fbpx
T-MAPY | Kontaktujte nás

Spisová služba školy v podacím deníku

Zásadním problémem, se kterým se musí školy potýkat, pokud chtějí vykonávat řádně spisovou službu v podacím deníku, je zachování originality elektronické pošty (e-mailových a datových zpráv).

 

Ztráta originality dokumentů elektronické pošty

V mnoha případech se v praxi škol běžně stává, že ztrácejí originály úředních elektronických dokumentů. E-mailové a datové zprávy totiž nelze jen vytisknout a považovat je za originály. Originály jsou v digitální podobě – v ZFO (datové zprávy), MSG a EML formátu (e-mailové zprávy).

Co s tímto vědomím lze dělat, aby škola mohla vést řádně spisovou službu v podacím deníku?

 

Autorizovaně konvertovat digitální dokumenty na analogové

Jediná cesta, jak vést spisovou službu v papírové podobě v podacím deníku, je autorizovaně konvertovat soubory datových a e-mailových zpráv do papírové podoby na Czech pointu (30 Kč / 1 stránku). To obnáší náklady časové, i finanční. Pokud to škola nedělá, nebude moci předat při skartačním řízení oblastnímu archivu tyto úřední dokumenty, které se však vztahují k zákonu o archivnictví a spisové službě a jejichž ztráta znamená velkou šanci na pokutu od archivu.

Jaká je další možnost, jak vést spisovou službu na škole?

Existuje cesta, jak může škola získat autorizované konverze zdarma. O tom ale více v připravovaném článku na blogu o spisové službě, který vydáme do konce února 2021. Pokud chcete být v obraze, registrujte se k odběru novinek o spisové službě na školách, a článek Vám zašleme.

 

Přejít na elektronickou spisovou službu

S tím, jak roste v dnešní době znalost vedení spisové služby na škole, roste poptávka ze strany škol po přechodu na elektronickou spisovou službu. Operace přechodu trvá pouze několik dní včetně zaškolení. Škola jednoduše pokračuje následným pořadovým číslem v hostované aplikaci elektronické spisové služby oproti tomu, ve kterém skončila v podacím deníku. Nemusí čekat na nový školní rok, pololetí, nebo jakýkoliv jiný termín. Přechod lze uskutečnit kdykoliv.

 

Co bychom Vám doporučili jako další krok?

Seznamte se s hostovaným řešením elektronické spisové služby TESS Online a účastněte se našeho webináře, nebo si objednejte individuální prezentaci aplikace v termínu, který vyhovuje Vám.

 

Odběr novinek o elektronické spisové službě

Kliknutím na tlačítko ODESLAT udělujete souhlas se zpracováním osobních údajů.