Systém načítání úředních e-mailů v rámci více uživatelů v organizaci

Uživatelé musí zachovat originalitu zpráv = nelze přeposlat zprávu na podatelní e-mail organizace. Je třeba zajistit předání originální zprávy, tak jak přišla, do schránky elektronické podatelny. Tyto ověřené možnosti se nabízejí.

Ověřené řešení 1

Všem pracovníkům se e-mailová schránka podatelny přidá jako nový účet do e-mailového klienta (Outlook, Thunderbird) navíc pod jejich pracovní schránku. Pracovníci pak kopírováním (zůstane jim zpráva v jejich schránce) nebo přetažením myši (zpráva se zcela přesune a z jejich schránky zmizí) přesunou úřední e-mail ze své schránky do podatelní schránky.

Nevýhoda: Pracovníci si mohou nechtěně mazat vzájemně úřední zprávy, které pak pracovník podatelny do aplikace nebude moci nahrát. Zároveň si zprávy vzájemně vidí, což nemusí být záměrem.

Výhoda: Jednoduché nastavení a často žádané na menších veřejných institucí (typicky na školách), kde si pracovníci pomáhají s úřední agendou a vidí každý všechno.

Ověřené řešení 2

Možným řešením je také vytvořit každému pracovníkovi schránku, které bude sloužit jako most, viz obr. Níže. Lze udělat schránku na pracovníka, nebo pro celé oddělení. Pracovník podatelny má v Outlooku/Thunderbirdu namapované všechny tyto e-maily a přesouvá z nich zprávy do hlavní schránky pro elektronické podání.

Nevýhoda: Tvorba více e-mailových schránek, které pak musí pracovník podatelny pracněji obhospodařovat. Více nastavování ze strany IT pracovníka.

Výhoda: Pracovníci si nemohou mazat vzájemně e-mailové zprávy. Nevidí si vzájemně e-mailovou úřední agendu.

Ověřené řešení 3

Do aplikace TESS Online lze vložit e-mailovou zprávu pomocí souboru EML nebo MSG. Pracovník si stáhne originál zprávy ve formě zdrojového souboru ve svém e-mailovém klientovi (Outlook, Thunderbird, Gmail, webmail, …), stáhne si také přílohy zprávy (PDF, WORD, XLS, …) a vše pošle podatelně, která e-mailovou úřední poštu zaeviduje v aplikaci TESS Online pod číslo jednací. Zde je videonávod.

Ověřené řešení 4 – případ vlastního e-mailového serveru Exchange

Uživatelé (zpracovatelé) pracují se svými pracovními schránkami a ještě se jim vytvoří druhá schránka jmeno.podatelna@, kam si sami překopírují originály úředních e-mailových zpráv z pracovní schránky. Na e-mailovém serveru je nastavený automat, který všechny zprávy schránek jmeno.podatelna@ přesouvají do schránky elektronické podatelny (např. podatelna@).

Pointa řešení je vytvoření schránek jako mostů do e-mailu elektronické podatelny. Není však možné toto způsob použít, pokud máte služby Office 365 (dnes Microsoft 365), Google Workspace nebo webový hosting, který zároveň zajišťuje správu e-mailových schránek. Řešení funguje pouze na instalaci e-mailového serveru Exchange na vlastním serveru.

Řešení mohou být i další. Pokud na některé nové přijdete, prosím kontaktujte vám přiřazeného konzultanta naší společnosti. Děkujeme za součinnost.