně. Oceňuji osobní a velmi vstřícný přístup společnosti T-Mapy při řešení problémů s aplikací a také snadná a srozumitelná videa s návodem jak aplikaci používat, která jsou k dispozici zdarma na webových stránkách společnosti. Zaujala mě především srozumitelnost aplikace a možnost vyzkoušet aplikaci bezplatně v demo verzi. S online aplikací jsem velmi spokojená.
Andrea Bartošová
pracovník vztahů k veřejnosti, asistentka
Z počátku mě zaujaly nabízené služby a samotná aplikace TESS Online na www stránkách. Jakmile jsme se dali do spolupráce, překvapilo mě velmi rychlé zprovoznění aplikace, individuální a lidský přístup, rychlé řešení a okamžité odpovědi na otázky ohledně aplikace. Na webu jsou velmi dobře zpracovaná instruktážní videa - manuál jsem nemusela číst. Aplikace je pro mě velmi přehledná a rychlá. Pro mě byla důležitá možnost pracovat z jakéhokoliv počítače či notebooku a to aplikace splňuje na výbornou. Čeho si cením, tak je technická a uživatelská podpora, která je na velmi vysoké profesní úrovni, zejména si cením lidského přístupu a vysvětlení všech dotazů. Myslím si, že práci s aplikací pochopí hned každý bez nutnosti nějakého osobního školení.
Zuzana Jasinková
odborná pracovnice / metodička
Aplikace je uživatelsky nenáročná, vcelku lehce pochopitelná, stačí běžná uživatelská počítačová znalost. Školení pro práci s aplikací včetně příručky nebo videonávodů jsou z pohledu proškolení zcela dostačující. Technická podpora je spolehlivá. Aplikace splnila naše očekávání – zajistí vše v souladu se zákony. Člověk nemusí hledat spisové znaky a s tím související skartační lhůty – aplikace veškeré informace obsahuje. Velká výhoda online je v přístupu do aplikace, kdekoliv a kdykoliv s libovolným počtem uživatelů, kteří aplikaci mohou používat.
Mgr. Veronika Dohnalová
sekretářka ředitelky
Rozhodující ve výběru aplikace byla cloudová verze, tedy přístup odkudkoli, což možnosti zúžilo. Při osloveni jednotlivých poskytovatelů byla Tess on-line významně vpředu svým lidským přístupem a maximální otevřeností. Pan Dobrovolný byl od počátku velmi vstřícný, poskytoval mi validní informace a celým procesem mě provází s naprostou precizností. Spisová služba pro mě byla něco úplně nového, samozřejmě, obava z pochopení celé problematiky zde byla, ale jak jsem psala výše, technická pomoc ze strany Tess a hlavně pana Dobrovolného je skvělá, nedílnou součástí z jeho strany bylo i opakované ujištění, že celým procesem projdu hladce. Veškeré dotazy mi byly zodpovězeny obratem a detailně. V tuto chvíli s aplikaci pracuji 4 měsíce a lze říci, že princip aplikace chápu dobře, občas narazím na něco nového, ještě nepoznaného, ale vzhledem k dosavadním zkušenostem dokážu celkem pružně reagovat. Myslím, že spisová služba znamená výraznou úsporu času, přehled o dokumentaci celé organizace, do budoucna výrazné omezení papírové formy, což je smyslem práce v každé kanceláři. Vzhledem k tomu, že kancelářské pozice jsou většinou obsazeny ženami, je lidský a chápající přístup velmi důležitý a Tess, jako jedna z mála firem, má tvář, víte, že na druhé straně telefonu sedí konkrétní osoba, která vás zná a vy znáte ji, v našem případě pan Dobrovolný. Upřímně píší, že jsem naprosto spokojená s výběrem aplikace a když mám možnost, tak Tess vždy doporučuji.
Kateřina Asqar
metodička spisové služby
Aplikaci TESS Online jsem si vybrala z důvodu doporučení od kolegyně z jiné ZUŠ. Při zjišťování informací na webu firmy T-MAPY a podrobných videoukázek jsem se rozhodla definitivně. Aplikace TESS Online je velmi intuitivní. V době, kdy se administrativa navyšuje ze všech stran, je velmi příjemné učit se něco nového podle jednoduchého a stručného manuálu. Evidence v programu je velmi rychlá a snadná. Napojení na e-mailovou poštu a datovou schránku bylo velmi rychlé. Mám srovnání s celkem třemi různými evidencemi spisové služby v elektronickém systému a vždy byly nějaké problémy, ať už s chybami v systémech, zprovoznění, složitost při různých úkonech a nakonec i s podporou. U TESS Online je technická podpora vždy nápomocná ihned a vše vyřeší obratem. Aplikace TESS Online předčila mé očekávání ve všech směrech. Rozhodně doporučuji!
Alexandra Žižková
asistentka ředitelky
Z počátku jsem byla skeptická, ale díky panu Dobrovolnému jsem se záhy přesvědčila o opaku. Aplikace TESS Online, vám hlavně urychlí práci, vše je přehledné, srovnané, lehce vyhledatelné. Kdykoliv jsem o cokoliv požádala dostalo se mně 100% vysvětlení a pomoci. Spolupráce je na výborné úrovni, a tak aplikaci TESS Online mohu všem vřele doporučit.
Žaneta Halvová
asistentka ředitele
TESS Online nám pomohla zlepšit efektivitu a transparentnost správy základní školy. Zároveň přispívá k udržitelnosti provozu školy snížením spotřeby papíru. S aplikací jsme velice spokojeni, bezproblémová je i komunikace a podpora ze strany dodavatele.
Mgr. Iva Hájková
referentka ZŠ Lipůvka
Urychlilo mi to práci. Například už nemusím používat podací razítko. Tisknu si v aplikaci štítky s čárovými kódy a všemi údaji na několik kliků. Servis a podpora ze strany společnosti T-MAPY je velmi dobrá.
Hana Moravcová
referentka spisové služby
