Systém načítání úředních e-mailů v rámci více uživatelů v organizaci

Princip, který je třeba zachovat je, že uživatelé potřebují zachovat originalitu zpráv (nelze uskutečnit FWD – přeposlání zprávy na podatelní e-mail organizace) a zároveň sobě příchozí e-mailovou zprávu přesunout do Doručené pošty (inbox) nebo podsložky (subfolder) e-mailové schránky, která je napojená v aplikaci TESS Online, coby elektrinická podatelna (schránka, pro el. podaní).

 

Ověřené řešení 1 (doporučujeme)

Uživatelé (zpracovatelé) pracují se svými pracovními schránkami a ještě se jim vytvoří druhá schránka jmeno.podatelna@, kam si sami překopírovávají originály úředních e-mailových zpráv z pracovní schránky. Na e-mailovém serveru je nastavený automat, který všechny zprávy schránek jmeno.podatelna@ přesouvají do schránky elektronické podatelny (např. podatelna@).

Meritum řešení je vytvořené schránek jako mostů do e-mailu elektronické podatelny. Tento způsob máme ověřený.

 

Ověřené řešení 2

Všem pracovníkům se e-mail podatelny přidá jako účet do e-mailového klienta (Outlook, Thunderbird) navíc pod jejich pracovní schránku. Nevýhoda je ta, že si mohou nechtěně vzájemně smazat zprávy, které pak pracovník podatelny do aplikace nebude moci nahrát pod číslo jednací jako záznam. Tedy, úřední e-mail se tak může ztratit.

Možným řešením je také vytvořit každému pracovníkovi podsložku s jeho jménem na e-mailu el. podatelny, kam úřední e-maily přesouvá a na úrovni serveru nastavit, že se všechen obsah podsložky přesouvá do Doručené pošty (nebo jiné složky), ze které se pak e-maily načítají do aplikace TESS Online.

 

Řešení mohou být i další. Pokud na některé nové přijdete, prosím kontaktujte vám přiřazeného konzultanta naší společnosti. Děkujeme.

Odběr novinek

Odebírejte novinky ze světa elektronické spisové služby a legislativy s ní spojené
Odesílám..
Využíváme soubory cookies!
Aby náš web fungoval přesně tak, jak má, využíváme soubory cookies, které zpracováváme podle zásad ochrany osobních údajů. Další informace o využití cookies souborů naleznete zde.