fbpx
T-MAPY | Kontaktujte nás

Povinnost příspěvkové organizace vést elektronickou spisovou službu

Příspěvkové organizace mají povinnost vést spisovou službu, avšak dle zákona nemají povinnost ji provozovat v eSSL (elektronickém systému spisové služby). Nicméně praxe je taková, že si tyto organizace tisknou datové zprávy a e-maily a považují tyto dokumenty za originály – přičemž originální datové zprávy a e-maily jsou následující období smazány. Dochází tak ke ztrátě úředních dokumentů, respektive jejich originálů (datové zprávy – ZFO, emailové zprávy – EML nebo MSG).

Vedení spisové služby v podacím deníku

Aby příspěvková organizace mohla vést spisovou službu v podacím deníku, musí konvertovat datové zprávy a e-maily do papírové podoby na Czech pointu. Originální forma dokumentu musí být v každém případě zachována. Z digitálního dokumentu (datové zprávy nebo e-mailu) se stane listinný dokument originálem pouze v tom případě, že proběhne autorizovaná konverze dokumentu. To je ovšem problém, protože konverze 1 str. dokumentu stojí 30 Kč a pracovník organizace by musel chodit konvertovat dokumenty na obecní úřad, nebo na Českou poštu, což nemusí být vždy v blízkosti organizace.

Originalita školního úředního dokumentu

Oblastní archivy při skartačním řízení chtějí pouze originály úředních dokumentů. Proto si prvně objasníme, jaké jsou formy úředních psaní a co je originalita úředního dokumentu. a z toho bude patrné, zda si je třeba zřídit elektronickou spisovou službu pro příspěvkové organizace, či nikoliv.

Vedení spisové služby v elektronickém systému spisové služby

Všechno hlídání a složitost se zachováním originality úředních elektronických psaní odpadá s vedením spisové služby v elektronické podobě. Žádné chození na Czech point, žádné konverze do papírové podoby, žádné složité dohledávání dokumentů při skartačním řízení – jen jednoduché vedení záznamů pošty pod čísly jednacími a mnoho dalších výhod eSSL TESS Online.

 

 

Odběr novinek o elektronické spisové službě

Kliknutím na tlačítko ODESLAT udělujete souhlas se zpracováním osobních údajů.