Co je spisovna?

Spisovna je zjednodušeně řečeno lokální archiv v organizaci veřejné správy, které má své náležitosti, aby mohl být „spisovnou“ nazýván.

K čemu spisovna slouží?

Spisovna slouží k uložení úředních dokumentů, které v ní čekají na skartační řízení po uplynutí skartační lhůty dokumentu a následné předání do archivu při úkonu archivace, nebo na zničení při skartaci.

Jaké musí mít spisovna náležitosti?

Bezpečnost uchování dokumentů a náležitosti spisovny:

• • Prostory spisovny musí být rozděleny na
    • s přístupem veřejnosti,
    • prostory bez přístupu veřejnosti.
  • Spisovna nemůže mít klasická okna (pouze upravená, aby do místnosti nepronikalo přímé sluneční záření), aby byly dokumenty a spisy chráněny před světelnou škodlivostí.
  • místnost archivu se nesmí nacházet:
    • v záplavových oblastech, ani v jiných rizikových oblastech
    • blízko umístění spisů nesmí vést plynového potrubí, potrubí vody, parovodu, kanalizace dešťové vody a splašek, ani sítě a rozvodna elektrické energie
  • Prostory musí být vzduchotechniku řádně odvětrávány, aby se zachovala stálá teplota a vlhkost (ty se systémově musí také pravidelně monitorovat).
  • Spisovna musí mít úložné prostory a vnitřní materiál z něho složený z nehořlavých materiálů.
  • Elektrická požární signalizace, včetně jejího systému, musí splňovat speciální požadavky.

Elektronická spisová služba