Legislativa Jak se připravit na kontrolu výkonu spisové služby archivem Jak se připravit na kontrolu výkonu spisové služby archivem
Oznámil vám archiv, že se chystá na návštěvu a hrozí vám kontrola spisové služby? Zde máte návod, jak se připravit na kontrolu výkonu spisové služby.
- Nebojte, archiv má tolik práce, že vám leccos odpustí. Nicméně jsou prohřešky, za které vaší organizaci hrozí i peněžité sankce (bod 2. a 4.). Ty musíte vyřešit jako první.
- Oveřte si, zda vedete úřední dokumenty v jejich originální podobě, především zda vedete elektronickou poštu (datové a e-mailové zprávy) jako originály, nebo jejich originalitu ztrácíte špatným postupem výkonu spisové služby. Zjednodušeně řečeno, pokud datovky a e-maily jen tisknete, je to úplně špatně. Pokud vedete spisovou službu v eSSL (dříve ESS) a datové a e-mailové zprávy evidujete elektronicky, pak tento bod prosím přeskočte.
- Každý dokument, který odejde, nebo přijde do organizace, a je součástí úředního jednání (příklad: žádost o dodání informací dle zákona), by měl být zaevidován pod číslo jednací do podacího deníku, nebo elektronické spisové služby, a pokud je v papírové podobě, musí do hlavičky dokumentu být vyznačeno číslo jednací, číslo spisu, pokud patří do spisu a datum přijetí, nebo datum odeslání dokumentu.
- Mějte platný, a dle legislativy aktuální, spisový řád. Pokud ho nemáte, připravte ho ještě před návštěvou archivu a chtějte rovnou konzultaci.
- Buďte vždy proaktivní a při nalezení chyby se nevymlouvejte, ale přiznejte chybu a slibte nápravu.
Vzdálené poradenství zdarma
Pokud potřebujete s kontrolou spisové služby, nebo s přípravou spisového řádu pomoci, obraťte se na nás a zažádejte o vzdálené poradenství, které je zdarma.
Školení elektronické spisové služby
Pokud zvažujete i školení výkonu spisové služby v elektronické podobě, registrujte se na webinář „Spisová služba v elektronické podobě (eSSL)“ zdarma, který probíhá 1 – 2x měsíčně v pondělí od 9 do 11 hodiny.
