V článku uvádím, proč bych jako konzultant vedení elektronických spisových služeb nedoporučil, abyste si instalovali a vedli spisovou službu v open source elektronickém systému spisové služby, který je zdarma a proč vaši organizaci může v budoucnu potkat podobná nepěkná pokuta, pokud to uděláte, nebo pokud ještě vedete spisovou službu v aplikaci, která nesplňuje národní standard systému spisových služeb (NSESSS).
Ztráta dat spisové služby, aneb cesta k pokutě
Již několik klientů k nám přecházelo z jiného systému elektronické spisové služby. Překvapil nás především poslední případ. Nejmenovaná škola používala aplikaci elektronické spisové služby zdarma, tzv. open source spisové služby. Měla aplikaci nainstalovanou na svém serveru. Server začal skomírat a vypovídat svou službu. Vedení školy se rozhodlo spolu s IT pracovníkem, že přejdou na TESS Online. Nicméně nebylo vyřešené, co provést s daty spisové služby, s metadaty čísel jednacích a se soubory staré open source aplikace.
Ztratit data elektronické spisové služby žádná organizace určitě nesmí, to by ji archiv musel pokutovat. Digitální i analogové dokumenty, které vede organizace ve staré aplikaci, je však třeba také předat do archivu nebo skartovat, jak udává zákon o archivnictví a spisové službě.
Škola si nyní musí objednat nákladný export a import dat do TESS Online v řádu několika desítek tisíc Kč. Po analýze jsme zjistili, že import dat nepomůže, neboť stav dat a změny legislativy byly tak pokročilé, že není cesty zpět. Tato organizace dávno měla přejít na nový systém elektronické spisové služby , který by splňoval veškeré legislativní normy.
Jeden z důvodů, proč k této situaci pravděpodobně došlo, je, že vývojářská firma, která open source aplikace vytvořila, neměla kontakty na subjekty, které si aplikaci stáhli zdarma a tak firma ani nemohla tyto organizace kontaktovat. To by byla polehčující okolnost. Nicméně je na tom celém vidět nedůslednost celého jednání a uvedení ostatních organizací do nelehké situace, kdy ztratí data, ať chtějí nebo ne. Všichni děláme chyby, kdo ale v tomto případě zaplatí pokuty, které archivy udělí? Firma dodávající open source aplikaci, nebo původce dokumentů?
Pojďme se nyní podívat do hloubky problému, kde to celé začalo a co je příčinou těchto následků se ztrátou dat v elektronické spisové službě typu open source, abychom se mohli poučit z chyb jiných a v budoucnu se takovým situacím uměli vyhnout.