T-MAPY | Kontaktujte nás

Výhody

snadná tvorba a odeslání úředních dokumentů

Aplikace umožňuje snadné a rychlé vytvoření a vypravení úředního dokumentu, který je automaticky opatřen číslem jednacím/číslem spisu. Dokument lze odeslat na jedno kliknutí datovou zprávou, e-mailem nebo vytisknout a odeslat Českou poštou. Agendu úřední práce lze vyřídit v rámci několika jednotek minut.

uživatelská podpora 8-17

8 hodin 5 dní v týdnu je vám k dispozici uživatelská podpora, která Vám poradí s čímkoli ohledně TESS Online, výkonu spisové služby a archivnictví.

jednoduchá práce s aplikací

Metodický postup 6ti kroků práce s aplikací zajistí velmi jednoduchý a rychlý příjem, zpracování, odeslání i uložení dokumentů. V sekci videoškolení elektronické spisové služby si těchto šest jednoduchých postupů můžete shlédnout a poté vyzkoušet v demo spisové služby.

rychle hotovo

Díky této koncepci a jednoduchosti aplikace, zvládnete vyřídit svou každodenní agendu úřední práce s dokumenty ve spisové službě do 10ti minut.

dostupnost 24/7 online

TESS Online je elektronická spisová služba přístupná z vašeho PC nebo notebooku 24 hodin denně z jakéhokoliv místa s připojením na internet.

aktivní pomoc při skartačním řízení

Pomůžeme Vám aktivně se skartačním řízením a předáním dokumentů do archivu. Při celém procesu Vám bude telefonicky a online nápomocná technická podpora. TESS Online Vám každý rok bude signalizovat, které dokumenty máte předat do oblastního archivu digitálně a které v listinné podobě.

tvorba spisového řádu a plánu

V případě potřeby Vám pomůžeme vytvořit spisový řád a plán na míru vaší organizaci včetně správně nastavených úředních lhůt. Jsme od A do Z s Vámi ve všech vašich procesech úředních jednání a souvisejících úředních dokumentů.

Legislativa

Elektronická spisová služba (dále "eSSL") TESS Online splňuje legislativní požadavky, především „Zákon o archivnictví a spisové službě a o změně některých zákonů č. 499/2004 Sb.“, ze dne 30. června 2004 a „Národní standard pro elektronické systémy spisových služeb“ novelizovaný 3. července 2017.

Rizika a sankce

Největším rizikem výkonu spisové služby v elektronické podobě, který může vyústit až k sankcím (v řádu statísíců) od oblastního archivu, je neplnění povinnosti, kdy organizace musí předávat každý rok do oblastního archivu dokumenty v listinné i digitální formě, jimž uběhla skartační lhůta, pomocí validního SIP balíčku.

Základním předpokladem plnění národního standardu v elektronických systémech spisových služeb, je, že aplikace musí umět generovat validní SIP balíček a organizaci používající aplikaci musí být zajištěno dodavatelem aplikace, aby mohla předat své dokumenty oblastnímu archivu bez sebemenších obtíží. To se v mnoha případech neděje a riziko neplnění legislativy nese sama organizace, ne dodavatel aplikace elektronické spisové služby.

Doporučujeme, abyste ověřili legislativní plnění práce své aplikace spisové služby a úspěšně se tak vyvarovali zbytečným komplikacím s archivem v budoucích letech.

Videoškolení

Následujících 6 školících videí Vás provedou běžnou prací v elektronické spisové službě TESS Online. Kroky si můžete souběžně zkoušet v demo aplikaci. Pokud raději pracujete s tištěnou uživatelskou příručkou, stáhněte si ji níže pod videi.

1
Příjem digitální pošty
  • Vstoupíte do modulu Epodatelna nebo Datová schránka.
  • Označíte zaškrtávacími poli poštu, kterou chcete přijmout.
  • Kliknete na tlačítko „Načíst vše“.
2
Příjem listinné pošty
  • Vstoupíte do modulu Elektronická evidence dokumentů.
  • Otevřete a vyplníte formulář příjmu listinné pošty.
  • Formulář uložíte.
3
Zpracování přijaté pošty
  • Vyhledáte přijatou poštu a otevřete formulář pro editaci pošty.
  • Poštu vyřídíte bez odpovědi, předáte jinému pracovníkovi nebo založíte odpověď na přijatou poštu.
4
Odpověď na přijatou poštu nebo vytvoření odchozí pošty
  • Vyhledáte přijatou poštu a otevřete formulář pro odpověď.
  • Vytváříte-li odchozí poštu, otevřete formulář pro odchozí poštu.
  • Upravíte (u odpovědi) nebo vyplníte (u odchozí pošty) formulář a uložíte.
5
Odeslání pošty dopravcem nebo digitální cestou
  • Založíte nový Předávací protokol pro Českou poštu.
  • Předáte České poště zásilky a uzavřete protokol.
  • Editujete protokol, vyplníte datum předání pošty a uložíte.
  • V případě, že se jedná o digitální poštu, vyhledáte poštu, nahrajete soubory příloh a odešlete.
6
Uzavření pošty a uložení dokumentů
  • Vyhledáte poštu čekající na doručenky nebo uzavření.
  • Doplníte datum doručení, datum vyřízení, způsob vyřízení a formulář uložíte.
  • Otevřete detail dokumentu/spisu, dokument uzavřete a předáte do spisovny.

Vybrané reference

Spisovou službu TESS Online používají nejčastěji obce, školy a příspěvkové organizace.

Ceník

Základní verze
 999 Kč
měsíčně bez DPH
14 499 Kč
ročně s DPH
Elektronická spisová služba
ePodatelna
Datová schránka
Spisovna
Šablony dokumentů
Spisový řád a plán

Kontakt