Pokuty ze ztráty dat spisové služby při přechodu na novou aplikaci

V článku uvádím, proč bych jako konzultant vedení elektronických spisových služeb nedoporučil, abyste si instalovali a vedli spisovou službu v open source elektronickém systému spisové služby, který je zdarma a proč vaši organizaci může v budoucnu potkat podobná nepěkná pokuta, pokud to uděláte, nebo pokud ještě vedete spisovou službu v aplikaci, která nesplňuje národní standard systému spisových služeb (NSESSS).

Ztráta dat spisové služby, aneb cesta k pokutě

Již několik klientů k nám přecházelo z jiného systému elektronické spisové služby. Překvapil nás především poslední případ. Nejmenovaná škola používala aplikaci elektronické spisové služby zdarma, tzv. open source spisové služby. Měla aplikaci nainstalovanou na svém serveru. Server začal skomírat a vypovídat svou službu. Vedení školy se rozhodlo spolu s IT pracovníkem, že přejdou na TESS Online. Nicméně nebylo vyřešené, co provést s daty spisové služby, s metadaty čísel jednacích a se soubory staré open source aplikace.

Ztratit data elektronické spisové služby žádná organizace určitě nesmí, to by ji archiv musel pokutovat. Digitální i analogové dokumenty, které vede organizace ve staré aplikaci, je však třeba také předat do archivu nebo skartovat, jak udává zákon o archivnictví a spisové službě.

Škola si nyní musí objednat nákladný export a import dat do TESS Online v řádu několika desítek tisíc Kč. Po analýze jsme zjistili, že import dat nepomůže, neboť stav dat a změny legislativy byly tak pokročilé, že není cesty zpět. Tato organizace dávno měla přejít na nový systém elektronické spisové služby , který by splňoval veškeré legislativní normy.

Jeden z důvodů, proč k této situaci pravděpodobně došlo, je, že firma Good Sailors, která vývoj této open source aplikace zajišťovala, neměla kontakty na subjekty, které si aplikaci stáhli zdarma a tak firma ani nemohla tyto organizace kontaktovat. To by byla polehčující okolnost. Nicméně je na tom celém vidět nedůslednost celého jednání a uvedení ostatních organizací do nelehké situace, kdy ztratí data, ať chtějí nebo ne. Všichni děláme chyby, kdo ale v tomto případě zaplatí pokuty, které archivy udělí? Firma dodávající open source aplikaci, nebo původce dokumentů?

Pojďme se nyní podívat do hloubky problému, kde to celé začalo a co je příčinou těchto následků se ztrátou dat v elektronické spisové službě MojeSpisovka, abychom se mohli poučit z chyb jiných a v budoucnu se takovým situacím uměli vyhnout.

Problém open source spisových služeb

Zásadním problémem Spisové služby od OSS Aliance, kde vůdčí rolu v tomto případě zastávala firma Good Sailors je ten, že tato společnost přestala software vyvíjet a uvádět do souladu s národním standardem systémů spisových služeb (NSESSS). Proč a jak, to se můžeme nyní pouze domnívat. V určitou chvíli ale aplikace začala stárnout a nevyhovovat platné legislativě o archivnictví a spisové službě. Nakonec nyní všechny aplikace MojeSpisovka v 2.1.3 poškozují organizace, které si je v dobré víře zdarma pořídily a ve správnou chvíli nepřešly na placenou verzi 3.x, která dnes není též v souladu s legislativou a standardy, ale stále se prodává.

Jaké si z toho můžeme vzít poučení? Stále platí známé pořekadlo: „Nejsem tak bohatý, abych si kupoval levné věci.“

Open source ve veřejné správě ANO, ale NE pro elektronický systém spisové služby

V Česku není možné, aby informační systém, který spravuje úřední dokumenty a musí být stále v souladu s legislativou a normami, byl vytvořen na open source platformě. Aplikace, ve které si vedete úkoly, nebo nedůležité agendy, které nestojí na dodržování zákona, ty je možné evidovat v open source aplikacích. Nicméně ne elektronický systém spisové služby. Ztráta dat, tedy archiválií, je pro archiv zásadní porušení a těžko se budou organizace vymlouvat, že něco nevěděli, když data při skartačním řízení nebude možné předat archivu, protože to aplikace neumí. Vědět novinky z oblasti spisové služby by všechny veřejnoprávní organizace měli.

Proč open source aplikaci spisové služby nesmí dotovat EU

V poslední době vidíme opakující se snahy vytáhnout z EU dotací (to nebyl případ MojeSpisovka) peníze na rozvoj open source aplikací. Většinou to dává smysl. Ale ne pro aplikace tohoto typu. Proč? Právě proto, že až dojdou dotace, tak aplikace přestanou vývojářské firmy aktualizovat, jak se tomu stalo v případě zmíněné školy tohoto příběhu (z jiného důvodu, změnila se výrazně legislativa), a veškeré problémy zůstanou na bedrech původců dokumentů, které si takové aplikace pořídili. Jestli chcete novou aplikaci pro vedení spisové služby v elektronické podobě, rozhodně si neinstalujte open source. Je to časovaná bomba s problémy, které ale přijdou až za 10 nebo 15 let.

Kolik škol a organizací čeká problém ztráty dat nebo těžkostí při přechodu na novou aplikaci spisové služby?

Zmíněná škola by pravděpodobně vedla v této aplikaci úřední dokumenty nadále, kdyby jim nenastal problém se serverem, na kterém byla aplikace umístěná. Otázkou tedy je, kolik škol má ještě podobnou aplikaci a hrozí jí v budoucnu samé problémy a nakonec pokuta od archivu? To se asi nedozvíme, ale můžete na tento článek upozornit své kolegy a vedení organizace, aby chyby jiných neopakovali.

Řešení, certifikace všech systémů elektronického vedení spisové služby

Bohudík nás čeká certifikace aplikací spisových služeb a všechny tyto nešvary a open source spisové služby brzy skončí v propadlišti dějin a všem veřejnoprávním institucím ušetří čas a nervy při návštěvě nebo kontrole výkonu spisové služby archivem.

Pokud máte podobný problém, jako zmíněná škola, kontaktujte nás. Rádi vám pomůžeme.