fbpx
T-MAPY | Kontaktujte nás

Kvalitní elektronický systém spisové služby, aneb aplikace, která pomáhá

- David Dobrovolný
Zobrazeno: 18x
eSSLNSESSSZajímavostiZákon o archivnictví a spisové službě

Vedoucí veřejné instituce a administrativní pracovník, kteří v elektronickém systému spisové služby pracují nejčastěji, volí při přechodu z podacího deníku, tj. listinné spisové služby, do elektronické spisové služby mezi aplikacemi, které jsou sice levné, ale složité, nefunkční, nekomfortní a dokonce nelegální (nesplňují NSESSS), mezi těmi, které jsou průměrné ve všech ohledech i cenově a mezi lehce dražší variantou aplikací, které jsou uzpůsobené pro maximální pohodlí, efektivitu a přístupnost všech svých uživatelů a zároveň splňují veškeré zákonné normy.

Je spisová služba zbytečná?

Obecně se má ve státní správě za to, že výkon spisové služby je práce navíc. Proto se často stává, že se do instituce pořídí nejlevnější produkt elektronického systému spisové služby. Co si budeme povídat. Z jistého úhlu tomu tak skutečně je. Výkon spisové služby opravdu otravuje. Pracovník podatelny přijímá, rozděluje a odesílá úřední dokumenty, ale vše musí evidovat. Ostatní pracovníci jež dokumenty přijali nebo vytvořili, je také musí zaevidovat (přiřadit dokumentu číslo jednací, vyznačit jej na papírový dokument nebo do elektronické verze), Všichni musí tyto evidenční úkony dělat navíc. Ano, výkon spisové služby zatěžuje téměř každého pracovníka, který má co do činění s dokumenty, jež jsou spjaty jakkoliv s legislativou a výkonem veřejné instituce, tj. úředními dokumenty.

Stát totiž po pracovníkovi veřejné instituce chce, aby spravoval dokumenty státem vlastněné řádně, tedy je evidoval a zpracoval v evidenčním systému, aby se dokumenty neztrácely (proto jsou označovány číslem jednacím, což je svým způsobem evidenční číslo dokumentu a úředního jednání, ke kterému se vztahují), aby existovaly jejich originály a stejnopisy a aby se v konečné fázi života dokumentů dostaly do oblastního archivu k trvalému uložení nebo legálně a protokolárně trvale zničily, tj. skartovaly, a to dle směrnice spisového řádu a plánu, na kterém veškerý výkon spisové služby v organizaci stojí a někdy i padá, kterou je třeba velmi dobře připravit.

Na jedné straně je tedy aparát instituce, kterému výkon spisové služby dělá potíže a přidělává práci, na druhé je stát, který musí a chce, aby se jeho dokumentům dostalo řádného zacházení a na třetí straně je oblastní archiv, jako dohližitel výkonu spisové služby a případný sankcionář (pokuty v desítkách tisíc Kč), pokud instituce svou úlohu správce dokumentů a archiválií neplní legislativně správně.

Tato tenze mezi těmito stranami bude vždy přítomná. Nicméně existuje celkem snadné východisko, jak se „vlk může nažrat, aby koza zůstala celá“ a to pořízením kvalitního elektronického systému spisové služby, který usnadní všem třem stranám starosti. Vaše instituce bude mí zajištěnou rychlou a komfortní evidenci a zpracování úředních dokumentů, vyřeší tím zároveň celou oblast výkonu spisové služby a její legislativy i spolupráci s oblastním archivem. Tři mouchy jednou ranou.

Většina úsilí o dobrý výkon spisové služby v organizaci však padá na kvalitě samotného programu. Lidé nechtějí pracovat v prostředí, které je složité a nekomfortní. Dělají různé zkratky a evidují dokumenty chybně. To stojí organizaci nebezpečí sankcí od archivu. Přitom kvalitní systém stojí jen o něco málo více a najednou se spravovat dokumenty daří mnohem lépe.

Cenové relace pořízení aplikace na výkon spisové služby

Cenový rozdíl mezi kvalitou a průměrem, jaký elektronický systém spisové služby si veřejná instituce pořídí, je poměrně malý. V řádu jednotek tisíců u malých veřejných institucí, jako jsou obce a školy, v nízkých desítkách tisíc Kč u středních institucí (městem zřizované podniky) a ve stovkách tisíců u velkých institucí (vysoké školy a městské úřady). V konečném důsledku však aplikaci vybírá vedoucí instituce, ideálně společně s poradou IT odborníka a administrativního pracovníka, který bude mít výkon spisové služby na starosti a bude v aplikaci pracovat nejčastěji.

V každém případě ten malý rozdíl v cenových relacích určuje náročnost práce v aplikaci, komfort při interakci s programem, například rychlost zpracování úředních dokumentů, přístupnost aplikace z domova nebo dovolené a další atributy, které mohou pracovníci instituce mít k dispozici u o něco dražšího produktu. Moudrý vedoucí ví, že cena ne vždy finálně rozhoduje. Má na mysli také spokojenost pracovního kolektivu a efektivitu řešení úředních jednání jeho úřadu nebo kanceláře.

Aplikace TESS Online je vyvíjena tak, aby maximálně usnadnila práci ve výkonu spisové služby jejím uživatelům, administrátorovi a také vedoucímu instituce.