Stalo se, že na elektronickou spisovou službu TESS Online přecházela organizace, která původně vedla úřední dokumenty ve spisové službě typu open source (otevřený zdrojový kód) a tedy zdarma. Aplikaci v roce 2009 získali bezplatně pod licencí EUPL v1.1. Po 11 letech používání však nyní přijdou bohužel o data veškeré pošty a hrozí jim pokuta od státního archivu. Článek jsem sepsal z důvodu, aby se ostatní mohli poučit a neopakovat stejnou chybu.
V článku uvádím, proč bych jako konzultant vedení elektronických spisových služeb nedoporučil, abyste si instalovali a vedli spisovou službu v open source elektronickém systému spisové služby, který je zdarma a proč vaši organizaci může v budoucnu potkat podobná nepěkná pokuta, pokud to uděláte, nebo pokud ještě vedete spisovou službu v aplikaci, která nesplňuje národní standard systému spisových služeb (NSESSS).
Již několik klientů k nám přecházelo z jiného systému elektronické spisové služby. Překvapil nás především poslední případ. Nejmenovaná škola používala aplikaci elektronické spisové služby zdarma, tzv. open source spisové služby. Měla aplikaci nainstalovanou na svém serveru. Server začal skomírat a vypovídat svou službu. Vedení školy se rozhodlo spolu s IT pracovníkem, že přejdou na TESS Online. Nicméně nebylo vyřešené, co provést s daty spisové služby, s metadaty čísel jednacích a se soubory staré open source aplikace.
Ztratit data elektronické spisové služby žádná organizace určitě nesmí, to by ji archiv musel pokutovat. Digitální i analogové dokumenty, které vede organizace ve staré aplikaci, je však třeba také předat do archivu nebo skartovat, jak udává zákon o archivnictví a spisové službě.
Škola si nyní musí objednat nákladný export a import dat do TESS Online v řádu několika desítek tisíc Kč. Po analýze jsme zjistili, že import dat nepomůže, neboť stav dat a změny legislativy byly tak pokročilé, že není cesty zpět. Tato organizace dávno měla přejít na nový systém elektronické spisové služby , který by splňoval veškeré legislativní normy.
Jeden z důvodů, proč k této situaci pravděpodobně došlo, je, že vývojářská firma, která open source aplikace vytvořila, neměla kontakty na subjekty, které si aplikaci stáhli zdarma a tak firma ani nemohla tyto organizace kontaktovat. To by byla polehčující okolnost. Nicméně je na tom celém vidět nedůslednost celého jednání a uvedení ostatních organizací do nelehké situace, kdy ztratí data, ať chtějí nebo ne. Všichni děláme chyby, kdo ale v tomto případě zaplatí pokuty, které archivy udělí? Firma dodávající open source aplikaci, nebo původce dokumentů?
Pojďme se nyní podívat do hloubky problému, kde to celé začalo a co je příčinou těchto následků se ztrátou dat v elektronické spisové službě typu open source, abychom se mohli poučit z chyb jiných a v budoucnu se takovým situacím uměli vyhnout.
Zásadním problémem Spisové služby typu open source, že vývojářská společnost přestala software vyvíjet a uvádět do souladu s národním standardem systémů spisových služeb (NSESSS). Proč a jak, to se můžeme nyní pouze domnívat. V určitou chvíli ale aplikace začala stárnout a nevyhovovat platné legislativě o archivnictví a spisové službě. Nakonec však nyní všechny aplikace poškozují organizace, které si je v dobré víře zdarma pořídily.
Jaké si z toho můžeme vzít poučení? Stále platí známé pořekadlo: „Nejsem tak bohatý, abych si kupoval levné věci.“
V Česku není možné, aby informační systém, který spravuje úřední dokumenty a musí být stále v souladu s legislativou a normami, byl vytvořen na open source platformě. Aplikace, ve které si vedete úkoly, nebo nedůležité agendy, které nestojí na dodržování zákona, ty je možné evidovat v open source aplikacích. Nicméně ne elektronický systém spisové služby. Ztráta dat, tedy archiválií, je pro státní archiv zásadním porušením legislativy a těžko se budou organizace vymlouvat, že něco nevěděli, když data při skartačním řízení nebude možné archiváři předat, protože to aplikace neumí. Neznalost v tomto případě též neomlouvá.
Zmíněná škola by pravděpodobně vedla v této aplikaci úřední dokumenty nadále, kdyby jim nenastal problém se serverem, na kterém byla aplikace umístěná. Otázkou tedy je, kolik škol má ještě podobnou aplikaci a hrozí jí v budoucnu samé problémy a nakonec pokuta od archivu? To se asi nedozvíme, ale můžete na tento článek upozornit své kolegy a vedení organizace, aby chyby jiných neopakovali.
Bohudík nás čeká certifikace aplikací spisových služeb a všechny tyto nešvary a open source spisové služby brzy skončí v propadlišti dějin a všem veřejnoprávním institucím ušetří čas a nervy při návštěvě nebo kontrole výkonu spisové služby archivem.
Pokud máte podobný problém, jako zmíněná škola, kontaktujte nás. Rádi vám pomůžeme.
S elektronickou spisovou službou TESS Online jsem velmi spokojená. Zaškolení práce s aplikací proběhlo jednoduchou a dobře srozumitelnou vzdálenou prezentací. Zprovoznění aplikace pak bylo rychlé a snadné. Následná podpora od T-MAPY je uživatelsky i technicky bezproblémová a funkční. Samotná práce s aplikací je pro mě komfortní.
Ivana Mudruňková
administrativní pracovnice
Spisová služba je zákonem daná nezbytnost a upravuje ji řada předpisů. Z tohoto důvodu jsem začala pro naši školu hledat vhodnou spisovou službu, která bude přehledná, ucelená a bude vyhovovat našim požadavkům. Jednoznačně vyhrála služba TESS Online. Jedná se o ucelený informační systém, který řeší problematiku průběhu zpracování dokumentů na podatelně, výpravně a organizačních jednotkách naší školy. Služba TESS Online pokrývá veškeré činnosti spojené s evidencí došlých i vlastních dokumentů, s přidělováním jednacích čísel, předáváním dokumentů mezi jednotlivými útvary a zaměstnanci, vytváření spisů, jejich zpracováním a následně i skartováním nebo ukládáním do archivu. Technická podpora pracuje spolehlivě, řešení nastavení a pomoci funguje výborně. Jednoznačně tuto službu doporučuji.
Dagmar Redlová
sekretářka ředitelky
Vážení,
Ráda bych vám touto cestou poděkovala za pomoc při řešení vedení spisové služby v elektronické podobě. Veřejné výzkumné instituce mají povinnost vedení spisové služby ze zákona a při mém nástupu do nového zaměstnání bylo hlavním úkolem zavedení elektronické spisové služby. Není jednoduché se zorientovat v internetových nabídkách, tak jsem na doporučení státní instituce, která vaši aplikaci používá, zkontaktovala vaší společnost, kde byli velice ochotní a vstřícní. Obratem jsme obdrželi cenovou nabídku, pomoc s výběrem varianty aplikace pro naše podmínky a podklady potřebnými ke zprovoznění spisové služby. Aplikaci jsme si mohli vyzkoušet, školení a konzultace online formou videohovorů byly velice nápomocné při počátečním vkládání dokumentů, ale není náročné se s aplikací naučit pracovat. Když je přeci jenom potřeba s něčím poradit, mohu se na vás kdykoli obrátit, technická podpora a spolupráce s vaší firmou je bez problémů. Určitě bych vaši aplikaci TESS online doporučila dalším zájemcům, nemusí se ničeho obávat a mohou se spolehnout na vaši pomoc a spolupráci. Děkuji za spolupráci.
Rita Háseová
administrativní pracovník
Spisovou službu Tess Online jsem si vybrala průzkumem trhu na webu ze čtyř spisovek, jelikož se zrovna tato jevila pro naši organizaci přehledná a pro ovládání snadná. Zprovoznění aplikace proběhlo dálkově a taktéž zaškolení a práci s aplikací jsem byla schopna zvládnout prostřednictvím videí na stránkách poskytovatele a z dostupných návodů. Veškerý problém s aplikací je prostřednictvím telefonické podpory řešen téměř během několika hodin. Přeji společnosti T-mapy hodně zdárných softwarů a aplikací pro pohodlí nás uživatelů.
Petra Chromá
asistentka ředitelky
Aplikace TESS Online mě zaujala svou přehledností, zpracováním a v neposlední řadě také příznivou cenou. Aplikace rozhodně splnila mé očekávání, je využitelná nejen v praxi malé organizace. Naučit se s aplikací pracovat nebylo náročné, v případě nejasností je k dispozici stálá technická podpora formou videí a manuálů, případně osobní, telefonická nebo elektronická podpora pracovníka firmy T-MAPY. Spolupráce s touto firmou je na velmi dobré úrovni.
Mgr. Jana Kulhánková
ředitelka
Aplikaci TESS Online jsme si vybrali na základě návodného videa, které jednoduše a srozumitelně vysvětluje obsluhu SW. Oproti jiným aplikacím, které vybízeli nejdříve ke kontaktování distributora, tady bylo ihned zřejmé, co dodavatel nabízí a prodává. S programem jsme se naučili zacházet právě pomocí videí a velmi dobře zpracované metodické příručky. Několik málo dotazů, které jsme vznesli, měly rychlou a jasnou odpověď. Komunikace probíhá celkově na velmi dobré úrovni. Dodavatel byl ochoten poskytnout vzorové podklady k nastavení systému a projevil nebývalou vstřícnost s organizací, která nemá svého vlastního IT technika. Aplikaci doporučujeme všem, kteří se bojí povinnosti elektronické spisové služby. S TESS Online je to o hodně snazší.
Jana Birdáčová
ekonomka a metodička spisové služby
Aplikaci spisové služby TESS online jsem vybrala mimo jiné na základě doporučení kolegyně z CSS Hrabyně. Oceňuji osobní a velmi vstřícný přístup společnosti T-Mapy při řešení problémů s aplikací a také snadná a srozumitelná videa s návodem jak aplikaci používat, která jsou k dispozici zdarma na webových stránkách společnosti. Zaujala mě především srozumitelnost aplikace a možnost vyzkoušet aplikaci bezplatně v demo verzi. S online aplikací jsem velmi spokojená.
Andrea Bartošová
pracovník vztahů k veřejnosti, asistentka
Z počátku mě zaujaly nabízené služby a samotná aplikace TESS Online na www stránkách. Jakmile jsme se dali do spolupráce, překvapilo mě velmi rychlé zprovoznění aplikace, individuální a lidský přístup, rychlé řešení a okamžité odpovědi na otázky ohledně aplikace. Na webu jsou velmi dobře zpracovaná instruktážní videa - manuál jsem nemusela číst. Aplikace je pro mě velmi přehledná a rychlá. Pro mě byla důležitá možnost pracovat z jakéhokoliv počítače či notebooku a to aplikace splňuje na výbornou. Čeho si cením, tak je technická a uživatelská podpora, která je na velmi vysoké profesní úrovni, zejména si cením lidského přístupu a vysvětlení všech dotazů. Myslím si, že práci s aplikací pochopí hned každý bez nutnosti nějakého osobního školení.
Zuzana Jasinková
odborná pracovnice / metodička
Aplikace je uživatelsky nenáročná, vcelku lehce pochopitelná, stačí běžná uživatelská počítačová znalost. Školení pro práci s aplikací včetně příručky nebo videonávodů jsou z pohledu proškolení zcela dostačující. Technická podpora je spolehlivá. Aplikace splnila naše očekávání – zajistí vše v souladu se zákony. Člověk nemusí hledat spisové znaky a s tím související skartační lhůty – aplikace veškeré informace obsahuje. Velká výhoda online je v přístupu do aplikace, kdekoliv a kdykoliv s libovolným počtem uživatelů, kteří aplikaci mohou používat.
Mgr. Veronika Dohnalová
sekretářka ředitelky
Rozhodující ve výběru aplikace byla cloudová verze, tedy přístup odkudkoli, což možnosti zúžilo. Při osloveni jednotlivých poskytovatelů byla Tess on-line významně vpředu svým lidským přístupem a maximální otevřeností. Pan Dobrovolný byl od počátku velmi vstřícný, poskytoval mi validní informace a celým procesem mě provází s naprostou precizností. Spisová služba pro mě byla něco úplně nového, samozřejmě, obava z pochopení celé problematiky zde byla, ale jak jsem psala výše, technická pomoc ze strany Tess a hlavně pana Dobrovolného je skvělá, nedílnou součástí z jeho strany bylo i opakované ujištění, že celým procesem projdu hladce. Veškeré dotazy mi byly zodpovězeny obratem a detailně. V tuto chvíli s aplikaci pracuji 4 měsíce a lze říci, že princip aplikace chápu dobře, občas narazím na něco nového, ještě nepoznaného, ale vzhledem k dosavadním zkušenostem dokážu celkem pružně reagovat. Myslím, že spisová služba znamená výraznou úsporu času, přehled o dokumentaci celé organizace, do budoucna výrazné omezení papírové formy, což je smyslem práce v každé kanceláři. Vzhledem k tomu, že kancelářské pozice jsou většinou obsazeny ženami, je lidský a chápající přístup velmi důležitý a Tess, jako jedna z mála firem, má tvář, víte, že na druhé straně telefonu sedí konkrétní osoba, která vás zná a vy znáte ji, v našem případě pan Dobrovolný. Upřímně píší, že jsem naprosto spokojená s výběrem aplikace a když mám možnost, tak Tess vždy doporučuji.
Kateřina Asqar
metodička spisové služby
Aplikaci TESS Online jsem si vybrala z důvodu doporučení od kolegyně z jiné ZUŠ. Při zjišťování informací na webu firmy T-MAPY a podrobných videoukázek jsem se rozhodla definitivně. Aplikace TESS Online je velmi intuitivní. V době, kdy se administrativa navyšuje ze všech stran, je velmi příjemné učit se něco nového podle jednoduchého a stručného manuálu. Evidence v programu je velmi rychlá a snadná. Napojení na e-mailovou poštu a datovou schránku bylo velmi rychlé. Mám srovnání s celkem třemi různými evidencemi spisové služby v elektronickém systému a vždy byly nějaké problémy, ať už s chybami v systémech, zprovoznění, složitost při různých úkonech a nakonec i s podporou. U TESS Online je technická podpora vždy nápomocná ihned a vše vyřeší obratem. Aplikace TESS Online předčila mé očekávání ve všech směrech. Rozhodně doporučuji!
Alexandra Žižková
asistentka ředitelky
