fbpx
T-MAPY | Kontaktujte nás

Úřední dokumenty

Co to jsou úřední dokumenty, jak s nimi ve veřejném sektoru musí organizace zacházet a co pro správné zacházení mohou udělat, aby si to usnadnily? To jsou dobré otázky a my na ně známe odpověď.

Co jsou úřední dokumenty

Úřední dokumenty jsou ty, které zakládají úřední jednání, nebo odpovídají na příchozí již založené úřední jednání jiné organizace. Jednodušeji řečeno, jakákoliv příchozí a odchozí pošta v papírové nebo elektronické podobě, která přijde do, nebo odejde z, organizace a má vazbu na úřední jednání, nebo jinou legislativu ČR, je považována za úřední dokument.

Originál úředního dokumentu a hrozba ztráty jeho originality

Důležité je si uvědomovat, že není originál jako originál. Úřední dokument je však platný pouze ve své originální podobě. Datovou nebo e-mailovou zprávu nelze jednoduše vytisknout a považovat za originál. Zjistětě proto více informací o správě originálů úředních dokumentů a tomu, jak zabezpečit uchování dokumentů ve správné podobě.

Proč jsou úřední dokumenty důležité a je nutné je vést, spravovat a uchovávat?

Úřední dokumenty jsou vlastněny státem. Ten za ně skrze své pracovníky organizací zodpovídá. Veškeré dokumenty související s úředními jednání se spravují dle zákona o archivnictví a spisové službě. Úřední dokumenty se uchovávají v organizacích dobu nezbytně nutnou a poté se trvale uchovávají v oblastním archivu, nebo finálně likvidují. Likvidaci má vždy vykonávat skartační firma, nikoliv sama organizace (původce).

Jak zacházet s úředními dokumenty a usnadnit si práci?

Každý úřední dokument musí být opatřován číslem jednacím a veden ve spisové službě: a) v podacím deníku, nebo b) v programu elektronické spisové služby. V podacím deníku je vedení dokumentů řehole, viz odstavec „Originál úředního dokumentu…“ výše. Zachovávat originály digitálních dokumentů je v papírové podobě značně složité, ať vaše organizace povinnost vést elektronickou spisovou službu má, či nikoliv. Usnadnění vedení úředních dokumentů existuje opravdu pouze v případě využívání aplikace elektronické spisové služby, jakou je program TESS Online.