fbpx
T-MAPY | Kontaktujte nás

Novela o spisové službě a archivnictví na spadnutí – atest a povinnost eSSL

- David Dobrovolný
Zobrazeno: 93x
eSSLNovinkyNSESSS

Ve druhém čtení je od podzimu 2020 novela zákona č. 499/2004 Sb. „Zákon o archivnictví a spisové službě a o změně některých zákonů“, která však ještě nebyla poslanci schválena. Obce, školy, příspěvkové organizace a ostatní veřejné instituce bude zajímat především skutečnost, že se v ní uvádí povinnost vést elektronickou spisovou službu pro veřejnoprávní původce, kteří tuto povinnost neměli a stále vedou spisovou službu v podacím deníku zcela v listinné podobě. Další významnou změnou je certifikace aplikací, tj. atestace elektronických systémů spisových služeb, jejichž dodavatelé budou muset prokázat, že jejich program je v souladu se zákonem i ostatní legislativou.

 

 

ZÁKLADNÍ POJMY

Atestace – Ověření souladu aplikace eSSL s požadavky zákona o spisové službě a archivnictví a NSESSS (Národní standard elektronických systémů spisových služeb).

Atestační středisko – Fyzická nebo právnická osoba (licencuje Ministerstvo vnitra), která provádí atestace programů elektronické spisové služby.

 

Veřejnoprávní původci a používání aplikace elektronické spisové služby

Veřejnoprávní původci mohou využívat pouze aplikace elektronické spisové služby, které získali atest = splňují požadavky zákona, vyhlášky podle § 70 odst. 1 a NSESSS. Pokud se dodavateli zneplatní atest aplikace, může ji veřejnoprávní původce používat nanejvýš jeden rok od data zneplatnění atestu programu a musí program vyměnit za jiný, který atest splňuje.

 

Získání atestace elektronického systému spisové služby

Dodavatelé elektronických systémů spisových služeb budou muset získat u atestačního střediska atest o splnění nároků na požadavky dle zákona č. 499/2004 Sb. a NSESSS, což je seznam téměř 400 funkcionalit, které musí aplikace splňovat, např.: elektronické podpisy a kontrola podpisu včetně časového razítka, ukládání transakčních protokolů a jmenný rejstřík. Atest pro systémy dodavatelů platí 2 roky a za atestaci je odvedena výše úplaty, která dnes není známa a kterou vydá Ministerstvo vnitra. Seznam platných atestů budou muset zveřejnit na internetových stránkách samotné střediska, které atesty provedly a dále budou informovat MV, které je zveřejnění ve Věštníku MV.

Zneplatnění atestu

Atestační středisko po kontrole a zjištění, že aplikace dodavatele elektronického systému spisové služby nesplňuje požadavky atestu zneplatní atest, informuje MV o zneplatnění a obě instituce zveřejní neplatnost atestu. Samozřejmě objednatel atestu a dodavatel programu, jsou taktéž informování o výsledku, platnosti či zneplatnění atestu.

 

1 000 000 Kč pokuty dodavatelům neatestovaných aplikací elektronické spisové služby

Dle § 69e je zakázáno dodávat veřejnoprávním původcům neatestovaný program spisové služby, který nesplňuje požadavky tohoto zákona, vyhlášky podle § 70 odst. 1 a národního standardu, pod pokutou jednoho milionu Kč.

 

Přechodné ustanovení povinnosti vést elektronickou spisovou službu

Povinnost vést elektronickou spisovou službu budou mít všichni veřejnoprávní původci, avšak platí rozdělení na dvě skupiny původců, dle termínu, do kdy musí uvést vedení spisové služby do souladu s novelou.

Povinnost veřejnoprávních původců – skupina A:

a) organizační složky státu,
b) ozbrojené síly,
c) bezpečnostní sbory,
d) státní příspěvkové organizace,
e) státní podniky,
f) územní samosprávné celky,
musí uvést do souladu se zákonem vedení eSSL do do 31. prosince 2023.

Povinnost veřejnoprávních původců – skupina B:

f) územní samosprávné celky,
g) organizační složky územních samosprávných celků, vytvářejí-li dokumenty uvedené v přílohách č. 1 nebo 2 k tomuto zákonu,
h) právnické osoby zřízené nebo založené územními samosprávnými celky, vytvářejí-li dokumenty uvedené v přílohách č. 1 nebo 2 k tomuto zákonu,
i) vysoké školy,
j) školy a školská zařízení s výjimkou mateřských škol, výchovných a ubytovacích zařízení a zařízení školního stravování (dále jen „školy“),
k) zdravotní pojišťovny,
l) veřejné výzkumné instituce,
m) právnické osoby zřízené zákonem,
musí uvést do souladu se zákonem vedení eSSL do do 31. prosince 2024.

Odebírejte novinky o tomto tématu do svého e-mailu

Odběr novinek o elektronické spisové službě

Kliknutím na tlačítko ODESLAT udělujete souhlas se zpracováním osobních údajů.