fbpx
T-MAPY | Kontaktujte nás

Spisová služba pro příspěvkové organizace a ostatní organizace veřejné správy

Elektronická spisová služba nemusí být složitou záležitostí. Vedení spisové služby v příspěvkové nebo jiné organizaci státní správy může být jednodušší, než se zdá a to právě díky aplikaci elektronické spisové služby.

Snažíme se TESS Online inovovat, aby její používání a následná agenda práce v nakládání s úředními dokumenty organizace, byla co možná nejjednodušší a interakce s aplikací uživatelsky přívětivá. V aplikaci můžete evidovat úřední dokumenty v elektronické, i listinné podobě, tzv. hybridně a to během několika minut, ale také v případě, že máte Czech POINT, můžeme vést elektronickou spisovou službu zcela digitálně. Elektronický systém na spisovou a archivní službu TESS Online se používá jednoduše a budete v něm mít úřední agendu zcela pod kontrolou.

 

Elektronická spisová služba vhodná pro:

 

Nejdůležitější články o výkonu spisové služby

1. Kdo by měl vykonávat vedoucího spisové služby

2. Náplň práce výkonu spisové služby a vedoucího spisové služby

3. Povinnost vést elektronickou spisovou službu ve škole, na obci a v příspěvkové organizaci

4. Důležitost zachování originálů úředních dokumentů

 

Další odkazy

Povinnost vést elektronickou spisovou službu v příspěvkové organizaci

Výhody

Zprovoznění do 24 hodin

Aplikaci lze zřídit a zprovoznit od objednávky do 24 hodin v případě, že je zajištěna rychlá součinnost klienta i jeho dodavatelů.

Snadná tvorba a odeslání úředních dokumentů

Aplikace umožňuje snadné a rychlé vytvoření a vypravení úředního dokumentu, který je automaticky opatřen číslem jednacím/číslem spisu. Dokument lze odeslat na jedno kliknutí datovou zprávou, e-mailem nebo vytisknout a odeslat Českou poštou. Agendu úřední práce lze vyřídit v rámci několika jednotek minut.

Uživatelská podpora 8-16

8 hodin 5 dní v týdnu je vám k dispozici uživatelská podpora, která Vám poradí s čímkoli ohledně TESS Online, výkonu spisové služby a archivnictví.

Jednoduchá práce s aplikací

Metodický postup 6ti kroků práce s aplikací zajistí velmi jednoduchý a rychlý příjem, zpracování, odeslání i uložení dokumentů. V sekci videoškolení elektronické spisové služby si těchto šest jednoduchých postupů můžete shlédnout a poté vyzkoušet v demo spisové služby.

Dostupnost 24/7 online

TESS Online je elektronická spisová služba přístupná z vašeho PC nebo notebooku 24 hodin denně z jakéhokoliv místa s připojením na internet.

Aktivní pomoc při skartačním řízení

Pomůžeme Vám aktivně se skartačním řízením a předáním dokumentů do archivu. Při celém procesu Vám bude telefonicky a online nápomocná technická podpora. TESS Online Vám každý rok bude signalizovat, které dokumenty máte předat do oblastního archivu digitálně a které v listinné podobě.

Tvorba spisového řádu a plánu

V případě potřeby Vám pomůžeme vytvořit spisový řád a plán na míru vaší organizaci včetně správně nastavených úředních lhůt. Jsme od A do Z s Vámi ve všech vašich procesech úředních jednání a souvisejících úředních dokumentů.

Vybrané reference

Centrum sociálních služeb Hrabyně

Spisovou službu Tess Online jsem si vybrala průzkumem trhu na webu ze čtyř spisovek, jelikož se zrovna tato jevila pro naši organizaci přehledná a pro ovládání snadná. Zprovoznění aplikace proběhlo dálkově a taktéž zaškolení a práci s aplikací jsem byla schopna zvládnout prostřednictvím videí na stránkách poskytovatele a z dostupných návodů. Veškerý problém s aplikací je prostřednictvím telefonické podpory řešen téměř během několika hodin. Přeji společnosti T-mapy hodně zdárných softwarů a aplikací pro pohodlí nás uživatelů.

Petra Chromá (asistentka ředitelky)

Centrum sociálních služeb Hrabyně