Jak se připravit na kontrolu výkonu spisové služby archivem

Oznámil vám archiv, že se chystá na návštěvu a hrozí vám kontrola spisové služby? Zde máte návod, jak se připravit na kontrolu výkonu spisové služby.

1. Nebojte, archiv má tolik práce, že vám leccos odpustí. Nicméně jsou prohřešky, za které vaší organizaci hrozí i peněžité sankce (bod 2. a 4.). Ty musíte vyřešit jako první.
2. Oveřte si, zda vedete úřední dokumenty v jejich originální podobě, především zda vedete elektronickou poštu (datové a e-mailové zprávy) jako originály, nebo jejich originalitu ztrácíte špatným postupem výkonu spisové služby. Zjednodušeně řečeno, pokud datovky a e-maily jen tisknete, je to úplně špatně. Pokud vedete spisovou službu v eSSL (dříve ESS) a datové a e-mailové zprávy evidujete elektronicky, pak tento bod prosím přeskočte.
3. Každý dokument, který odejte, nebo přijde do organizace, a je součástí úředního jednání (příklad: žádost o dodání informací dle zákona), by měl být zaevidován pod číslo jednací do podacího deníku, nebo elektronické spisové služby, a pokud je v papírové podobě, musí do hlavičky dokumentu být vyznačeno číslo jednací, číslo spisu, pokud patří do spisu a datum přijetí, nebo datum odeslání dokumentu.
4. Mějte platný, a dle legislativy aktuální, spisové řád. Pokud ho nemáte, připravte ho ještě před návštěvou archivu a chtějte rovnou konzultaci.
5. Buďte vždy proaktivní a při nalezení chyby se nevymlouvejte, ale přiznejte chybu a slibte nápravu.

Vzdálené poradenství zdarma

Pokud potřebujete s kontrolou spisové služby pomoci, obraťte se na nás a zažádejte o vzdálené poradenství, které je zdarma.

Školení elektronické spisové služby

Pokud zvažujete i školení výkonu spisové služby v elektronické podobě, registrujte se na webinář „Spisová služba v elektronické podobě (eSSL)“ zdarma, který probíhá téměř každý týden v pondělí od 9 do 11 hodiny.