Jak se připravit na kontrolu výkonu spisové služby archivem

Oznámil vám archiv, že se chystá na návštěvu a hrozí vám kontrola spisové služby? Zde máte návod, jak se připravit na kontrolu výkonu spisové služby.

1. Nebojte, archiv má tolik práce, že vám leccos odpustí. Nicméně jsou prohřešky, za které vaší organizaci hrozí i peněžité sankce (bod 2. a 4.). Ty musíte vyřešit jako první.
2. Ověřte si, zda vedete úřední dokumenty v jejich originální podobě, především zda vedete elektronickou poštu (datové a e-mailové zprávy) jako originály, nebo jejich originalitu ztrácíte špatným postupem výkonu spisové služby. Zjednodušeně řečeno, pokud datovky a e-maily jen tisknete, je to úplně špatně. Pokud vedete spisovou službu v eSSL (dříve ESS) a datové a e-mailové zprávy evidujete elektronicky, pak tento bod prosím přeskočte.
3. Každý dokument, který odejde, nebo přijde do organizace, a je součástí úředního jednání (příklad: žádost o podání informací dle zákona), by měl být zaevidován pod číslo jednací do podacího deníku, nebo do elektronické spisové služby, a pokud je v papírové podobě, musí být do hlavičky dokumentu vyznačeno číslo jednací, číslo spisu, pokud patří do spisu a datum přijetí, nebo datum odeslání dokumentu.
4. Mějte platný, a dle legislativy aktuální, spisový řád. Pokud ho nemáte, připravte ho ještě před návštěvou archivu a vyžádejte si rovnou konzultaci.
5. Buďte vždy proaktivní a při nalezení chyby se nevymlouvejte, ale přiznejte chybu a slibte nápravu.

Vzdálené poradenství zdarma

Pokud potřebujete s kontrolou spisové služby, nebo s přípravou spisového řádu pomoci, obraťte se na nás a zažádejte o vzdálené poradenství, které je zdarma.

Školení elektronické spisové služby

Pokud zvažujete i školení výkonu spisové služby v elektronické podobě, registrujte se na webinář „Spisová služba v elektronické podobě (eSSL)“ zdarma, který probíhá 1 – 2x měsíčně v pondělí od 9 do 11 hodiny.