Co je spisový a skartační řád?

Spisový a skartační řád je směrnice vydaná původcem, veřejnou institucí, která spravuje úřední dokumenty.

Spisový řád a plán zdarma

Spisový řád

Spisový řád je směrnice procesů práce s úředními dokumenty zajišťující v organizaci jejich příjem, oběh, zpracování, vyřízení, uložení a předání při skartačním řízení do příslušného archivu.

Skartační řád (tj. spisový plán)

Skartační plán je seznam spisových znaků, jim příslušných skartačních znaků a skartačních lhůt, jež jsou přiřazeny úředním dokumentům, které organizace spravuje. Zjednodušeně řečeno, skartační plán určuje, co se stane se kterým typem úředního dokumentu potom, co mu uběhne skartační lhůta. Jestli bude dokument, nebo spis, archivován, či skartován (trvale zničen).

Proč musí mít organizace veřejné správy spisový a skartační řád?

Každá veřejná instituce vlastní a spravuje dokumenty, za které v konečném hledisku zodpovídá stát České republiky (Ministerstvo vnitra). Organizace veřejné správy jako obce a jejich úřady, ale také školy, či další příspěvkové organizace a instituce, jsou nuceny na základě zákona o archivnictví a spisové službě, k řádné správě těchto tzv. úředních dokumentů. Aplikaci zákona o archivnictví a spisové službě provádí organizace tvorbou spisového řádu a dodržováním této vlastní směrnice nakládání s úředními dokumenty.

K čemu spisový a skartační řád slouží?

Pracovníci veřejné správy se dle směrnice spisového a skartačního řádu své organizace řídí v nakládání s úředními dokumenty a spisy zejména v těchto oblastech:

• jakým způsobem se dokumenty evidují při příjmu na podatelně a předávají oddělením organizace,
• jaké typy dokumentů se vedou v samostatné evidenci spisové služby, namísto podacího deníku, či v elektronickém systému spisové služby,
• jak se výkon spisové služby v organizaci provádí v praxi,
• kdo a jak které dokumenty rozřazuje, zpracovává, vyřizuje a ukládá, než dokumenty, nebo spisy, vstoupí do poslední fáze, tzv. skartačního řízení,
• jaké dokumenty mají být v kterém roce archivovány (předány do příslušného archivu), nebo trvale zničeny (skartovány).

Tvorba spisového a skartačního řádu

Spisový a skartační řád lze tvořit dle instrukcí Ministerstva vnitra, nebo použít vzory spisového a skartačního řádu pro elektronickou spisovou službu TESS Online. V případě, že potřebujete pomoci s tvorbou spisového řádu, rádi Vám poradíme.